Büroorganisation: Tipps für mehr Ordnung im Büro

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Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen? Ordnung ist etwas für Bürokraten und hemmt die Kreativität? Jeder, der sich ernsthaft mit den Anforderungen der neuen Arbeitswelt beschäftigt, wird solchen Thesen entschieden entgegentreten. Wenn Unternehmen auf das – hoffentlich – nahe Ende der Covid-19-Pandemie schauen und Modelle des hybriden Arbeitens entwickeln, messen sie der Ordnung am Arbeitsplatz wesentlich mehr Bedeutung zu als früher.

Desk Sharing und Clean Desk Policy

Arbeitgeber haben in der Corona-Krise gelernt, dass Homeoffice funktioniert und Vertrauen in die Beschäftigten gerechtfertigt ist. Wenn sie nun mobiles Arbeiten anbieten, ist das aber nicht nur eine freundliche Geste gegenüber Mitarbeitenden mit langen Anfahrtswegen, nicht nur Einsatz für Klimaneutralität durch weniger Pendelstrecke. Die Kostencontroller sehen gewaltige Einsparpotenziale bei Flächenkosten, wenn für zehn Arbeitnehmer künftig nur noch vier oder fünf Arbeitsplätze vorgehalten werden. Damit das funktioniert, müssen Schreibtische wechselweise genutzt werden (Desk Sharing). An die Ordnung im Büro stellt das hybride Arbeiten besondere Anforderungen, die Büroausstattung muss darauf zugeschnitten sein. Familienfotos und Kaffeetassen, die nur freitags Kontakt mit der Spülbürste haben, sind damit ebenso tabu wie unbearbeitete Aktenberge. Zum Feierabend ist der Tisch leer und sauber (Clean Desk Policy).

Locker oder Rollcontainer/Rollkoffer

Es gibt Dinge, die man besser nicht teilt. Zahnbürste, Lippenstift und Deoroller zum Beispiel. Im Büro sind das neben der Kaffeetasse Tastatur, Maus und Headset. Die persönliche Ausstattung muss irgendwo hin, wenn es keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz mehr gibt. Am besten, es gibt dort auch noch Platz für private oder betriebliche Unterlagen, die aus Datenschutzgründen verschlossen aufbewahrt werden müssen, etwa die eigene Gehaltsabrechnung oder Protokolle von Betriebsratssitzungen. Hierfür können Schranksysteme mit Lockern installiert werden, ähnlich einer Schließfachanlage am Bahnhof. Alternativ werden Rollcontainer, die bei Kaiser + Kraft erhältlich sind, so vorgehalten, dass sie in der Homezone der Abteilung leicht an den für den Tag gebuchten Arbeitsplatz mitgenommen werden können.

Tipps zum Arbeitsplatz- und Zeitmanagement

Egal, ob die Mitarbeitenden in einem Open Space sitzen (Großraumbüro klingt weit weniger schön und modern, meint aber das gleiche) oder ob sie vorhandene kleine Büros nutzen und dadurch Umbaukosten gespart werden – die Ablage muss neu organisiert werden, weil die Plätze wechseln und nicht digitalisierte Dokumente an zentraler Stelle zugänglich sein müssen. Ein Bereich für Ein- und Ausgangspost ist ebenso erforderlich wie ein klares System, nach dem Papierakten auf die Fläche verteilt sind. Fachliteratur kann in einer für alle zugänglichen Bibliothek bereitgestellt werden. Wer über Jahre einen festen Arbeitsplatz gewohnt war, tut sich mit Desk Sharing anfangs schwer. Aber auch hier werden sich bald Routinen bilden. Es ist kaum anzunehmen, dass Sie an jedem Bürotag einen anderen Platz haben. Damit können Sie sich so organisieren, dass häufig benötigte Unterlagen in Ihrer Nähe sind. Eine einheitliche Ordnerbeschriftung hilft nicht nur Ihnen, sondern auch den Kolleg*innen und der Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Planen Sie täglich ein paar Minuten ein, um Clean Desk wirklich zu leben, die wilde Sammlung von Post-it-Zetteln in eine saubere To-do-Liste zu überführen und eine Ablage unter „Sonstiges“ und „Verschiedenes“ gar nicht erst anzufangen.

Bild: Bigstockphoto.com / belinda_bw

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