Wenn du dich selbstständig machst, hängt die steuerliche Einstufung davon ab, welche Leistungen du tatsächlich anbietest und wie du sie ausführst. Berufsbezeichnungen wie „Berater“, „Designer“ oder „Informatiker“ entscheiden nicht allein.
Von der Einstufung hängt vor allem ab, ob du ein Gewerbe anmelden musst und Gewerbesteuer zahlen musst. Bei gemischten Angeboten, etwa Beratung und zusätzlichem Warenverkauf, prüft das Finanzamt, ob sich die Tätigkeiten klar trennen lassen. Eine erste Einschätzung ist nicht verbindlich; bei einer späteren Prüfung kann die Behörde anders entscheiden.
Welche Tätigkeiten als freiberuflich gelten
Das Einkommensteuergesetz nennt unter anderem wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Arbeit als freiberufliche Tätigkeiten. Es nennt auch bestimmte Berufe, darunter Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Journalisten sowie Dolmetscher und Übersetzer. Daneben erkennt das Gesetz ähnliche Berufe an.
Ein Beruf gilt als ähnlich, wenn sowohl die ausgeübte Tätigkeit als auch die nötigen Kenntnisse mit denen eines im Gesetz genannten Berufs vergleichbar sind. Wer sich zum Beispiel „Informatiker“ oder „Coach“ nennt, erfüllt deshalb nicht automatisch die Voraussetzungen. Bei freien Berufen zählt zudem die persönliche fachliche Verantwortung. Die freiberuflich tätige Person muss die Arbeit fachlich leiten und selbst dafür verantwortlich sein. Beschäftigte mit passender Ausbildung dürfen sie dabei unterstützen.
Wann eine Tätigkeit gewerblich ist
Steuerlich liegt grundsätzlich ein Gewerbebetrieb vor, wenn jemand selbstständig und nachhaltig mit dem Ziel arbeitet, Gewinn zu erzielen, und am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt. Das gilt, wenn die Tätigkeit weder zur Land- und Forstwirtschaft noch zu einem freien Beruf oder einer anderen gesetzlich geregelten selbstständigen Arbeit gehört.
Daraus folgt keine einfache Regel wie „Dienstleistung gleich freiberuflich“ oder „Verkauf gleich Gewerbe“. Auch eine spezialisierte Beratung kann gewerblich sein. Unterricht zählt unter bestimmten Voraussetzungen zu den freiberuflichen Tätigkeiten. Entscheidend bleibt, was die selbstständige Person tatsächlich tut.
Auch die gewählte Rechtsform ist wichtig. Eine Kapitalgesellschaft wie eine UG wird steuerlich grundsätzlich als Gewerbebetrieb behandelt. Die Abgrenzung nach der konkreten beruflichen Tätigkeit betrifft vor allem natürliche Personen und Personengesellschaften.
Worauf das Finanzamt schaut
Das Finanzamt schaut nicht nur auf den Berufsnamen, sondern darauf, was du insgesamt tust. Es prüft zunächst, welche Leistungen Kundinnen und Kunden tatsächlich erhalten. Eine Beschreibung wie „IT-Beratung“ ist dafür zu allgemein. Genauer ist zum Beispiel, ob die Person selbst Software entwickelt, vorhandene Programme betreut oder Geräte und Lizenzen vermittelt.
Bei ähnlichen Berufen prüft das Finanzamt auch, ob die fachliche Qualifikation vergleichbar ist. Der Bundesfinanzhof entschied 2016 über einen Autodidakten im IT-Bereich, dass einzelne Softwareentwicklungsaufgaben nicht ausreichten, um vergleichbare Kenntnisse wie bei einem Diplom-Informatiker nachzuweisen. Dabei zählen sowohl Umfang und Tiefe des Fachwissens als auch die konkrete Tätigkeit.
Bei künstlerischen und gestalterischen Leistungen zählt, wie viel eigene schöpferische Arbeit darin steckt. Wichtig ist auch, wie viel eigenen Spielraum die Person bei der Gestaltung hat. Ein detailliertes Kundenbriefing schließt eine freiberufliche Einstufung nicht automatisch aus, begrenzt aber möglicherweise den eigenen Anteil. Die Behörde betrachtet die konkrete Arbeit und nicht allein das Etikett „Design“.
Typische Grenzfälle im Alltag
IT-Leistungen: Eigenständige Softwareentwicklung oder die Gestaltung von Algorithmen kann freiberuflich sein, wenn Tätigkeit und Qualifikation zu einem freien oder ähnlichen Beruf passen. Routine-Support, der Verkauf von Geräten oder die Vermittlung von IT-Produkten spricht eher für eine gewerbliche Tätigkeit. Diese Beispiele sind Orientierung, keine pauschalen Regeln für jede IT-Leistung.
Beratung: Die Bezeichnung „Beratung“ reicht für die steuerliche Einordnung nicht aus. Eine Kurberaterin wurde nicht allein wegen ihrer Kenntnisse in einem Teilgebiet des Sozialrechts einer Rechtsanwältin gleichgestellt. Auch journalistische Berufserfahrung machte eine Beratung von Rundfunksendern nicht automatisch zu einer journalistischen oder ähnlichen freiberuflichen Tätigkeit. Gründer sollten deshalb konkret benennen, welche Leistung sie erbringen und auf welchem Fachwissen sie beruht.
Unterricht und Coaching: Unterrichtende Tätigkeiten nennt das Gesetz ausdrücklich als mögliche freiberufliche Tätigkeit. Daraus folgt aber nicht, dass jedes Coaching, Training oder Kursangebot automatisch darunterfällt. Entscheidend ist, was der Unterricht umfasst und wie er abläuft. Ein strukturierter Fachunterricht ist anders zu beurteilen als allgemeine Unterstützung, Vermittlung oder der Verkauf eines ergänzenden Angebots. Die Praxis unterscheidet sich je nach Ort. Bei offenen Fragen lohnt sich eine konkrete Anfrage beim Finanzamt oder Gewerbeamt.
Design und Verkauf: Eine selbstständige Gestalterin kann freiberuflich arbeiten, wenn ihre eigene schöpferische Leistung den Auftrag prägt. Sie kann daneben gewerblich tätig sein, etwa wenn sie Druckaufträge im eigenen Namen vergibt und die fertigen Produkte verkauft. Auch der Vertrieb eigener Werke über einen eigenen Verlag oder Onlineshop kann eine gesonderte gewerbliche Tätigkeit darstellen. Der Verkauf über einen externen Verlag oder eine Galerie ist anders zu betrachten.
Wenn freiberufliche und gewerbliche Arbeit zusammentreffen
Eine Person kann freiberufliche und gewerbliche Leistungen nebeneinander anbieten. Eine Architektin kann zum Beispiel freiberuflich planen und zusätzlich gewerblich Immobilien vermitteln. Ein Grafiker kann Gestaltungshonorare erhalten und zugleich Druckprodukte auf eigene Rechnung verkaufen.
Das Finanzamt behandelt die Tätigkeiten nur dann getrennt, wenn sich klar erkennen lässt, welche Leistung zu welcher Tätigkeit gehört. Getrennte Angebote und Rechnungen oder klar ausgewiesene Rechnungspositionen helfen dabei. Auch die Buchführung sollte zeigen, welche Einnahmen und Ausgaben zu welcher Tätigkeit gehören. Es reicht nicht, die Tätigkeiten nur auf dem Papier aufzuteilen, wenn sie in Wirklichkeit ein untrennbares Angebot bilden. Dann beurteilt das Finanzamt das Gesamtbild und berücksichtigt, welcher Teil die Leistung prägt.
Für Personengesellschaften wie eine GbR gibt es zusätzlich die sogenannte Abfärbung: Gewerbliche Einkünfte können unter bestimmten Voraussetzungen dazu führen, dass auch die übrigen Einkünfte der Gesellschaft als gewerblich gelten. Der Bundesfinanzhof behandelte 2015 eine Bagatellgrenze für eine Webdesign-GbR. Die Entscheidung betraf nur diesen konkreten Zusammenhang und begründet keine allgemeine Freigrenze für einzelne Freiberufler oder eine allgemeine Grenze, ab der ein Gewerbe entsteht.
Was Gründer vor dem Start tun sollten
Schreibe das Angebot so auf, dass eine fremde Person die einzelnen Leistungen erkennen kann. Halte für jede Leistung fest, was du ausführst, welche Qualifikation du dafür nutzt und ob du Waren verkaufst, Aufträge vermittelst oder weitere Leistungen anderer Anbieter einkaufst. Bei ähnlichen Berufen können Ausbildungsnachweise, Arbeitsproben und Projektbeschreibungen helfen, die Tätigkeit und das Fachwissen einzuordnen.
Wenn freiberufliche und gewerbliche Leistungen nebeneinanderstehen, lege früh fest, wie du sie in Angeboten, Rechnungen und deiner Buchführung trennst. Bei einer Personengesellschaft solltest du zusätzlich die Abfärbungsregel prüfen lassen. Eine Steuerberatung oder eine Gründungsberatung beim Institut für Freie Berufe kann offene Fragen klären. Wer eine verbindliche steuerliche Einschätzung für einen genau beschriebenen Sachverhalt braucht, kann beim Finanzamt eine kostenpflichtige verbindliche Auskunft beantragen.
Sobald du ein stehendes Gewerbe aufnimmst, musst du es grundsätzlich bei der zuständigen Gewerbebehörde anzeigen. Unabhängig davon musst du dem Finanzamt den Beginn deiner selbstständigen Tätigkeit mitteilen und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich elektronisch übermitteln. Du musst den Fragebogen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Tätigkeit elektronisch übermitteln. Berufliche Zulassungen und besondere Erlaubnisse musst du separat prüfen.
Welche Steuerfolgen die Einstufung hat
Freiberufliche Einkünfte unterliegen grundsätzlich nicht der Gewerbesteuer. Für gewerbliche Tätigkeiten kann Gewerbesteuer anfallen. Für natürliche Personen und Personengesellschaften gilt beim Gewerbeertrag ein Freibetrag. Der Gewerbeertrag ist eine Größe für die Steuerberechnung. Er entspricht nicht dem Umsatz. Der Freibetrag entscheidet auch nicht darüber, ob eine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist.
Beide Gruppen müssen ihre steuerlichen Pflichten erfüllen. Die Einordnung als Freiberufler befreit also nicht von der steuerlichen Erfassung. Auch eine zunächst akzeptierte Einstufung ist nicht endgültig: Das Finanzamt kann die Tätigkeit später erneut prüfen. Wer Leistungen verändert oder neue Angebote ergänzt, sollte deshalb auch die steuerliche Einordnung überprüfen.