Einfache Buchführung

Das Wichtigste zur einfachen Buchführung

Die Pflicht von freiberuflich Tätigen und Kleingewerbetreibenden zur einfachen Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge wird als einfache Buchführung bezeichnet. Sie kann von Unternehmen angewendet werden, die über ihre Ertrags-, Liquiditäts- und Vermögenssituation einen guten Überblick haben. Allerdings ist sie nur für solche Unternehmen erlaubt, die keine Pflicht zur Buchhaltung haben. Das sind in erster Linie kleinere Betriebe mit unaufwändigen, leicht überschaubaren und sehr einfachen Geschäftsprozessen. Außerdem empfiehlt sie sich für Einzel-Unternehmen mit nur einem Angestellten.

Der Gewinn der Unternehmen, Selbstständigen oder Freiberuflern, die ihre Bücher auf diese einfache Art und Weise führen, kann mit der Hilfe einer Einnahme- und Überschussrechnung (EÜR) ermittelt werden. Das ist vor allem eine Hilfe für Existenzgründer, die sich mit einem Kleingewerbe oder als Einzelunternehmer selbstständig gemacht haben und noch keine großer Erfahrung bei der Abrechnung ihrer Geschäftsvorgänge haben.

Einfache Auflistung der Geschäftsvorgänge

Buchhaltungssoftware

Die einfache Buchführung umfasst in einem so genannten Kassenbuch den Wareneingang und natürlich auch den Warenausgang. Zu den Daten, die noch in diesem Kassenbuch festgehalten werden müssen, gehören der Name des Kunden sowie seine Anschrift. Aufgelistet werden müssen außerdem die handelsübliche Bezeichnung der entsprechenden Ware, sowie ihr Preis und ein Beleghinweis. Sämtliche Daten innerhalb der einfachen Buchführung müssen ohnehin mit einem Beleg dokumentiert worden sein. Außerdem werden bei der einfachen Buchführung Konten, so genannte Rubriken, für die gängigen Geschäftsvorgänge eingerichtet. Zu diesen Geschäftsvorgängen gehören Ausgaben beim Kauf von Material, zum Beispiel fürs Büro, Aufwendungen für die Miete, Telefongebühren, Kosten für das Auto und ähnliches. Innerhalb der einzelnen Rubriken werden sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben in ihrer zeitlichen Reihenfolge erfasst. Darüber hinaus werden die Buchungen, also die Ein- und Ausgänge der Kasse und der Konten notiert.

Einfache Buchführung
1/1

Die Pflicht von freiberuflich Tätigen und Kleingewerbetreibenden zur einfachen Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge wird als einfache Buchführung bezeichnet.

Im Kassenbuch werden keine Angaben zum Betriebsvermögen erfasst. Unter den Begriff des Betriebsvermögens fallen neben Maschinen und Material auch Bankguthaben und bestehende Forderungen sowie Darlehen, Verbindlichkeiten und Schulden des Unternehmens. Dieses vollständige Betriebsvermögen kann nur im Rahmen einer Inventur genau erfasst werden. Nicht berücksichtigt werden darüber hinaus die Kosten, die bei der Anschaffung teurer und jahrelang genutzter und abschreibungsfähiger Anlagegüter, wie etwa Firmenwagen, anfallen. Steuerrechtlich werden diese Wirtschaftsgüter als Betriebsausgabe immer nur mit dem jeweiligen Abschreibungsvolumen geführt. Dafür ist es nötig, eine besondere Übersicht zu erstellen. Wer die einfache Buchführung nutzt, sollte aus diesen Gründen einen Steuerberater beauftragen, einen Überblick über Vermögen, Schulden und Abschreibungen zu behalten.

Die Einnahme- Überschussrechnung (EÜR)

Obwohl die gesetzlichen Auflagen beim Führen der Bücher für Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler sehr einfach sind, müssen sich Unternehmer in kleinen Betrieben und Selbstständige dennoch an bestimme Regeln halten. So müssen alle Geschäfte von Kleinunternehmern immer auf solche Art und Weise dokumentiert werden, dass daraus zu jeder Zeit Rückschlüsse auf Umfang und Art der Geschäfts und der allgemeinen Lage bei Ertrag und Vermögen möglich sind. Zu diesem Zweck muss die Korrespondenz mit den Kunden aufbewahrt werden. Auch für Belege und für Rechnungen besteht Pflicht zur Aufbewahrung. Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht gilt in der Regel zehn Jahre lang. Die Möglichkeit, eine EÜR abzugeben, ist für Kleinunternehmer immer dann möglich, wenn sie im Jahr einen Gewinn erwirtschaftet haben, der unter 50.000 Euro liegt.

Erst wenn bei einem Gewerbebetrieb ein Gewinn über 50.000 Euro im Jahr liegt oder der Umsatz mehr als 500.000 Euro beträgt, fordert das zuständige Finanzamt den Unternehmer zur Umstellung seiner Buchhaltung auf. Unabhängig von ihrem Umsatz können Freiberufler dagegen immer eine EÜR machen. Eine Buchführung und Jahresabrechnung per EÜR sind im Prinzip ganz einfach. Denn es ist dabei ausreichend, die Einnahmen des Gewerbebetriebs und seine Ausgaben einander gegenüberzustellen. Daraus wird der steuerpflichtige Gewinn erklärt oder aber der Verlust errechnet. Diese Rechnungen müssen bei den Finanzbehörden vorgelegt werden. Nicht angezeigt werden müssen Änderungen beim Vermögen. Allerdings müssen sämtliche Daten auch mit den Konten übereinstimmen.

Tipps für Unternehmer mit einfacher Buchführung

Wenn Sie Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler, die einfache Buchführung nutzen, sollten Sie folgende Tipps beachten. Besorgen Sie sich ein bereits vorgedrucktes Kassenbuch. Da es vergleichsweise wenige Angebote von Software für die einfache Buchführung gibt, können Sie auch kostenlos auf Freeware zurückgreifen oder sich ein Excelprogramm schreiben lassen. Sammeln Sie kontinuierlich die Rechnungsbelege. Ratsam sind Ordner für Kunden-Rechnungen. Hier können Sie auch Rechnungen kennzeichnen, die noch nicht bezahlt sind. Einnahmen und Ausgaben sollten vollständig erfasst und sofort dem richtigen Konto zugeordnet werden. Für die monatliche oder quartalsmäßige Voranmeldung der Umsatzsteuer sollten sowohl Einnahmen als auch Ausgaben für bestimmte Zeiträume rechtzeitig erfasst werden. Nicht zuletzt helfen durchnummerierte Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben so zu erfassen, dass sie nachprüfbar sind.

Mehr zum Thema