Böse Zungen behaupten, das papierlose Büro werde gleich nach dem unzerbrechlichen Glück erfunden. Beobachtet man die Entwicklung moderner Software und den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI), könnte diese Ansicht schon bald überholt sein. Eine Kanzleisoftware für Steuerberater ist eine zeitgemäße Lösung, die viele Vorteile bietet – auch aus Sicht der Mandanten. Mit der Kanzleisoftware können Steuerberater ihre Arbeitsprozesse digitalisieren, automatisieren und optimieren, ihre Dienstleistungsqualität erhöhen, ihre Kosten senken und ihre Mandantenbindung stärken. Eine Kanzleisoftware ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer digitalen Kanzlei der Zukunft.
Mehr als nur ein Office-Paket
Schon seit Jahrzehnten nutzen Steuerberater Software, um allgemeine Büroarbeiten wie Briefeschreiben und Terminverwaltung zu erledigen. Trotz zögerlicher Digitalisierung auf Seiten der Finanzämter funktioniert auch der Datenaustausch mit den Behörden heute weitgehend digital – Stichwort ELSTER. Eine moderne Steuerberater-Software muss aber viel mehr leisten als ein allgemeines Office-Paket in Kombination mit einer Funktion zur Steuerberechnung. Vor allem KI-Elemente haben viele Arbeitsschritte verändert. Sie entlasten Mitarbeitende von Routineaufgaben und reduzieren Bearbeitungsfehler.
Wichtige Funktionen von Kanzleisoftware
Digitalisierung im Rechnungswesen: Mit einer digitalen Belegverarbeitung können Steuerberater und ihre Mandanten Papierbelege einfach scannen oder fotografieren und in die Kanzleisoftware hochladen. Die digitalisierten Belege werden automatisch erfasst, sortiert und archiviert. So können Steuerberater lästige Arbeiten mit physischen Dokumenten reduzieren, Archivplatz sparen und jederzeit auf die Belege zugreifen, auch mit Suchbegriffen. Eine intelligente Software sorgt dafür, dass die Belege automatisch verarbeitet und verbucht werden. Die KI erkennt dabei relevante Informationen wie Beträge, Steuersätze, Konten usw. und ordnet sie den richtigen Buchungssätzen zu. So können Steuerberater Fehler vermeiden, die Buchhaltung beschleunigen und die Datenqualität erhöhen.
Dokumentenmanagement in der Cloud: Die Cloud ist eine gesicherte Plattform für Kommunikation, Einsicht in Dokumente und Datenaustausch. Mit einer Cloud-Verwaltung können Steuerberater und ihre Mandanten das Kassenbuch und die Rechnungen online führen, bearbeiten und überprüfen. Die Daten werden dabei in Echtzeit synchronisiert und gesichert. Das hilft dem Steuerberater, die Liquidität seiner Mandanten zu überwachen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Zudem wird die Umsatzsteuervoranmeldung erleichtert.
Automatisiertes Banking: Kanzleisoftware sollte über eine genormte Schnittstelle zum Online-Banking der Geldinstitute verfügen. Mit einem automatisierten Banking können Steuerberater und ihre Mandanten die Bankkonten mit der Kanzleisoftware verbinden und die Bankbewegungen automatisch abrufen, verbuchen und abgleichen. Auf diese Weise können Steuerberater Zahlungsströme analysieren, die Finanzplanung optimieren und das Mahnwesen vereinfachen. Die Bankdaten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
Personalwirtschaftliche Funktionen: Mit einer digitalisierten Lohnbuchhaltung können Steuerberater die Lohnabrechnungen für ihre Mandanten online erstellen, versenden und archivieren. Die Lohnbuchhaltung wird zentral an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben angepasst und automatisch aktualisiert. Mit einer mobilen Arbeitszeiterfassung, zum Beispiel in einer App, können die Mitarbeitenden der Mandanten ihre Arbeitszeiten erfassen, verwalten und an die Kanzleisoftware übermitteln. Die Datenhaltung erfolgt wie oben dargestellt gesichert in einer Cloud. Steuerberater berechnen die Lohnkosten, bereiten die Lohnsteueranmeldung vor und unterstützen die Personalplanung.
Terminplanung und Fristenkontrolle: Eine digitale Kanzleiorganisation erlaubt dem Steuerberater, seine internen Prozesse effizienter gestalten, indem sie Aufgaben verteilen, Fristen überwachen, Termine planen und Dokumente verwalten. Der Steuerberater behält nicht nur den Überblick, sondern vermeidet Engpässe und steigert seine Produktivität.
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