Buchführungspflicht

Unternehmer mit Pflicht zur Buchführung

Es gibt eine Reihe von Gesetzen, die Unternehmen eine Buchführungspflicht auferlegen. An erster Stelle stehen hier das Steuerrecht und das Handelsrecht. Die Buchführungspflicht betrifft nach Paragraph 238 des Handelsgesetzbuchs jeden Kaufmann. Darüber hinaus sind Steuerpflichtige zur Führung von Büchern verpflichtet, wenn sie unter die Bestimmungen von Paragraph 141 der Abgabenordnung (AO) fallen. Demnach müssen gewerbliche Unternehmer und Land- sowie Forstwirte Bücher führen, wenn sie entweder mehr als 500.

000 Euro Umsatz im Kalenderjahr machen oder über land- und forstwirtschaftliche Flächen verfügen, die einen Wirtschaftswert von über 25.000 Euro haben und die sie selbst bewirtschaften. Das Gleiche gilt, wenn sie einen Gewinn aus Gewerbebetrieb oder aus Land- und Forstwirtschaft erwirtschaften, der über 50.000 Euro pro Wirtschaftsjahr liegt.

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Von der Buchführungspflicht sind dagegen Freiberufler befreit. Das können unter anderem Ärzte, Journalisten oder Architekten sein. Das gilt selbst dann, wenn sie die Grenzwerte beim Gewinn überschreiten. Allerdings können sie freiwillig Buch führen. Sinnvoll ist das, wenn sie als Freiberufler Rücklagen bilden wollen. Eine Buchführung auf freiwilliger Basis bietet sich schon deswegen an, weil viele Freiberufler ihre Einnahmen und Ausgaben so besser überblicken können. Wer auf dieser Grundlage aus eigener Entscheidung heraus Buch führt, muss sich allerdings nicht nach den Vorschriften aus dem Handelsrecht richten. Auch Kleinkaufleute, sind von der Buchführungspflicht befreit, wenn sie Umsatzgrenze von 500.000 Euro unterschreiten oder mit ihrem Gewinn unter der Grenze von 50.000 Euro liegen. Sie dürfen dann nach handelsrecht mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten.

Buchführungspflicht
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Es gibt eine Reihe von Gesetzen, die Unternehmen eine Buchführungspflicht auferlegen.

Die Eigenschaft des Kaufmanns

Ein Kaufmann ist immer buchführungspflichtig. Wer als Kaufmann gilt, das sagt das Handelsrecht. Kaufmann ist demnach, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Laut HGB ist ein jeder Gewerbebetrieb ein Handelsgewerbe, wenn er einen Geschäftsbetrieb in kaufmännischer Art und Weise erfordert. Genauer wird das HGB leider zur Eigenschaft des Kaufmanns nicht. Ausschlaggebende Kriterien sind aber die Branche, die Zahl von Geschäftsverbindungen und Mitarbeitern, die Umsatzhöhe und auch die Art der Dienstleistungen und Produkte. Während die Kaufmannseigenschaft bei Personenhandelsgesellschaften, wie etwa Offene Handelsgesellschaft (OHG) oder Kommandit Gesellschaft (KG) von ihrer Tätigkeit bestimmt wird, sind Kapitalgesellschaften durch ihre Rechtsform immer Kaufmann. Zur Buchführung verpflichtet sind aus diesem Grund unter anderem eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder eine Aktiengesellschaft (AG).

Buchführungspflichtig wird ein Gewerbetreibender, der eigentlich kein Kaufmann nach Handelsrecht ist wenn er sich in das Handelsregister eintragen lässt. Für diesen so genannten Kann-Kaufmann gilt dann jedoch, dass er seinen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln kann, wenn er die geltenden Grenzen unterschreitet.

Doppelte Buchführung

Unternehmen mit der Pflicht, Buch zu führen, müssen eine doppelte Buchführung betreiben. Bei dieser Art der Buchführung werden für alle gängigen Geschäftsvorgänge Konten eingerichtet. Ihren Namen verdankt die doppelte Buchführung dem Umstand, dass daraufhin jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten zur Buchführung verbucht wird. Wird die Rechnung eines Lieferanten durch eine Banküberweisung beglichen, dann wird dies zum einen im Konto für "Wareneinkäufe" und zum anderen im Konto "Bank" niedergeschrieben. Das nennt man Gegenbuchung.

Jedes Konto verfügt sowohl über eine Soll- als auch über eine Habenseite. Dort sind die Einnahmen und die Ausgaben erfasst. Wie genau die Buchungen für die einzelnen Konten sachlich korrekt ausgeführt werden, ist nicht einfach nachzuvollziehen. Deshalb sollten Existenzgründer und Jungunternehmer, die selbst eine doppelte Buchführung einrichten und erledigen wollen, einen Kurs zur Buchführung belegen. Diese Seminare werden zum Beispiel von Industrie- und Handelskammern (IHK) angeboten. Alternativ können junge Unternehmen, einen Buchhalter einstellen. Es gibt auch die Möglichkeit, externe Hilfe in Anspruch nehmen, etwa einen Online Buchhalter zu beauftragen, ein Buchhaltungsbüro oder einen Steuerberater einzuschalten.

Durch die doppelte Buchführung hat ein Unternehmer zu jeder Zeit einen Überblick über sein Unternehmen. Er kann erkennen, welche Verbindlichkeiten aktuell sind, wie viele offene Kundenrechnungen es gibt und wie es um die Liquidität seines Unternehmens bestellt ist. Wer zur doppelten Buchführung angehalten ist, muss darüber hinaus zum Ende eines jeden Geschäftsjahres den Jahresabschluss erstellen. Zu einem Jahresabschluss gehören eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und eine Bilanz. Beide Dokumente werden meist von Steuerberatern gefertigt. Werden diese Arbeiten in ein Steuerbüro ausgelagert, bleiben Unternehmer dennoch in der Pflicht. Sie sollten deshalb über die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung bescheid wissen.

Folgen einer Pflichtverletzung

Kommt ein Unternehmer seiner Buchführungspflicht nicht nach, wird er nicht unmittelbar zur Verantwortung gezogen. Werden Buchungen jedoch verspätet ausgeführt, fehlen Buchungen oder entsprechende Belege, muss ein Unternehmer mit Folgen rechnen. Auf jeden buchführungspflichtigen Gewerbetreibenden, der seine Buchführung über einen längeren Zeitraum vernachlässigt, kommen am Ende höhere finanzielle Belastungen zu. Fehlen etwa dem Finanzamt zur Steuerfestsetzung die konkreten Zahlen, behilft sich der Fiskus mit Steuerschätzungen. Hinzu kommen dann außerdem noch Säumniszuschläge. Auch Steuernachzahlungen und dafür anfallende Zinsen belasten Unternehmer, die mit ihrer Buchführung nicht zurechtkommen.

Ihre Buchführung und die Jahresabschlüsse müssen mittlere und große Kapitalgesellschaften jedes Jahr durch einen Wirtschaftsprüfer begutachten lassen. In der Regel sind die Kosten dafür nicht unerheblich. Diese Pflicht zur externen Nachprüfung betrifft nach Paragraph 316 HGB alle Unternehmen, deren Bilanzsumme 4,01 Millionen Euro überschreitet, deren Umsatz über der Grenze von 8,03 Millionen Euro liegt oder die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen. Für die Verpflichtung zur Wirtschaftsprüfung reicht es aus, wenn zwei dieser erfüllt sind.

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