Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit dem ordnungsgemäßen Erfassen, Buchen und Ausgleichen aller Eingangsrechnungen. Heute sind die Abläufe in diesem Teil der Buchhaltung eines Unternehmens genau wie die übrigen Bereiche des Rechnungswesens automatisiert. Die doppelte Buchhaltung erfolgt grundsätzlich programmgestützt. Dies gilt nicht nur für große Betriebe, sondern auch für Kleinunternehmer, Selbständige und Freiberufler. Viele kleinere Firmen übertragen die Erledigung der Kreditorenbuchführung komplett an den Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro. Doch tatsächlich erfordern viele der heutigen EDV-Programme nur so wenige Fachkenntnisse, dass auch engagierte Laien gut damit zu Recht kommen. Wer sich dafür entscheidet, die Kreditorenbuchhaltung in Eigenregie zu übernehmen, spart viel Geld für externe Dienstleister ein.
Direkt nach dem Eingang einer Lieferantenrechnung wird diese in der Kreditorenbuchhaltung erfasst, mit einer fortlaufenden Nummer versehen und auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Dies erfordert in größeren Unternehmen eine enge Zusammenarbeit der Kreditorenbuchhaltung mit verschiedenen Fachabteilungen. Entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung ist jede Rechnung, die ein Unternehmen beziehungsweise Gewerbetreibender von seinen Lieferanten, den Erbringern von Dienstleistungen oder anderen Dritten erhält, in der Buchhaltung als Aufwand zu erfassen. Der Rechnungsbetrag mindert somit den betrieblichen Erfolg, der in der Gewinn- und Verlustrechnung gezeigt wird. Dabei kann die in der Eingangsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden, so dass sie ergebnisneutral ist. Aus diesem Grund ist es wichtig, beim Buchen von Kreditorenrechnungen stets den passenden Steuerschlüssel zu verwenden, der den ausgewiesenen Steuersatz korrekt berücksichtigt.
Kreditorenkonten und deren Bedeutung
Gleichzeitig erfolgt bei der Buchung der Eingangsrechnungen eine Erfassung auf dem Kreditorenkonto. Große Unternehmen besitzen für alle Lieferanten und Dienstleistern, von denen sie regelmäßig Material, Waren, Dienstleistungen oder anderes beziehen, ein eigenes Konto. Die Rechnungen von allen anderen Kreditoren werden auf Sammelkonten gebucht. Auf diesen Konten erscheinen die Rechnungen solange als offene Posten, bis sie durch Zahlung, in der Regel durch eine Banküberweisung, ausgeglichen sind. Die Buchhaltungsprogramme erstellen auf Knopfdruck aus den offenen Salden der Kreditorenkonten eine Zahlungsvorschlagsliste, in der alle fälligen Verbindlichkeiten aufgelistet werden. Nach der Kontrolle und Freigabe erstellt das System dann einen Überweisungsträger beziehungsweise nimmt über eine automatisierte Schnittstelle zum Online Banking die Überweisung selbständig vor.
Im Rahmen des Controllings erfolgt die Analyse der wirtschaftlichen Erfolgsfaktoren, auch hier spielt die Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Rolle. Sie liefert zum Beispiel Informationen darüber, welche Lieferanten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe beziehungsweise Dienstleistungen in welchen Mengen für die Erstellung der betrieblichen Leistungen erbringen. Moderne Buchhaltungsprogramme fertigen jederzeit Auswertungen und Analysen an, die Nutzer bei der Überprüfung und Steuerung von Produktionsprozessen unterstützen. Am Ende des Geschäftsjahres erscheinen die zu diesem Zeitpunkt noch offenen Kreditoren unter dem Posten Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf der Passivseite der Bilanz. Darüber hinaus erfüllt ein modernes Kreditorenprogramm auch wichtige Archivierungsfunktionen, indem es die Eingangsrechnung systematisch erfasst. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass sämtliche Rechnungen während des zehnjährigen Aufbewahrungszeitraums, den der Gesetzgeber vorschreibt, jederzeit in digitalisierter Form oder als Papierablage auffindbar sind.