Rechnungsstellung

Worauf es bei der Rechnungsstellung ankommt

Über die Art und Weise, wie eine Rechnungsstellung aussehen muss, enthält das Umsatzsteuergesetz eine ganze Reihe von Vorgaben. Diese Regeln haben vor allem für den Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung große Bedeutung. Der so genannte Umsatzsteuer-Anwendungserlass (USTAE) verweist mit Ausdruck darauf hin, dass sämtliche Angaben in einer Rechnung nicht nur vollständig sondern auch richtig sein müssen, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigen. Der Empfänger der Rechnung hat danach die Verpflichtung, die Angaben in dem Papier auch auf alle Angaben hin zu überprüfen.

Unternehmen müssen Rechnungen stellen

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Wenn ein Unternehmer mit Buchführungspflicht für einen anderen eine Dienstleistung ausführt oder ihm Waren oder Produkte liefert, muss er dafür innerhalb einer Frist von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Das trifft auch bei der Lieferung von Waren und Dienstleistungen an eine juristische Person, die kein Unternehmer oder Gewerbetreibender ist, zu. Diese Verpflichtung gilt übrigens nicht bei Lieferungen an private Empfänger. Ausgenommen sind hier aber Leistungen von Unternehmern, die im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht werden. Das können Gartenarbeiten, Bauleistungen oder Arbeiten zur Instandhaltung an und in Gebäuden sein. Nach dem Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit, es trat zum 1. August 2004 in Kraft, besteht auch hier die Pflicht, dass der Ausführende der Leistung eine Rechnung schreibt. Als Frist gelten auch hier sechs Monate. Sollte eine Rechnung nicht oder mit Verspätung ausgestellt worden sein, droht dem Gewerbetreibenden als Geldbuße eine Summe von bis zu 5.000 Euro. Stellt der Empfänger einer Leistung oder einer Ware dem liefernden Unternehmer eine Gutschrift aus, dann gilt auch das als Rechnung. Seit dem Jahr 2013 muss bei der Ausstellung einer Gutschrift, die eine Rechnung ersetzen soll, etwa bei einer Provisionsabrechnung, der Begriff Gutschrift auf dem Dokument zur Abrechnung förmlich angebracht sein.

Rechnungsstellung
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Über die Art und Weise, wie eine Rechnungsstellung aussehen muss, enthält das Umsatzsteuergesetz eine ganze Reihe von Vorgaben.

Was auf der Rechnung stehen muss

Der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbracht hat, gehört ebenso auf die Rechnung, wie die entsprechenden Angaben des Empfängers der Leistung oder der Ware. Postfach oder Großkundenadresse des Leistungsempfängers genügen, wenn sich daraus Name und die Adresse eindeutig erkennen lassen. Allerdings darf die Rechnung nicht an einen Dritten adressiert sein, etwa mit dem Zusatz c/o, unabhängig davon, ob dieser Dritte mit der Abwicklung der Rechnung beauftragt wurde oder nicht.

Auf die Rechnung gehört außerdem die Steuernummer des Gewerbetreibenden, der die Leistung erbracht hat. Es genügt auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.), die vom Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag erteilt wird. Erteilt der Empfänger der Ware oder Dienstleistung eine Gutschrift, muss er darauf die Steuernummer des Erbringers vermerken, nicht jedoch seine eigene. Deshalb muss auch der leistende Unternehmer dem Aussteller Leistungsempfänger seine Steuernummer mitteilen. Werden Dauerleistungen, wie etwa Mietzahlungen, abgerechnet, gibt es dafür oft gar keine Extrarechnungen mehr. Die regelmäßigen Zahlungen werden dann nämlich auf der Basis eines zivilrechtlichen Vertrages ausgeführt. Auf diese so genannten rechnungsersetzenden Verträge gehören dann die Steuernummer oder USt-IdNr. des Dienstleisters oder Lieferanten.

Mit fortlaufenden Nummern auf der Rechnung soll sichergestellt werden, dass die Rechnung einmalig vergeben wurde. Eine solche Nummer kann aus einer oder aus mehreren Zahlenreihen bestehen. Zulässig ist auch die Bildung von beliebig vielen gesonderten Nummernkreisen, etwa für Zeiträume, unterschiedliche Filialen oder Betriebsstätten. Selbst die Kombination von Buchstaben und Ziffern ist bei der Rechnungsstellung erlaubt. Eine lückenlose Folge von Rechnungsnummern ist laut Gesetz dabei nicht zwingend notwendig. Die Art der Ware oder der Dienstleistung muss bei der Rechnungsstellung so beschrieben sein, dass beides in Art und Umfang leicht nachgeprüft werden kann. Hier genügen aber handelsübliche Sammelbezeichnungen. Das gilt auch für die Beschreibung von Beratungsleistungen. Angegeben werden muss außerdem der Zeitpunkt, zu dem die Lieferung erfolgte. Hier reicht der Kalendermonat. Der Preis muss nach eventuellen Steuersätzen aufgeschlüsselt werden. Außerdem müssen Unternehmen, die zum Vorabzug der Umsatzsteuer berechtigt sind, diese gesondert aufführen. Alle Anforderungen an Rechnungen gelten auch, wenn Unternehmen online Rechnungen stellen.

Das müssen Kleinunternehmer beachten

Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen sie deshalb in der Rechnung auch nicht anführen. Das heißt aber nicht, dass für Kleinunternehmen die Vorschriften für die korrekte Rechnungsstellung überhaupt keine Rolle spielen. Denn auch jeder Kleinunternehmer ist ein Unternehmer. Und das bedeutet für ihn, dass er Pflichtangaben auf einer Rechnung genau so beachten muss, wie ein Unternehmer mit Pflicht zur Umsatzsteuer. Das Besondere ist dabei, dass keine Angaben zum Ausweis der Umsatzsteuer gemacht werden müssen. In ihre Rechnungen müssen Kleinunternehmer aber als Angaben grundsätzlich den vollständigen Namen, die Anschrift des Gewerbetreibenden, und des Empfängers der Leistung sowie die Steuernummer angeben. Wahlweise kann auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben werden. Kostenlose Freeware für die Rechnungsausstellung hilft, Fehler zu vermeiden.

Zu den unbedingt erforderlichen Angaben gehören das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Umfang der Dienstleistung bzw. die Menge der gelieferten Gegenstände mit ihrer handelsüblichen Bezeichnung, das Datum der Lieferung und der Preis. Ein Kleinunternehmer muss in seiner Rechnung nicht vermerken, dass für ihn eine spezielle Regelung angewendet wird. Allerdings tut er gut daran, bei der Rechnungsstellung etwas Entsprechendes zu vermerken. Ansonsten kann es bei der Zahlung zu Verzögerungen kommen, da sich der Empfänger der Rechnung bei deren Kontrolle daran stoßen könnte, dass es keinen Steuerausweis gibt. Mit einem Zusatz, der auf die Ausnahmeregelung entsprechend Paragraph 19 UStG hinweist, kann das ausgeschlossen werden.

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