Rechnung erstellen

Rechnungen erstellen: Das sollten Sie beachten

Spätestens sechs Monate nach Leistung oder Lieferung ist es bei Geschäften zwischen Unternehmen an der Zeit, eine Rechnung zu erstellen. Die Rechnungstellung ist Teil der Buchführung. Wer seine Ausgangsrechnungen selber schreibt, spart Ausgaben und behält den Überblick. Um eine einfache Rechnung zu schreiben, ist weder Buchhaltungs-Expertise noch teure Spezial-Software erforderlich. Doch neben Gepflogenheiten des Geschäftsverkehrs sind rechtliche Pflichten zu beachten.

§ 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt die Pflichtbestandteile, ohne die der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Wer weiß, welche Angaben unverzichtbar sind, vermeidet Konflikte mit Kunden und Finanzamt.

Keine Rechnung ohne Pflichtangaben

Buchhaltungssoftware

Neben den vollständigen Namen und Anschriften von Rechnungsteller und Leistungsempfänger sind auf einer Rechnung weitere Angaben festgelegt. Zu der erbrachten Lieferung oder Leistung ist der Zeitpunkt anzugeben und sie muss in Art und Umfang hinreichend beschrieben sein, etwa über die handelsübliche Bezeichnung und eine Mengenangabe. Der Gesamtbetrag inklusive Steuern ist um den oder die Einzelpreise, den Netto-Rechnungsbetrag sowie anfallende Steuerbeträge und dazugehörige Steuersätze zu ergänzen. Entgeltminderungen wie Rabatt oder Skonto sind zu berücksichtigen. Falls beispielsweise aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, ist ein Hinweis darauf zu anzufügen. Das Gleiche gilt bei Steuerbefreiungen aus anderen Gründen.

Rechnung erstellen
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Spätestens sechs Monate nach Leistung oder Lieferung ist es bei Geschäften zwischen Unternehmen an der Zeit, eine Rechnung zu erstellen.

Nicht fehlen dürfen darüber hinaus das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Dabei müssen die verwendeten Rechnungsnummern nicht lückenlos aufeinanderfolgen, sie dürfen jedoch für nur je eine Rechnung eingesetzt werden. Auf einer Rechnung an einen Privatkunden ist bei Werkslieferungen oder Leistungen am Bau ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers aufzunehmen. Pflicht ist generell die Angabe der Steuernummer des Rechnungsstellers, ohne die der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Dabei sollten Selbständige aus Gründen der Datensparsamkeit der Umsatzsteueridentifikationsnummer im Schema DExxxxxxxxx den Vorzug gegenüber der persönlichen Steuernummer geben. Die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers ist nur dann erforderlich, wenn es sich um eine Gutschrift handelt.

Vereinfachungen und Ergänzungen

Bei einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht erhoben. Wenn der umsatzsteuerpflichtige Umsatz des Vorjahres nicht über 17.500 Euro gelegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird, kann die Befreiung von der Umsatzsteuer beim Finanzamt beantragt werden. Dann darf eine Rechnung keinen Umsatzsteuerausweis enthalten. Auch für Kleinbetragsrechnungen über einen Brutto-Wert von weniger als 150 Euro brutto gelten Erleichterungen. Mit Ausnahme des Versandhandels genügen für diese Rechnungen weniger Angaben. Zu nennen sind Namen und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art des Liefergegenstandes beziehungsweise der Leistung, Netto-Entgelt, Steuersatz und -betrag sowie gegebenenfalls ein Hinweis auf Steuerbefreiung.

Neben den Pflichtbestandteilen sollten aus praktischen Erwägungen Angaben zu Bankverbindung und eine Zahlungsaufforderung mit einer den gesetzlichen Bestimmungen entsprechenden Frist nicht fehlen. Empfehlenswerter als eine Formulierung wie "zahlbar binnen zwei Wochen" ist eine konkrete Datumsangabe. Natürlich kann man die Rechnung und das Erstellen zugleich als Marketinginstrument betrachten. Es spricht nichts dagegen, sich im Zuge der Rechnungsstellung für die Beauftragung und die gute Zusammenarbeit zu bedanken oder verbleibenden Raum für den Hinweis auf eine aktuelle Angebots-Aktion zu nutzen. Eine handschriftliche Unterschrift ist kein Muss, vermittelt jedoch Wertigkeit.

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