Warenwirtschaft Gastronomie

Warenwirtschaft in der Gastronomie

Unter dem Begriff der Warenwirtschaft in der Gastronomie wird alles das verstanden, was mit Beschaffung, Verwaltung, Produktion und dem Qualitätsmanagement sämtlicher angebotener Produkte in einer gastronomischen Einrichtung zusammenhängt. Dabei ist es völlig gleichgültig, ob es sich um ein kleines Cafe, ein gehobenes Restaurant, um Systemgastronomie oder eine Betriebskantine handelt. Ein Warenwirtschaftssystem in der Gastronomie fasst alle einzelnen relevanten Bereiche zusammen und bildet sie in einem einzigen Prozess ab. Für jeden Gastronomen bedeutet eine funktionierende Warenwirtschaft in der Gastronomie, dass er jederzeit Speisen und Getränke in guter Qualität anbieten kann.

Warenwirtschaftssysteme

Das gelingt nur, wenn von Anfang bis Ende der Produktionskette in einer jeden gastronomischen Einrichtung ein durchgängiger Fluss von Informationen gewährleistet ist. Ein Warenwirtschaftssystem wird in der Gastronomie heute in der Regel von einer ganz speziellen Soft- und Hardware erledigt. Es gibt kaum noch Restaurant- oder Kantinenchefs oder entsprechende Mitarbeiter, die ein solches System auf alte und herkömmliche Weise, das heißt mit Karteikarten, Eingangs- oder Ausgangsbüchern oder sonstigen Hilfsmitteln, betreiben. Im täglichen Wettbewerb, zum Beispiel um Frische oder Originalität, ist das ohnehin nicht mehr möglich.

Warenwirtschaft in der Gastronomie
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Die Basis für eine erfolgreiche Warenwirtschaft bildet in der Gastronomie der Einkauf.

Warenbewegung in der Gastronomie

Zu einem Warenwirtschaftssystem in einer gastronomischen Einrichtung gehören sämtliche Prozesse innerhalb eines Restaurants, einer Kantine oder eines Cafes. Hier unterscheidet sich die Gastronomie nicht von anderen Unternehmen, etwa im Einzelhandel oder im Handwerk. Diese Prozesse reichen von der Auswahl der Produkte über ihren Einkauf, ihre Lagerung, die Menüplanung und die entsprechende Verarbeitung und Zubereitung bis hin zur Präsentation und dem Angebot mit dem anschließenden Verkauf und der Rechnungserstellung von für gastronomische Einrichtungen typischen Produkten. Das sind nicht nur fertige Speisen oder Menüs sondern auch Getränke aller Art. Für all diese Produkte muss es auch in der Gastronomie eine funktionierende Logistik geben. Ein gut funktionierendes Warenwirtschaftssystem muss zum einen den Fluss der Waren von der Anfang bis Ende steuern, planen und kontrollieren. Es muss auch die Bewegung der Daten, die mit der Bewegung der Waren einhergeht, steuern und planen. Somit sind Planung, Steuerung und effektive Kontrolle die Grundpfeiler der Warenwirtschaft in der Gastronomie.

Die Basis für eine erfolgreiche Warenwirtschaft bildet in der Gastronomie der Einkauf. Er kommt ohne eine fortlaufende Analyse des Bestandes nicht aus. Die wichtigste Aufgabe dabei ist, die später zu verarbeitenden Produkte rechtzeitig an die richtige Stelle in der jeweiligen gastronomischen Einrichtung zu bringen. Und zwar nicht nur in ausreichender Menge sondern auch zu einem guten Preis. Wird diese Aufgabe nicht ordentlich bewältigt, fallen für den Gastronomen zusätzliche und unkalkulierte Kosten an. Ein Problem ist es zum Beispiel, wenn ganz bestimmt Waren zu früh geliefert werden. Produkte, die ein Verfallsdatum haben, müssen, wenn sie nicht rechtzeitig verarbeitet werden können, entsorgt werden. Sie haben dann Kosten verursacht, ohne Umsatz zu bringen. Andere Waren können zwar länger gelagert werden, weil sie, wie etwa Getränke, kein unmittelbares Verfallsdatum haben. Trotzdem entstehen für sie Lagerkosten.

Das Angebot frischer Produkte ist eines der wichtigsten Merkmale für die Qualität einer gastronomischen Einrichtung. Mit einer gut abgestimmten Warenwirtschaft können Artikel im Einkauf elektronisch aus Katalogen übernommen werden. Ausführliche Lieferstatistiken erleichtern darüber hinaus die Beschaffung. Eine weitere wichtige Aufgabe im System ist die Planung und Kontrolle bei den Rezepturen und der Auswahl und Zusammensetzung von Menüs. Denn nur eine exakte Ausführung der Rezepte gewährleistet eine gleichbleibende und gute Qualität. Außerdem bilden die Rezepte die Basis für die richtige Kalkulation. Für die Steuerung des Wareneinsatzes ist ihre elektronische Verwaltung deshalb sehr wichtig. Im Zusammenhang mit dem Einkauf spielt darüber hinaus die Führung des Lagers eine wichtige Rolle.

Prozesse abbilden

Denn nur, wenn die Waren ordentlich gelagert werden und dabei an Frische und Qualität nichts einbüßen, können sie zur richtigen Zeit in der richtigen Menge und Anzahl für die Verarbeitung zur Verfügung stehen. Da das nur funktioniert, wenn auch alle Mitarbeiter zur richtigen Zeit das Richtige machen, muss die Warenwirtschaft in der Gastronomie auch exakt auf diese Mitarbeiter und ihre Position im Prozess der abgestimmt werden. Funktioniert das gut, müssen alle Daten auch nur einmal eingegeben werden. Sie stehen dann für die zuständigen Mitarbeiter bereit. Selbstverständlich ist dabei jederzeit eine Aktualisierung möglich. Werden so die Prozesse durchgängig optimiert, hilft das auch, Kosten für Waren und für Personal zu optimieren. Und zwar, ohne dass die Qualität leidet.

Auch in der Gastronomie gibt es drei verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen. Ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem löst alle im jeweiligen Unternehmen anfallenden Aufgaben mit Hilfe eines Computers. Wird nur ein Teil anfallender Aufgaben mit einem Computer gelöst und erfolgt die Ausführung anderer Aufgaben manuell und damit traditionell, spricht man von einem offenen Warenwirtschaftssystem. Integrierte Warenwirtschaftssysteme können Lieferanten, Banken und die Verwaltung mit in ein EDV-System einbinden. Wie bei anderen Systemen gibt es auch in der Gastronomie zwei Arten von Daten, Bewegungsdaten und Stammdaten. Bewegungsdaten entstehen durch Erwerb und Verkauf von Produkten und Waren. Das sind also Daten zum Einkauf, zur Lagerung, der Verarbeitung und dem Verkauf von Waren. Zu den Stammdaten gehören Daten über Lieferanten, etwa ihre Adressen oder Namen, sowie zum Beispiel die Bankverbindung.

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