Warenwirtschaftssystem Einzelhandel

Warenwirtschaft im Einzelhandel

Es ist ganz offensichtlich, dass ohne ein gutes und fundiertes Warenwirtschaftssystem der Einzelhandel nicht funktionieren kann. Deshalb muss jeder Händler in seinem Unternehmen ein übersichtliches und vor allem effizientes Warenwirtschaftssystem anwenden. In der Regel wird dies durch eine Software gewährleistet. Im Vordergrund steht dabei eine gute Handhabbarkeit der entsprechenden Software. Die Mitarbeiter im Unternehmen müssen mit dem System auf einfache Weise umgehen können.

Außerdem muss die Eingabe der Daten genau erfolgen können. Nur dann kann ein durch Computer gesteuertes Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel gut funktionieren. Zu einem Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel zählen dabei der Einkauf und der Verkauf von Produkten und Waren, die Bestandsanalyse, die Warenlogistik und die Lagerung.

Verschiedene Ströme im Einzelhandel organisieren

Warenwirtschaftssysteme

Im Einzelhandel hat ein Warenwirtschaftssystem die Aufgabe, den Warenfluss von der Annahme der Ware bis zur Kasse und den Datenfluss, der mit diesem Warenfluss einhergeht zu planen und zu steuern und es effektiv zu kontrollieren. Dabei ist es völlig unerheblich, auf welchem Gebiet das Handelsunternehmen tätig ist, ob Lebensmittel, Textil, Elektronik oder anderes. In jeder Branche ist das Warenwirtschaftssystem das Steuerungssystem und das Informationssystems des jeweiligen Handelsunternehmens. Die Hauptaufgabe eines Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel ist es, die Waren am richtigen Ort zu haben und zwar in der richtigen Menge, zur rechten Zeit und zum rechten Preis. Wenn diese Aufgabe nicht richtig erfüllt wird und die Ware in zu großen Menden oder zu früh in das Lager geliefert wird, entstehen dem Händler Kosten. Weil zusätzliche Lagerkosten anfallen, wird Kapital, das an anderer Stelle dringend benötigt wird, gebunden. Dazu kommt, dass die Kunden nicht mit den benötigten Waren versorgt werden können. Einbußen beim Umsatz sind die Folge.

Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel
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Im Einzelhandel existieren drei Arten von Warenwirtschaftssystemen.

Im Einzelhandel verlaufen zwischen dem Einkauf der Waren und ihrem Verkauf drei verschiedene Warenwirtschaftsströme. Der Informationsstrom schafft sämtliche Aussagen darüber, welche Produkte benötigt werden und wo diese zu bekommen sind. So müssen Lieferscheine geprüft und jede Rechnung kontrolliert und archiviert werden. Der Bestand der Waren wird fortlaufend aktualisiert, der Verkaufspreis kalkuliert. Nicht zuletzt werden im Rahmen des Informationsstroms die Umsätze erfasst, wegen der Nachfrage wird die Nachbestellung im entsprechenden Umfang festgelegt.

Die Ware zu beschaffen und zu liefern ist Aufgabe des Warenstroms. Dabei muss die Ware beim entsprechenden Lieferanten bestellt und von diesem auch geliefert werden. Der Empfänger, in diesem Fall das betreffende Handelsunternehmen, prüft die Ware, zeichnet sie aus und präsentiert sie im Verkaufsraum, damit der Kunde sie kaufen kann. Der Geldstrom steht dem Warenstrom gegenüber. Die beim Lieferanten georderte Ware muss bezahlt werden, wird die Ware verkauft, muss ein Verkaufspreis aufgerufen werden. Außerdem gilt es bei allen Zahlungen wichtige Dinge zu beachten. Entschieden werden muss etwa, ob sofort oder später bezahlt werden soll, ob ein Barkauf oder ein Zielkauf infrage kommt und dementsprechend auch ein Barverkauf oder Zielverkauf. Bei den Zahlungsarten gibt es die Wahl zwischen Bargeld oder Buchgeld durch Karten oder Überweisungen. Auch Abzüge in Form von Rabatten sind zu bedenken. Nicht zuletzt steht die Frage nach den technischen Voraussetzungen für die Zahlung. Hier sind Terminals oder Kassen sowie dazugehörige Hard- und Software bereitzustellen.

Elektronische Warenwirtschaftssysteme

Die Warenwirtschaft heute ist außerordentlich komplex. Ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel ist allein deshalb ohne die Hilfe von Computern überhaupt nicht mehr denkbar. Das gilt nicht nur für große Handelsketten. Da sich die Rahmenbedingungen geändert haben, greifen auch immer mehr kleine Betriebe auf computergestützte Warenwirtschaftssysteme zurück. Der Einsatz von Elektronik beginnt schon in der Buchhaltung, die wegen höherer Anforderungen durch die Ämter elektronisch abgewickelt wird. Die Umsatzsteuer wird zum Beispiel mit den Finanzämtern schon zum überwiegenden Teil abgerechnet. Nur noch in begründeten Fällen lässt sich der Fiskus auf eine Abwicklung in Papierform ein.

Durch die EDV gekennzeichnet sind auch die Warenwirtschaftssysteme im Einzelhandel. Der Vorteil ist, dass dadurch ein EDV gestütztes System sämtliche Daten nur einmal erfasst werden. Durch die Vernetzung der Abteilungen stehen sie dann den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung. Außerdem können sie ständig aktualisiert werden. Das verschafft eine umfassende Kontrolle, sowohl über den Wareneingang als auch über den Warenausgang und nicht zuletzt über den Bestand. Das gewährleistet eine schnellere Aufbereitung und natürlich auch eine gezielte Verbreitung wichtiger Informationen.

Im Einzelhandel existieren drei Arten von Warenwirtschaftssystemen. Bei einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle Aufgaben über Computer gelöst. Offene Warenwirtschaftssysteme wird ein Teil der Aufgaben durch Computer erfasst, andere Aufgaben werden traditionell, das heißt manuell, gelöst. Integrierte Warenwirtschaftssysteme binden darüber hinaus auch Kunden und Lieferanten sowie Kreditinstitute in das EDV-System mit ein.

Bewegungsdaten und Stammdaten

Wie in jedem Warenwirtschaftssystem werden auch in einem Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel zwei verschiedene Arten Daten erfasst. Das sind auf der einen Seite die Bewegungsdaten, auf der anderen Seite die Stammdaten. Bei den Bewegungsdaten handelt es sich um Daten, die beim Erwerb und beim Verkauf von Waren entstehen. Hierunter fallen also Daten zu Warenbeständen, zum Warenein- und ausgang, zur Menge und zu den Preisen. Stammdaten sind in erster Linie Stammdaten zu Lieferanten, Kreditor, wie Name und Adresse sowie Bankverbindung. Darüber hinaus gibt es Artikelstammdaten und Kundenstammdaten, Debitor.

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