Warenwirtschaftsprogramm

Mehr Erfolg mit dem richtigen Warenwirtschaftsprogramm

Ein Warenwirtschaftsprogramm bündelt viele Funktionen des Unternehmens bei der Verwaltung von Waren, Gütern und Geldströmen. Welche Leistungen die Software erfüllen muss, hängt von der Größe des Unternehmens, der Ausrichtung und der Notwendigkeit nach Schnittstellen zu anderen Programmen ab. Auch eine wichtige Frage stellt sich mit dem Zugriff durch verschiedene Abteilungen beziehungsweise dem Datenaustausch über Schnittstellen, womit bei unterschiedlichen, räumlichen Standorten die Datensicherheit von Kundendaten eine große Rolle spielt.

Die multifunktionale Softwarelösung

Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme verwalten und verarbeiten Lagerbestände, Bestellabwicklungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen und Rückläufe. Es dient der Sortimentspflege und ermöglicht mithilfe von Auswertungen in Form von Diagrammen Verkaufsschlager von Ladenhütern zu unterscheiden. Die Warenwirtschaftssoftware soll unter Umständen noch unterschiedliche Vertriebskanäle differenzieren, sodass mit wenigen Handgriffen erstellte Datenübersichten schnelle Entscheidungen begünstigen.

Warenwirtschaftsprogramm
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Warenwirtschaftssysteme verwalten und verarbeiten Lagerbestände, Bestellabwicklungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen und Rückläufe.

Die effektive Wahl des Warenwirtschaftsprogrammes

Warenwirtschaftsprogramme sind in vielfältiger Form und Ausrichtung erhältlich. Ein Dienstleistungsunternehmen wird sich bei der Auswahl für eine Systemlösung am günstigsten Angebot orientieren können, da die notwendigen Verarbeitungsprozesse eher übersichtlich gestaltet sind. Unter Umständen käme eine selbstprogrammierbare Access-Datenbank aus dem Haus Microsoft in Frage. Dies hängt jedoch von Vorkenntnissen und Programmiererfahrungen ab. Ein Handelsunternehmen wird abwägen, ob das in die Überlegungen einbezogene Warenwirtschaftsprogramm für den Internethandel, dem stationären Handel oder auch für mehrere Lagerstandorte geeignet ist.

Es muss möglicherweise den Zugriff mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig gewährleisten, um schlanke Prozesse optimal zu verwirklichen. Beim Versand eines Produktes wird ein Mitarbeiter die Bestellung eingeben oder die Software verarbeitet digitale Bestellungen direkt. Dann trägt ein anderer Mitarbeiter den Versand des Artikels ein und wiederum der Buchhalter erstellt die Rechnung. Eine Verknüpfung mithilfe einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung überträgt die Daten automatisch und mindert mehrfache Eingaben von Datensätzen.

Komplexität verwalten

In gewissem Rahmen hat das Schlagwort Industrie 4.0 schon heute praktischen Einzug in die unternehmerischen Abläufe gefunden. Die wichtigste Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg besteht in Schnelligkeit mit Sicherung der Qualität. Fehler entstehen immer dann, wenn die Programme des Front-End, also das was die Kunden nutzen, nicht mit dem Back-End, dem Teil des eigenen Unternehmens, optimal verknüpft sind. Der reibungslose Ablauf von der Bestellung bis zur Lieferung wird im Warenwirtschaftsprogramm abgebildet, muss aber in Zeiten globaler Konkurrenz mit mobilen Anwendungen der Kunden und stationären Anwendungen der Lieferanten korrespondieren. Neben den Stammdaten der Kunden dient ein Warenwirtschaftssystem gleichzeitig als Steuerungsinstrument, sobald die wirtschaftliche Ausrichtung an Komplexität gewinnt.

Internationaler Handel - fremde Sprachen und fremde Währungen

Sobald eine Erstellung von Waren und Gütern hinzukommt, löst ein effizient programmiertes Warenwirtschaftssystem eine Bestellung von Materialien, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen aus, damit die Produktion reibungslos abläuft. Bei internationaler Ausrichtung ist die Integration mehrerer Sprachen erforderlich, um entweder mit den Lieferanten oder mit den Kunden verzögerungsfrei zu kommunizieren. Nicht zu unterschätzen ist je nach Ausprägung dieser Handelsbeziehungen die Einbindung von unterschiedlichen Währungen. Ein Warenwirtschaftsprogramm kann damit erheblich zur Kostenminderung oder zur signifikanten Gewinnsteigerung beitragen.

Unterschiedliche Kommunikationskanäle zusammenführen

Händler auf den Plattformen von Ebay oder Amazon stehen der Herausforderung gegenüber, dass die Verwaltung mehrerer Vertriebsplattformen viel Zeit in Anspruch nimmt. Ein System, welches hier eine automatische Verarbeitung und Übersicht etwa unterschiedlicher Preise ermöglicht, verringert Mehrarbeit und Fehler. Das Warenwirtschaftsprogramm hilft hierbei, den Warenbestand für eine schnelle Lieferung sicher zu stellen oder ein Angebot rechtzeitig zu löschen beziehungsweise zu beenden, wenn die Produkte nur in begrenzter Menge vorhanden sind, wie das etwa bei Sonderangeboten oft der Fall ist.

Engpass aufdecken

Mit der richtigen Auswahl aus der Vielfalt der Warenwirtschaftsprogramme vermindert das Unternehmen ebenfalls rechtliche Probleme. Schlanke, optimierte Lieferprozesse laufen Gefahr, ein bestelltes Produkt nicht versenden zu können, wenn die einzelnen Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind. Die Geschwindigkeit der digitalen Handelswelt übersteigt jede Reaktionsfähigkeit eines Mitarbeiters und schafft somit Raum für Rechtsstreitigkeiten, wenn das Warenwirtschaftsprogramm nicht den Erfordernissen nach ausgewählt wurde.

Zum einen kann damit ein möglicher Engpass aufgedeckt und die risikoreichen Schnittstellen identifiziert werden. Ein Engpass wäre beispielsweise ein Sonderangebot, das nur in begrenzter Menge vorhanden ist. Das optimale Warenwirtschaftsprogramm gleicht bei mehreren Handelsplätzen die Bestellmenge mit der lieferbaren Menge zeitnah ab.

Eine offene Struktur für neue Entwicklungen

Industrielle oder mittelständische Produktion, Handel auf unterschiedlichsten Kanälen und vielfältigste Dienstleistungen gewinnen durch die digitale Transformation an Komplexität. Die steigende Mobilität der Kunden erhöht den Aufwand an Verwaltung und Mitarbeiter in den einzelnen Unternehmensbereichen. Allein die Aufgaben des Einkaufes splitten sich in Überwachung der Angebote der Lieferanten, der richtigen Bestellmenge unter Beachtung von saisonalen Schwankungen oder Marketingaktivitäten. Ein zu viel ist genauso ungünstig wie ein zu wenig, da die Kundengeduld und Kundenloyalität wesentlich geringer als vor einigen Jahren ausgeprägt ist.

Die richtige Warenwirtschaftssoftware entscheidet über schlanke Prozesse, Nutzung kurzfristiger Lieferantenvorteile oder auch effiziente Kundenverwaltung mit der Unterscheidung von Interessenten, Neukunden oder Stammkunden. Gleichzeitig sollte die Programmstruktur offen genug sein, neue Entwicklungen zu integrieren. Wo noch vor wenigen Jahren die mobile Bestellung von Waren eher ein Randthema war, rückt sie heute immer mehr in den Mittelpunkt. Welche Anforderungen sich dadurch für die Programme zur Warenverwaltung und Warensteuerung noch ergeben, ist schwer abzuschätzen.

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