Anlagenbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung: Inhalte und Software

Die Anlagenbuchhaltung mit Buchung, Abschreibung und Bilanzierung von Anlagen ist fester Bestandteil im externen, betrieblichen Rechnungswesen. Buchführung, gerade die doppelte, dient der Information externer Stellen wie dem Finanzamt. Unternehmen, die als Kapitalgesellschaft oder anhand von Umsatz beziehungsweise Gewinn bilanzierungspflichtig sind, müssen sich diesem Teilbereich der Finanzbuchhaltung widmen. Die Anlagenbuchhaltung befasst sich mit Vermögensgegenständen, die dem Geschäftsbetrieb einer Unternehmung langfristig dienen. Denn neben dem Umlaufvermögen bildet das Anlagevermögen die Vermögensdarstellung des Inventars zum Jahresabschluss.

Im Fokus stehen alle Geschäftsvorfälle bezüglich langlebiger Wirtschaftsgüter.

Kernelemente: Anlagenkartei und Abschreibung

Buchhaltungssoftware

Als Nebenbuch der Buchführung wird die Anlagenkartei manuell oder mittels Software gepflegt. Im Handelsgesetzbuch ist eine Unterteilung des Anlagevermögens vorgegeben (§ 266 Abs. 2 HGB). Unterschieden werden Sachanlagen, Finanzanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände, wie der Geschäfts- oder Firmenwert und Lizenzen. Bei Anschaffung oder Herstellung einer Anlage ist sie als neue Karte in die Anlagekartei aufzunehmen. Für Angebot und Rechnung gelten Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren. Die einzelnen Karteikarten geben Aufschluss über Details zu dem jeweiligen Vermögensgegenstand. Zu verzeichnen sind hier unter anderem Anschaffungsdatum, Kaufpreis, Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode. Diese vollständige Erfassung der betrieblichen Assets ist ein wichtiger Baustein des Inventars für den Jahresabschluss. Abschreibungen werden in der Kostenrechnung als Kosten berücksichtigt und in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Aufwand angesetzt.

Anlagenbuchhaltung
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EDV-Unterstützung der Anlagenbuchhaltung ist heute üblich.

Zur Erfassung und Verwaltung des Anlagevermögens werden Bestand, Zu- und Abgänge sowie Abschreibungen von abnutzbaren als auch von nicht-abnutzbaren Anlagen lückenlos verzeichnet. Unterscheidungskriterium ist, ob von einem Wertverlust auszugehen ist, der in Form einer Abschreibung für Abnutzung (AfA) abgebildet wird. Als nicht-abnutzbar gelten beispielsweise Beteiligungen, Wertpapiere oder Grundstücke. Hier erfolgt die Bewertung zu Anschaffungskosten und es darf keine Abschreibung für Abnutzung erfolgen. Gemäß dem Niederstwertprinzip sind bei der Ermittlung des aktuellen Buchwerts neben der Wertminderung durch Nutzung gegebenenfalls außerplanmäßige Abschreibungen zu berücksichtigen. Sie dienen der Abbildung von dauerhaften Wertminderungen, zum Beispiel infolge eines Unfalls. Entfallen die Gründe für die außerplanmäßige AfA, gilt das Wertaufholungsgebot. Dann sind Zuschreibungen zu Wertaufholung vorzunehmen. Die Wahl der richtigen Abschreibungsmethode und der anzusetzenden Abschreibungsdauer ist nicht immer einfach. Die steuerrechtlichen Vorschriften bieten begrenzten Gestaltungsspielraum.

Bestandsführung und Aufbereitung mittels Buchhaltungssoftware

EDV-Unterstützung der Anlagenbuchhaltung ist heute üblich. Auswertungsmöglichkeiten steigern die Übersichtlichkeit und anfallende Arbeiten werden vereinfacht oder können gar entfallen, wie bei der automatischen Verbuchung von Abschreibungen. Softwarelösungen helfen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und beim Ausschöpfen von Möglichkeiten. Der Einsatz einer allumfassenden ERP-Lösung (Enterprise-Ressource-Planning) ist nicht der einzige Weg. Als einfache Buchführung für Kleinunternehmer darf es eine Nummer kleiner sein. Günstigere Alternativen bis hin zu vorkonfigurierten Excel-Tools und kostenfreier Freeware sind am Markt verfügbar. Einige bilden branchenspezifische Besonderheiten ab. In größeren Unternehmen müssen zusätzliche Kriterien wie Mandantenfähigkeit und die Integration in die bestehende Systemlandschaft von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung berücksichtigt werden. Wer den eigenen Bedarf vor einer Systemauswahl gründlich und präzise umreißt, vermeidet Fehlinvestitionen.

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