Bei Aufträgen an Freelancer müssen Vertrag und tatsächliche Zusammenarbeit zusammenpassen. Scheinselbstständigkeit bezeichnet umgangssprachlich eine als selbstständig vereinbarte Tätigkeit, die tatsächlich Merkmale einer Beschäftigung aufweist.
Für die Frage, ob eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt, zählen vor allem die Weisungen des Auftraggebers und die Einbindung der Arbeit in seinen Betrieb. Maßgeblich ist das Gesamtbild der Zusammenarbeit. Weder ein einzelnes Warnzeichen noch die Vertragsbezeichnung entscheidet allein.
Warnzeichen für Scheinselbstständigkeit
Besonders genau hinschauen sollten beide Seiten, wenn der Auftraggeber im Alltag viel über Zeit, Ort und Ablauf der Arbeit bestimmt. Die Deutsche Rentenversicherung nennt unter anderem folgende mögliche Hinweise:
- feste Arbeitszeiten oder regelmäßige Anwesenheit an einem bestimmten Arbeitsort
- detaillierte Vorgaben zum Vorgehen, nicht nur zum gewünschten Ergebnis
- enge Kontrolle und ausführliche, regelmäßige Berichte
- dauerhafte Einbindung in interne Abläufe wie bei angestellten Beschäftigten
- vorgeschriebene Arbeitsmittel oder Software, die zugleich der Kontrolle dienen
Diese Hinweise sind keine Punkteliste. Eine Sicherheitsvorgabe, ein Kundentermin oder eine notwendige Abstimmung macht einen Auftrag für sich genommen nicht zur Beschäftigung. Wie stark ein Hinweis zählt, hängt davon ab, wie sehr er den Arbeitsalltag des Freelancers bestimmt und welche weiteren Umstände hinzukommen.
Auch der unternehmerische Spielraum gehört zur Prüfung. Dafür spricht etwa, wenn der Freelancer Preise und Zahlungsbedingungen mitgestaltet oder eigene Kunden gewinnt. Auch eigene Betriebsmittel und das Einstehen für bestimmte Kosten und Schäden sprechen dafür. Eine Abrechnung nach Leistung oder Ergebnis kann ebenfalls dazugehören. Mehrere Kunden oder ein eigener Laptop beweisen jedoch nicht automatisch, dass die konkrete Tätigkeit selbstständig ausgeübt wird.
Vertrag und Alltag abgleichen
Beschreiben Sie vor Beginn möglichst genau, welche Leistung erbracht werden soll. Bei einem klar umrissenen Projekt mit vereinbartem Ergebnis lässt sich leichter erkennen, ob der Freelancer ein einzelnes Vorhaben bearbeitet oder dauerhaft eine interne Rolle ausfüllt. Die Formulierung im Vertrag entscheidet den Status allerdings nicht, wenn die tägliche Praxis anders aussieht.
Klären Sie gemeinsam, wer Arbeitszeit, Arbeitsort, Reihenfolge und Ausführung festlegt. Halten Sie fest, welche Vorgaben zum Beispiel wegen Datenschutz, Sicherheit oder Kundenterminen nötig sind. Legen Sie auch fest, worüber der Freelancer selbst entscheidet. So wird sichtbar, ob der Auftraggeber ein Ergebnis bestellt oder die laufende Arbeit wie bei eigenem Personal steuert.
Im Verlauf des Auftrags sollten beide Seiten prüfen, ob sich die Zusammenarbeit verändert. Ein zunächst abgegrenztes Projekt kann sich zu einer fortlaufenden Tätigkeit entwickeln, bei der der Freelancer feste Aufgaben im Betrieb übernimmt und sich nach internen Weisungen richtet. Vergleichen Sie bei Änderungen die tatsächlichen Abläufe erneut mit Vertrag und Tätigkeitsbeschreibung. Mündliche Absprachen und gelebte Praxis gehören ebenfalls zu diesem Bild.
Ein Auftraggeber kann Rentenversicherungspflicht auslösen
Ein einzelner Auftraggeber bedeutet nicht automatisch Scheinselbstständigkeit. Daneben gibt es jedoch eine eigene Regel zur Rentenversicherung: Selbstständige, die im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind, können rentenversicherungspflichtig sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehört unter anderem, dass sie im Zusammenhang mit ihrer selbstständigen Tätigkeit regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen.
Dabei geht es um zwei verschiedene Fragen: ob eine abhängige Beschäftigung vorliegt und ob der Freelancer als Selbstständiger rentenversicherungspflichtig ist. Freelancer sollten deshalb beides prüfen: den Status ihrer konkreten Tätigkeit und eine mögliche Rentenversicherungspflicht als Selbstständige mit im Wesentlichen nur einem Auftraggeber.
Selbstcheck und Statusfeststellung
Die Deutsche Rentenversicherung bietet einen anonymen Selbstcheck als erste Orientierung an. Das Ergebnis ist unverbindlich und ersetzt keine rechtsverbindliche Entscheidung. Für bestimmte GmbH-Konstellationen, darunter Gesellschafter-Geschäftsführer, ist der Selbstcheck nicht geeignet.
Wenn beide Seiten eine verbindliche Klärung brauchen, können Auftraggeber oder Auftragnehmer bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund ein Verfahren zur Klärung des sozialversicherungsrechtlichen Status beantragen. Dieses Verfahren heißt Statusfeststellungsverfahren. Die andere Vertragspartei wird beteiligt. Die DRV prüft dabei sowohl die Vereinbarungen als auch deren tatsächliche Umsetzung. Legen Sie deshalb neben dem Vertrag auch eine Tätigkeitsbeschreibung und Erläuterungen zu mündlichen Absprachen und Arbeitsabläufen bereit.
Die DRV kann den Status auch vor Tätigkeitsbeginn beurteilen. Dafür muss ein schriftlicher Vertrag vorliegen und die geplante Durchführung bereits feststehen. Auch ein beendetes Vertragsverhältnis lässt sich prüfen. Das Verfahren ist kostenfrei. Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Tätigkeitsbeginn gestellt, kann sich unter engen gesetzlichen Voraussetzungen ändern, ab wann Beiträge zu zahlen sind. Diese Frist ist keine allgemeine Schonfrist: Bestimmte Bedingungen, darunter eine Zustimmung der beschäftigten Person und eine ausreichende Absicherung für den Zwischenzeitraum, müssen erfüllt sein.
Welche Folgen eine falsche Einstufung hat
Stellt sich nachträglich heraus, dass eine Beschäftigung vorlag, muss der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag zahlen. Das kann auch den Anteil umfassen, den Beschäftigte grundsätzlich selbst tragen. Wie viel der Arbeitgeber nachzahlen muss, hängt unter anderem vom Sachverhalt und den geltenden Regeln ab.
Beitragsansprüche verjähren grundsätzlich vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig wurden. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen beträgt die Frist 30 Jahre. Während einer Arbeitgeberprüfung kann die Verjährung gehemmt sein. Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber spätestens alle vier Jahre und kann dabei auch die sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Tätigkeiten prüfen.
Das Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen kann strafbar sein. Eine spätere abweichende Statusbewertung beweist für sich allein jedoch keine Straftat; dafür müssen die Voraussetzungen des jeweiligen Straftatbestands vorliegen. Steuerliche Folgen und arbeitsrechtliche Ansprüche bilden eigene Prüfbereiche. Eine Entscheidung über den sozialversicherungsrechtlichen Status klärt diese Fragen nicht automatisch.