Warenwirtschaftssysteme Übersicht

Systeme für die Warenwirtschaft

Um für Warenwirtschaftssysteme eine Übersicht zu erhalten, muss sich ein Gründer oder ein Unternehmer zunächst darüber klar werden, was man überhaupt unter dem Begriff Warenwirtschaftssystemen versteht. Ein solches System ist, grob gesprochen, zunächst ein Modell. In einem Unternehmen bildet es die Warenströme innerhalb des Geschäftsprozesses ab. Damit schaffen Warenwirtschaftssysteme eine Übersicht über den Weg der Waren innerhalb und außerhalb einer Firma. Der Begriff Warenwirtschaftssystem, auch mit WWS oder WaWi abgekürzt, wird außerdem im Zusammenhang mit der von einem Unternehmen verwendeten Software für Disposition und Logistik verwendet.

Warenwirtschaftssysteme für verschiedene Bereiche

Warenwirtschaftssysteme

Im Verkauf eines Unternehmens wird mit dem Warenwirtschaftssystem das Angebot erstellt. Außerdem erzeugt das WWS im Verkauf auch den Auftrag sowie den Lieferschein und die dazugehörige Rechnung. Darüber hinaus gibt es noch eine ganze Reihe erweiterte Funktionen. Das können zum Beispiel bei der Lagerverwaltung die Bestätigung des Auftrags, der Ausgabebeleg für das Lager oder ein Werkstattauftrag sein. Möglich ist auch die Kundenverfolgung. Hier werden Informationen zur Kundenpflege verwaltet. Dazu gehören das Management für die Kundenbeziehungen, das so genannte Customer-Relationship-Management, und externe Erfassung von Daten für den Außendienst. Alle Funktionen im Verkaufes dienen der Aufgabe, einen Kaufvertrag zu schließen, der auch gilt. Abgeschlossen wird der Verkaufsprozess bei einem WWS in der Regel durch die Fakturierung. Das ist die Weitergabe des Ausgangsbuchs für die Rechnungen in die Buchhaltung. Der Zahlungsverkehr mit den Kunden wird durch die Debitorenbuchhaltung überwacht. Die Überwachung des Rechnungs- und Zahlungsverkehr zu den Lieferanten ist dann Sache der Kreditorenbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme in der Übersicht
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Der Anwendungssoftware für ein Warenwirtschaftssystem beruht in ihrem Aufbau auf einer Datenbank.

Funktionen für die Ermittlung von Vorschlägen für die Bestellung werden vom Einkauf benötigt. Auch bei dieser Bedarfsermittlung wird durch Warenwirtschaftssysteme die Übersicht gewährleistet. Ein WWS automatisiert Bestellvorschläge auf der Basis der Daten aus dem Verkauf und aus der Lagerhaltung. Damit kann ein WWS auch eine Bestellung auslösen. Durch ein Modul für die Lagerverwaltung überwacht das WWS die innerbetriebliche Bestandsführung. Eine moderne Lagerverwaltungssoftware ist ein integrierter Bestandteil im Warenwirtschaftssystem. Damit werden zunächst die Bewegungsdaten des Verkaufes automatisch in die Verwaltung des Lagers übernommen. Hier gehören zum Beispiel Auftragsbestätigungen und die Lieferscheine hin. Übernommen werden auch Daten aus dem Einkauf. Das sind Bestellung und Wareneingang. Nicht zuletzt synchronisiert ein WWS die interne Reservierung und die Entnahme aus dem Lager zur Fertigung. Dabei wird auch die Inventur der Waren unterstützt. Zu den Kennzahlen aus einem Lager, die ein WWS mit stützen sollte, sind etwa der Mindest- und der Höchstbestand sowie der Meldebestand.

Warenwirtschaftssysteme: geschlossen, offen oder integriert

Besteht ein Warenwirtschaftssystem aus allen zentralen Bestandteilen, also einem Wareneingangsmodul, einem Warenausgangsmodul, einem Modul für Disposition und Bestellwesen, einem Modul zur Ausgabe von Dispositionshilfen und von Bestellvorschlägen, einem Bestellschreibungs- und Überwachungsmodul sowie einem Modul für Marketing- und Managementinformationen, dann spricht man von einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem. Fehlt auch nur eines von diesen Modulen, wird von einem offene Warenwirtschaftssystem gesprochen. Daneben gibt es auch das integrierte WWS. Davon spricht man, wenn alle Module vorhanden sind und darüber hinaus zusätzliche Verbindungen nach außen bestehen. In diesem Fall könnte das WWS etwa online über Kanäle zu Lieferanten oder Banken verfügen.

Das Enterprise-Resource-Planning (ERP)

Ein Warenwirtschaftssystem kann leicht in ein Enterprise-Resource-Planning (ERP) übergehen. Ein ERP ist ein Ausdruck für die Aufgabe im Unternehmen, sämtliche Ressourcen im Interesse des unternehmerischen Zwecks zu planen und zu steuern. Zu diesen Ressourcen gehören Personal, Betriebsmittel, Material und Kapital sowie Kommunikationstechnik und IT-Systeme. Warenwirtschaftsprogramm und ERP werden durch den Umgang ihrer Funktionen gegeneinander abgegrenzt, wobei der Übergang eher fließend ist. Wenn Funktionen in den Bereichen Controlling oder Materialwirtschaft integriert sind, handelt es sich eher um ein ERP.

Der Anwendungssoftware für ein Warenwirtschaftssystem beruht in ihrem Aufbau auf einer Datenbank. Diese verwaltet zum einen die Stammdaten und auf der anderen Seite die Bewegungsdaten. Dabei sind die in den Datensätzen verwalteten Objekte, zum Beispiel Kunden und Lieferanten, Artikel und Produkte und ähnliches, die Stammdaten. Die Bewegungsdaten werden in eigenen Datensätzen abgebildet und beziehen sich auf die Stammdaten. Zu den Bewegungsdaten gehören verwaltete Transaktionen in Geldform, wie Eingangsrechnungen oder Rechnungen an die Kunden und in Warenform, wie Lieferschein und Lagereingang, Lieferschein. Bewegungsdaten werden in gesonderten Datensätzen erfasst.

Ein WWS bringt Vorteile

Weil Warenwirtschaftssysteme die Übersicht der Abläufe im Unternehmen gewährleisten, tragen sie viel zum Erfolg seinem Erfolg bei. Denn es schafft eine grundlegende Verwaltung des Lagers. Es garantiert, dass der Bestand des Lagers jederzeit ersichtlich ist. Dabei unterstützt zum Beispiel eine Kommissionierung mit Hilfe eines Scanners, weil damit alle Artikel erfasst werden können. Mehrere Systeme können auch mehrere Lager führen und dabei immer den neuesten Stand anzeigen. Buchungen über ein integriertes Kassensystem werden im System direkt verbucht. Dabei können Unternehmen zeitnah auswerten, wie gut sich Produkte wirklich verkaufen. Damit ist auch kurzfristig eine Optimierung des Sortiments möglich. Dem Unternehmen bietet das Warenwirtschaftssystem immer dann Mehrwert, wenn es optimal auf dessen Bedürfnisse eingestellt ist.

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