Warenwirtschaftssystem Excel

Individuelles Warenwirtschaftssystem mit Excel

Klein- und mittelständische Unternehmen können sehr effektiv Ihr Warenwirtschaftssystem über Excel organisieren. Excel bietet dabei nicht nur eine einfache Form, mithilfe einer selbst erstellten Datenbank den Warenfluss im Rahmen des Enterprise-Resource-Planning , kurz ERP genannt, zu steuern, sondern erfordert nur einen geringen Betreuungsaufwand externer Experten. Die Erstellung ist mit Hilfe von Excel kostenlos, aber nicht grundsätzlich kostenneutral. Denn es erfordert Zeit, wie etwa effektivere Funktionen zu programmieren.

Warenwirtschaftssysteme

Die wichtigsten Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem in Excel ergeben sich aus den Erfordernissen und Prozessen des Unternehmens. Je nach Ausrichtung benötigt das Unternehmen Dienstleistungen, Waren oder Güter, Roh- und Hilfsstoffe beziehungsweise Betriebsmittel zur richtigen Zeit, in der erforderlichen Menge, in der notwendigen Qualität, in der richtigen Art und am richtigen Ort. Dabei gibt es Prozesse, die intern den Warenfluss und Beziehungen außerhalb des Unternehmens regeln.

Warenwirtschaftssystem für Excel
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Klein- und mittelständische Unternehmen können sehr effektiv Ihr Warenwirtschaftssystem über Excel organisieren.

Ein grundlegender Aufbau unterteilt dabei in drei Arbeitsblätter. Das erste Arbeitsblatt beinhaltet die Güter mit interner Nummerierung. Das zweite Arbeitsblatt enthält die Lieferanten und im Dritten finden sich die Kunden wieder. Bevor das Dokument erstellt wird, sollte geprüft werden, ob es sinnvoller ist, bei den Gütern die Lieferanten oder bei den Lieferanten die Güter zu vermerken. Insofern die Menge an einzelnen Waren und Gütern sehr überschaubar ist, werden meistens nur ein oder zwei beziehungsweise wenige Lieferanten in Frage kommen. Um die unternehmerische Grundlage des Erfolges zu erfüllen, wird im Ergebnis aller Lieferleistungen der relativ günstigste Preis über den Lieferanten entscheiden. Gibt es eine größere Auswahl an Lieferanten für dasselbe Warensortiment, dann kann es der Übersichtlichkeit halber sinnvoll sein, hinter den Lieferanten die Angebote aufzuführen. Mithilfe einer Matrixfunktion lassen sich dann alle Lieferanten für ein bestimmtes Produkt sehr schnell auslesen.

Manuelle oder vollautomatische Verarbeitung

Je nach Vorkenntnis ist einiges an Planung für ein Warenwirtschaftssystem mit Excel notwendig. Umso genauer diese Schritte strukturiert sind, je geringer fällt die spätere Arbeitszeit für die Pflege aus. Auch ist zu bedenken, dass eine spätere Änderung nur mit großem Aufwand möglich ist. Im ersten Schritt sollte entschieden werden, ob eine manuelle Eingabe von Einkäufen und Verkäufen und separater Erstellung der Rechnungen sowie Lieferscheine erfolgt. Die zweite Möglichkeit ist eine vollautomatische Verarbeitung von Bestellung und Lieferung sowohl bei Lieferanten als auch für Kunden inklusive dem Andruck der Rechnung. Der Vorteil in der zweiten Möglichkeit besteht darin, alle ablaufenden Prozesse auf ein bis zwei Arbeitsschritte zu reduzieren.

Um Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen, würde ein weiteres Arbeitsblatt erforderlich sein, das die Daten aus den ersten drei Reitern je nach Erfordernis ausliest. Mit einem Befehlsbutton, sogenannte Schaltflächen, kann entweder mit Hilfe eines Makros oder durch Visual-Basic-Programmierung die Verarbeitung von Menge, Preis, Zuordnung zum Lieferant oder Kunden realisieren werden. Dabei werden die Felder automatisch je nach Arbeitsschritt überschrieben. Ein weiteres Arbeitsblatt jeweils für Bestellungen und Lieferungen würden die Daten in zeitlicher Reihenfolge als Liste aufnehmen. Einzig die Begleichung der Rechnung müsste noch eingefügt werden, wenn die Buchhaltung komplett über Excel realisiert wird. Bei der manuellen Verarbeitung würde nach Erstellung der Bestellung, des Lieferscheins und beziehungsweise oder der Rechnung die Eintragung in den Arbeitsblättern für Kunden oder Lieferanten erfolgen. Mit als Vorbereitung sollten Reklamationen und Rücksendungen in die Überlegungen über den Aufbau einfließen.

Aufbau Warenwirtschaftssystem mit Excel

Im Speziellen sind die Funktionen immer der jeweiligen Version von Excel anzupassen. Daher ist für eine vollautomatische Gestaltung einiges an Wissen und Erfahrung in der Programmierung mit Makros oder VBA notwendig. Am Anfang sollte daher vor Eingabe aller Daten immer ein Test mit wenigen Gütern, Lieferanten und Kunden durchgeführt werden.

Im Arbeitsblatt Waren werden Felder für den Produktnamen, die interne Nummer zur Verarbeitung, die Bestandsmenge, eine mögliche Spalte zur Auslesung des besten Preises aus der Lieferantenliste, die aus laufenden Bestellungen regelmäßig erforderliche Bestandsmenge, die sogenannte optimale Bestellmenge, die Bestellkosten und die Mehrwertsteuer. Die letzten Daten sind dann erforderlich, wenn das Controlling integriert wird. Je nach persönlicher Überlegung würde hier eine Spalte mit der Auswahl des Lieferanten die automatische Verarbeitung bei Bestellungen ermöglichen. Zusätzlich sind natürlich die kalkulierten Verkaufspreise für die eigenen Kunden zu ermitteln oder einzutragen. Das Kundenarbeitsblatt enthält neben den üblichen Adressdaten eine interne Kundennummer.

Für die Lieferanten werden Datenfelder für die üblichen Adressdaten, die Einarbeitung der Waren mit Bezug zur Warenliste und dem zugehörigen Preis, den möglichen Mindermengenzuschlag oder Preis mit der Angabe der Menge benötigt. Als Aufbau empfiehlt sich eine dreidimensionale Matrix. In der ersten Spalte die fortlaufende interne Lieferantennummer, danach die Aufführung der Firmendaten jeweils mit einem einzelnen Feld und anschließend die angebotenen Produkte mit dem zugehörigen Preis. Eine weitere Spalte danach erfolgen die Eintragungen einer möglichen Mindestmenge und nachfolgend der Mindermengenpreis. Weiterhin ist die Warenbestellnummer des Lieferanten erforderlich.

Der Bestellschein liest die Daten nunmehr aus den einzelnen Feldern der Lieferanten, der Waren und Güter aus und fixiert diese auf einem Blatt. Hier werden Felder für den Namen und Anschrift, Warennummer des Lieferanten und ein Befehlsbutton zur Verarbeitung benötigt. Um eine vollautomatische Verarbeitung zu ermöglichen, muss an die Einarbeitung der Wandlung der Lieferantenbestellnummer zur internen Bestellnummer gedacht werden. Dies erfüllt ein nicht sichtbares Datenfeld, dass von dem der Schaltfläche zugeordneten Programm oder Makro ausgelesen wird. Gleiches gilt für eine Rechnung, nur das hierfür die Daten aus dem Warenarbeitsblatt und dem Kundenarbeitsblatt verarbeitet werden. Für beide Arbeitsschritte ist an die Liste für die Bestellungen und Lieferungen zu denken, um später eine schnelle Prüfung vornehmen zu können.

Minderung von Komplexität

Ein Warenwirtschaftssystem unter Excel kann natürlich eine solche Größe erlangen, das die Übersichtlichkeit verloren geht. Um Komplexität soweit wie möglich zu vermeiden und Fehler damit so gering wie möglich zu halten, empfiehlt sich immer die Erstellung einzelner Organigramme und Prozessprogramme. Dabei stellen sich immer dieselben Fragen. Welche einzelnen Schritte ereignen sich wann und welcher Prozess wird dabei ausgelöst. Diese Prozesse sollten in kleinstmöglichen Einzelschritten erfasst werden. Einen Ablauffehler in einem hier zu erstellenden Warenwirtschaftssystem mit Excel zu finden, ist bei kleinen Stepps immer einfacher als bei zusammengefassten Abläufen. Daher ist ein Warenwirtschaftssystem in Excel eher für das nichtproduzierende Gewerbe, wie etwa dem Handel, sinnvoll nutzbar. Für komplexere Datenbanken wäre an die Nutzung von Microsoft Access zu denken, welches wesentlich mehr Daten aufnehmen und verarbeiten kann, ohne das der Überblick so schnell verloren geht.

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