Das Warenwirtschaftsystem (WWS) bildet im Geschäftsprozess eines Unternehmens alle Warenströme ab. Es ist ein Modell, das von der EDV unterstützt wird. In der heutigen Zeit kommen viele Unternehmen ab einer bestimmten Größe ohne ein solches Warenwirtschaftsystem gar nicht mehr aus. Im Gegenteil: Ein gut funktionierendes System für die Warenwirtschaft leistet einen ernormen Beitrag beim Erfolg. In einem Unternehmen bringt ein Warenwirtschaftsystem Mehrwert, wenn es dessen Bedürfnisse erfüllt und optimal eingestellt ist.
So funktioniert das System
Ein Warenwirtschaftsystem basiert auf einer Datenbank. Diese verwaltet Daten, und zwar getrennt nach Stammdaten und nach Bewegungsdaten. Als Stammdaten gelten alle Objekte wie Kundendaten, Daten über Waren, Produkte oder Dienstleistungen, darauf basierende Stücklisten oder Lieferantendaten. Diese Stammdaten sind in verschiedenen Datensätzen zusammengefasst. Bewegungsdaten dagegen sind alle Daten, mit denen die bei der Bearbeitung von Aufträgen anfallenden Informationen vermittelt werden. In erster Linie sind das Daten zum Waren- und Geldverkehr. Auch sie sind in Datensätzen zusammengefasst.
Im Zusammenhang mit einem System zur Warenwirtschaft wird sehr oft auch von einem Enterprise-Resource-Planning (ERP) gesprochen. Beides sind jedoch unterschiedliche Systeme, die sich allerdings sehr nahe kommen und zum Teil auch ineinander übergehen können. Ein ERP dient innerhalb eines Unternehmen dazu, Prozesse zu planen und zu steuern und sie somit im unternehmerischen Sinn auszurichten. Als Ressourcen gelten die Mitarbeiter, das Material, Betriebsmittel und Kapital sowie die Kommunikationstechnik. Das ERP umfasst all diese Ressourcen, koordiniert sie und unterstützt sie mit einem gut funktionierenden Controlling.
Wichtige Bereiche für ein Warenwirtschaftsystem
Ein System für die Warenwirtschaft erstellt im Verkauf das Angebot erstellt. Es erstellt Lieferschein und die Rechnung. Als erweiterte Funktion kann es außerdem den Auftrag bestätigen, einen Beleg für die Ausgabe fertigen und diesen an das Lager übermitteln. Möglich ist auch die Kundenverfolgung. Außerdem verwaltet das System mit dem Customer-Relationship-Management die Informationen für die Kundenpflege. Alles, was im Verkauf durch das System verwaltet wird, ist somit darauf ausgerichtet, Kaufverträge schließen. Am Ende des Verkaufsprozesses steht die Fakturierung, also die Weitergabe des Rechnungsausgangsbuchs an die Buchhaltung. Den Zahlungsverkehr überwacht die Debitorenbuchhaltung. Rechnungs- und Zahlungsverkehr zu überwachen fällt in den Bereich der Kreditorenbuchhaltung.
Der Einkauf benötigt Vorschläge für die Bestellung. Auch hier unterstützt das Warenwirtschaftsprogramm. Es automatisiert die Bestellung und nutzt dabei Daten, die es aus dem Verkauf und der Lagerhaltung generiert. Deshalb kann ein solches System auch Bestellungen auslösen und durch ein Modul zur Lagerverwaltung den Bestand an Waren überwachen. In diesem Sinn gehört auch eine moderne Software zur Verwaltung des Lagers in das System. Daten aus dem Verkauf werden damit automatisch in die Lagerverwaltung übernommen, zum Beispiel Auftragsbestätigungen und die Lieferscheine. Gleichzeitig übernommen werden Daten aus dem Einkauf, wie etwa Bestellung oder Wareneingang. Das System synchronisiert die Daten und Unterstützt so nicht zuletzt auch Inventur.
Verschiedene Systeme
In ihrem Funktions- und Leistungsumfang unterscheiden sich die Systeme zur Warenwirtschaft ganz erheblich. Welches System für welches Unternehmen das Richtige ist, hängt von der Brache ab. Auch der Geschäftsbereich und die Anzahl der Nutzer spielen eine Rolle, genau wie der gewünschte Umfang der Funktionen und nicht zuletzt des Budgets. Bei der Auswahl reicht die Spanne von sehr kostengünstig bis sehr hoch, bei der Funktion dagegen reicht das Spektrum von verhältnismäßig eingeschränkt bis ausgesprochen umfangreich. Vereinfacht gesprochen bieten einfache Systeme Standardlösungen während umfangreichere Versionen Anpassungen und Optimierungen beinhalten.
Warenwirtschaftsysteme gibt es als offene, geschlossene und integrierte Versionen. Für welche sich kleine und mittlere Firmen entscheiden, hängt wiederum vom gewünschten Nutzen ab. Ein geschlossenes System besteht aus sämtlichen zentralen Bestandteilen. Es bietet ein Wareneingangs- sowie ein Ausgangsmodul, es umfasst Disposition und Bestellung, verwaltet Dispositionshilfen und Bestellvorschläge, beinhaltet ein Bestellschreibungs- und Überwachungsmodul und Module für Informationen für Marketing und Management. Offenen Systemen fehlen verschiedene Module aus dieser Aufzählung. Bei integrierten Systemen sind dagegen alle Module vorhanden, hinzu kommen Verbindungen nach außen, etwa zu Kreditinstituten oder Lieferanten.
Vorteile für kleinere und mittlere Unternehmen
Auch für kleine und mittlere Unternehmen bieten Systeme für die Warenwirtschaft eine Reihe von Vorteilen. Sie gewährleisten den Überblick über alle wichtigen Kennzahlen. Sie ersparen bei der Erstellung von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen eine ganze Menge Zeit. Und die Datenpflege im System ist ausgesprochen einfach. Nicht vergessen werden darf, dass Warenwirtschaftsprogramme kleinen und mittleren Betrieben auch die finanzielle Existenz sichern können. Gute Systeme gewährleisten nämlich eine automatisierte Überwachung beim Zahlungseingang. Ist die Frist für die Zahlung überschritten, erstellt das System auf Knopfdruck ein bereits vorformuliertes Mahnschreiben. Damit erleichtert das Programm auch das Forderungsmanagement.