Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaft (WaWi) für kleine und mittlere Unternehmen

Das Warenwirtschaftssystem gewährleistet den Unternehmenserfolg, da es die kostenintensive Lagerverwaltung effizient bewerkstelligt. Intelligente Verknüpfungen sichern neben einer Weiterleitung der Informationen zur Rechnungsstellung und Buchhaltung auch die scannergestützte Kommissionierung, mit der alle Artikel automatisch im System erfasst und die so erlangten Informationen direkt weiter verarbeitet werden können. Handelsunternehmen können schnell auswerten, wie gut sich welche Artikel verkaufen und so eine Sortimentsoptimierung durchführen. In Abhängigkeit von der Art und Größe des Handelsunternehmens sollte das Warenwirtschaftssystem aber genau auf den Bedarf zugeschnitten werden, damit die jeweiligen Prozesse optimal unterstützt werden können.

Warenwirtschaftssysteme

Die zentrale WaWi stellt alle warenorientierten dispositiven, abrechnungsbezogenen und logistischen Aufgaben des Handelsunternehmens auf der Basis der wert- und mengenmäßigen Bewegungsdaten der Waren dar. Damit spielt es eine entscheidende Rolle bei der Beschaffung von Informationen und dem Austausch von Daten, ähnlich wie dies bei Produktionsplanungs- und -steuerungssystemen in der Industrie der Fall ist. Je qualitativ hochwertiger also ein Warenwirtschaftssystem ist und je intensiver es vor allen Dingen auch genutzt wird, desto größer kann der Erfolg des Handelsbetriebs sein.

Warenwirtschaftsstysteme
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Abhängig von Art und Größe des Unternehmens sollte das Warenwirtschaftssystem genau auf den Bedarf zugeschnitten sein.

WaWi als wichtige Unterstützung

Die sofort verfügbaren Auswertungen und Informationen beeinflussen direkt die Organisation des Unternehmens und führen zu mehr Effizienz in allen Bereichen:

  • Einkauf: Hier werden die Entscheidungen für die Beschaffung getroffen, Lieferanten geprüft und ausgewählt sowie Rahmenvereinbarungen geschlossen.
  • Disposition: Die Disposition befasst sich mit der Platzierung von Bestellungen in zeitlicher und mengenmäßiger Hinsicht.
  • Wareneingang: Als Gegenstück zur Disposition befasst sich der Wareneingang mit der Planung und Durchführung der Wareannahme inklusive physische Eingangserfassung, -lagerung und Lieferscheinkontrolle. In großen Unternehmen gehört in diesen Bereich auch die Rampenbelegungsplanung.
  • Rechnungsprüfung: Der wichtigen Rechnungsprüfung obliegt das Abgleichen von Bestellungen, Lieferscheinen und Wareneingang mengenmäßig und die Kontrolle des Preis- und Konditionsgefüges wertmäßig.
  • Marketing: Gegenstand operativer Marketingmaßnahmen sind die Produkt-, Sortiments- und Preisplanung auf der einen Seite und die Absatzwerbung sowie Konditionspolitik auf der anderen Seite.
  • Verkauf: Der Verkauf umfasst die Erstellung von Angeboten und Ordersätzen sowie die Auftrags- und Reklamationsbearbeitung und korrespondiert mit dem Aufgabenbereich Wareneingang.
  • Warenausgang: Hierzu gehören die Kommissionierungen der verkauften Waren ebenso wie die Planung der Touren oder die Versandabwicklung, aber auch die Retourenbearbeitung.
  • Fakturierung: Wie bei der Rechnungsprüfung müssen Ausgangsbelege, wie zum Beispiel Abnehmerlieferschein, Rechnung oder auch nachträgliche Vergütungen, mengenmäßig erstellt werden.
  • Lager: Abhängig von der Art des Handelsunternehmens stellt ein Lager die Überbrückung zwischen Beschaffung und Absatz dar, die sowohl in Zentral- als auch in Filiallagern organisiert sein kann. Bei Aktionsgeschäften findet kaum eine Lagerung statt, ebenso funktionieren viele Online-Shops nur als Zwischenhändler ohne eigene Lagerhaltung.

Wann lohnt sich eine Warenwirtschaftssoftware?

Im Prinzip benötigt jedes Unternehmen, das sich mit dem Ankauf von Waren oder Teilen und dem Weiterverkauf von Produkten befasst, ein Warenwirtschaftssystem. Unabhängig von der Größenordnung des Handelsunternehmens können so wichtige gesetzliche Auflagen leichter erfüllt werden, indem zum Beispiel Lagerbestände für die Inventur zusammengefasst werden, Bestellungen direkt online ausgeführt und aus Aufträgen per Knopfdruck gesetzeskonform gestaltete Rechnungen werden. Die Kundendaten werden gepflegt und können wiederum für Marketing-Maßnahmen aufbereitet werden. Die direkte Anbindung an eine Buchhaltung sowie das Finanzwesen erleichtert die Verarbeitung aller Daten aus den Warenbewegungen und somit das Management des Unternehmens.

Selbstständige

Einen großen Stellenwert nimmt ein Warenwirtschaftssystem bei den zahlen- und umsatzmäßig wachsenden Online-Shops ein. Mit auf diesen speziellen Bedarf zugeschnittenen Lösungen reagieren die Software-Anbieter auf den boomenden E-Commerce, der auf eine schnelle Verarbeitung eingehender Bestellungen in ausgehende Aufträge an Lieferanten angewiesen ist, da oft keine oder nur eine geringe Lagerkapazität vorhanden ist. Da der Eingang des Rechnungsbetrages für die Bestellungen bei vielen Online-Händlern die Voraussetzung für den Versand der bestellten Waren ist, muss die direkte Verbindung zur Finanzbuchhaltung gegeben sein. Nur mit einer effizienten WaWi für den E-Commerce lässt sich das oftmals hohe Bestellaufkommen überhaupt logistisch verarbeiten. Die sofort ausgedruckten Versandpapiere oder eine direkte Schnittstelle zu Logistik-Dienstleistern gewährleisten den reibungslosen Ablauf.

Kleine Unternehmen

Einzelhandelsunternehmen aller Art können eine WaWi effektiv einsetzen, um ihre Lagerbestände detailliert auch nach Artikeln zu verwalten, Lieferantendaten und das Bestellwesen zu organisieren und die Daten an die Buchhaltung direkt weiterzugeben. Abhängig von der Art des Handelsunternehmens können spezielle Anforderungen sinnvoll sein, wie zum Beispiel die Chargen- und Seriennummernverwaltung. So lässt sich zurückverfolgen, welcher verkaufte Artikel wann von wem geliefert wurde. Insbesondere im technischen Handel ist die Stücklistenverwaltung sehr wichtig, da ein Stücklistenartikel jeweils aus verschiedenen Teilen besteht, die auf Vollständigkeit geprüft werden müssen. Es ist durchaus realistisch, dass diese Stücklisten sehr tief verschachtelt werden müssen, also muss das WaWi-System dies auch unterstützen, um die Effizienz in den Abläufen zu gewährleisten.

Mittelständische bis große Unternehmen

Für mittelständische und große Handelsunternehmen ist eine hochwertige Warenwirtschaft, die auch mehrere Lager verwalten kann, unerlässlich. Das Zusammenspiel zwischen Einkauf inklusive Lieferantenverwaltung und Bestellwesen, Verkaufsfunktionen, wie zum Beispiel Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung, sowie einer detaillierten Lager- und Artikelverwaltung ist ausschlaggebend für den Erfolg großer Handelsunternehmen. Eine qualifizierte WaWi ermöglicht dabei zum einen die effektive Verarbeitung aller Warendaten, die direkt in die Auftragsbearbeitung und Rechnungslegung einfließen und somit die notwendigen Buchungen in der Finanzbuchhaltung auslösen. Auf der anderen Seite kann auf der Grundlage einer effizienten Offene-Posten-Verwaltung ein qualifiziertes Mahnwesen aufgebaut werden, um die Forderungsausfälle für das Unternehmen zu minimieren. Vielseitige Auswertungsmöglichkeiten, die dem Management jederzeit zur Verfügung stehen, bringen wichtige Erkenntnisse, um Geschäftsabläufe optimieren, Kundenbeziehungen bewerten oder das Sortiment bereinigen zu können. Intelligente Schnittstellen wiederum ermöglichen den direkten Transfer von Umsatzsteuervoranmeldungen oder betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Ohne ein komplexes Warenwirtschaftssystem könnten die großen Online-Händler ihre Abläufe nicht so effizient gestalten, wie dies in der Praxis zu erleben ist.

Funktionsumfang

Abhängig von der Größe des Handelsunternehmens, den speziellen Artikeln und der eventuell notwendigen Ausrichtung auf den E-Commerce gestaltet sich auch der Funktionsumfang der verschiedenen Warenwirtschaftssysteme unterschiedlich. Oft sind Module so zusammenstellbar, dass eine optimale Lösung für den konkreten Bedarf erreicht werden kann.

Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Artikeln

Der wichtigste Bestand eines Handelsunternehmens besteht aus den Kundendaten, die dementsprechend gepflegt werden sollten. Die meisten Systeme zur WaWi beinhalten umfangreiche Möglichkeiten, alle verfügbaren Informationen zu den Kunden zu speichern und jederzeit griffbereit zu haben. So können alle bereits erledigten Käufe, Rechnungen und die Historie zu den Vorgängen abgelegt werden. Die Händler haben so die Möglichkeit, bereits bestellte und gelieferte Artikel einzusehen, das Zahlungsverhalten zu überprüfen und für weitere Bestellungen vorzumerken. Aber auch gezielte Marketingmaßnahmen können auf diesen Informationen aufgebaut werden. Die Verwaltung der Lieferantendaten hingegen erleichtert das Bestellwesen, wenn jedem Lieferanten die bezogenen Artikel nach Art, Preis und Umfang zugeordnet werden. Fällt der Lagerbestand eines bestimmten Artikels unter eine Sperrmenge, kann sofort eine Bestellung generiert und per Fax oder Mail verschickt werden. Die ständige Abrufbarkeit der Lagerbestände nach einzelnen Artikeln ermöglicht eine schlanke Lagerhaltung, da diese ja in jedem Fall mit Kosten verbunden ist, und einen reibungslosen Geschäftsablauf.

Fakturierung / Rechnungsstellung

Wurde ein Auftrag ausgelöst, werden die einmal eingegebenen Kundendaten und die gelieferte Menge inklusive der Preise an die Fakturierung weitergegeben. Diese erstellt die notwendigen Aufkleber mit Barcodes und damit die Grundlage für einen schnellen Versand. In größeren Unternehmen ist eine Schnittstelle zu Logistikunternehmen sinnvoll, mit deren Hilfe sofort die notwendige Transportkapazität organisiert werden kann. Die gesamten Informationen können zur Rechnungsstellung übernommen werden, die auf dieser Grundlage automatisch und gesetzeskonform erfolgt.

Schnittstellen

Je nach Handelsunternehmen können verschiedene Schnittstellen im Warenwirtschaftssystem benötigt werden. Zum einen können so Daten aus anderen Programmen importiert und weiterverarbeitet, zum anderen können Kunden- oder Lieferantendaten exportiert und zum Beispiel für Serienbriefe genutzt werden. Drüber hinaus benötigen größere Handelsunternehmen die direkte Verbindung zu Logistik-Dienstleistern, die so unkompliziert mit den Lieferanschriften, -mengen und -größen versorgt werden können, um ihrerseits die Touren zu planen. Weitere Schnittstellen sind u. a. vorgesehen zu Finanzbuchhaltungsprogrammen oder zur direkten Übermittlung von Daten an den Steuerberater oder das Finanzamt.

Schneller und kompetenter Support

Da ein Warenwirtschaftssystem das Herzstück für Handelsunternehmen und das verarbeitende Gewerbe ist, muss bei Problemen mit der Software ein unkomplizierter und schneller Support gewährleistet werden. Ein Ausfall lähmt die gesamten Geschäftsabläufe, weswegen diesem Punkt eine große Bedeutung zukommt.

Unterstützung von Online Shops

Der E-Commerce stellt eine neue Herausforderung für die Software-Anbieter von WaWi-Systemen dar, mit der sie sich unterschiedlich stark auseinandersetzen. Einige Programme sind speziell auf die besonderen Bedürfnisse von Online-Shops zugeschnitten, indem zum Beispiel Schnittstellen zu eBay, Amazon oder anderen Plattformen integriert und die Abläufe weniger auf eine Lagerhaltung als auf eine prompte Auslösung von Bestellungen zugeschnitten wurden. Meist treten Online-Shops ja als Zwischenhändler auf, die mit Eingang einer Bestellung in ihrem Shop erst die Ware beim Hersteller oder Großhändler ordern und teilweise auch direkt zusenden lassen. Ein Warenwirtschaftssystem sollte dem also Rechnung tragen und insbesondere das Bestellwesen, die Abwicklung der Zahlungen und damit den Versand effizient verwalten.

Erweiterbarkeit durch Module & Upgrades

Sinnvoll ist der Software-Aufbau in Modulen, so dass Handelsunternehmen sich die IT-Lösung für ihre WaWi bedarfsgerecht zusammenstellen können. Viele Firmen arbeiten zum Beispiel bereits mit einer Finanzbuchhaltungssoftware, die intelligent mit der Warenwirtschaft verknüpfbar sein sollte. Die meisten Programme bieten diesen Service, so dass der Daten-Im- und Export und damit die gesamten Abläufe reibungslos funktionieren können. Upgrades auf neuere Versionen werden ebenfalls regelmäßig angeboten, nicht immer kostenfrei. Meist können die Upgrades aus dem Internet heruntergeladen, in wenigen Fällen müssen sie per CD aufgespielt werden.

Einfache und zugängliche Bedienung

Da die meisten Warenwirtschaftssysteme sehr komplex sind, sollte die Bedienung intuitiv erfolgen können. In vielen Fällen wird ein Business Cockpit angeboten, das alle Funktionen übersichtlich darstellt und per Mausklick erreichbar macht. Explizite Schulungen sind nicht notwendig, für den Notfall gibt es Handbücher oder einen Support. Die meisten der am Markt erhältlichen Warenwirtschaftssysteme sind logisch und nachvollziehbar aufgebaut. Da sie mehrheitlich auf eine leistungsfähige SQL-Datenbank, die alle eingegebenen Informationen vorhält, zugreifen, sind auch Mehrplatzsysteme mit detailliert zu vergebenen Zugriffsrechten erhältlich, so dass für jeden Bedarf die passende Lösung gefunden werden kann.

Anbieter von Warenwirtschaftssoftware

Der Markt für Warenwirtschaftssoftware ist mit rund 600 Angeboten sehr groß, allerdings schränken einige Branchenlösungen die allgemeine Verwendbarkeit ein. Wichtig bei der Auswahl eines geeigneten Programmes sollten daher immer das spezielle Warensortiment, die Ausrichtung und Größe des Handels- oder Produktionsunternehmens sowie die notwendige Funktionsvielfalt sein. Gibt es zum Beispiel im Unternehmen schon Buchhaltungs- und Verwaltungsprogramme, muss ein Warenwirtschaftssystem sich nahtlos integrieren lassen. Der Zuschnitt der einzelnen IT-Lösungen ist sehr unterschiedlich, so dass eine umfangreiche Recherche im Vorfeld unerlässlich ist.

Lexware Warenwirtschaft Pro

Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eignet sich das Programm von Lexware Warenwirtschaft Pro, das über eine WaWi hinaus interessante Funktionen anbietet. Da Lexware ein sehr erfahrener Software-Anbieter ist, stehen dem Nutzer Programmzugänge über alle gängigen mobilen Endgeräte zur Verfügung, so dass sämtliche Kunden- und Auftragsdaten, aber auch die Materialbestände von überall abgerufen werden können.

Grundlegende Funktionen

Alle Belege, vom Angebot bis zur Rechnung, Gutschrift und Sammelrechnung, wiederkehrende Rechnungen oder Abo-Aufträge lassen sich unkompliziert erarbeiten und ausdrucken. Dabei können insbesondere die Auftragsschnellerfassung, die durch einen Auftragsassistenten unterstütz wird, und die automatische Belegdatenübernahme, die auch Nachfolgebelege und die gesamte Beleghistorie berücksichtigt, punkten. Weitere Highlights sind das intelligente Wiedervorlagesystem für Aufträge und Angebote und die Formelsammlung für die Berechnung von Mengen. Das Rechnungsausgangsbuch wird auf diese Weise elektronisch geführt, so dass jederzeit eine Offen-Poste-Liste abgefragt werden kann. Darauf baut ein dreistufiges Mahnwesen auf, das direkt die Verzugszinsen berechnet. Neben dem Lexware-Online-Banking-Tool für Überweisungen können die Daten auch per XML-Schnittstelle in Banking-Portale übertragen werden.

Komplette Verwaltung Kunden, Lieferanten und Artikel

Lexware bietet die Möglichkeit, die Kunden komplett zu verwalten, verschiedene Lieferadressen anzugeben und individuelle Kunden- und Aktionspreise festzulegen. Darüber hinaus können sowohl Kreditlimits eingeräumt als auch Kunden gesperrt werden. Der unkomplizierte Ausdruck von verschiedenen Listen oder der Zahlungs- und Lieferbedingungen erleichtert die tägliche Arbeit. Die Warenverwaltung kann bezogen auf Artikel oder Warengruppen eingerichtet werden, so dass sich unkompliziert Artikelrabatte oder verschiedene Preisgruppen definieren lassen.

Separates Einkaufsmodul

Das spezielle Einkaufsmodul bietet alle für eine effiziente Warenwirtschaft notwendigen Funktionen:

  • Inventur inklusive Bestandserfassung und Lagerbewertung
  • Wareneingangsrechnung und Lieferantengutschrift
  • Reservierung von Artikeln
  • Rückstandsverwaltung
  • Teillieferung
  • automatische Generierung von Bestellvorschlägen

Berichtserstellung und Auswertungen

Das Business Cockpit bietet übersichtlich alle Kennzahlen, die für die verschiedenen Auswertungen notwendig sind. Dabei können individuell Einstellungen vorgenommen werden, so dass neben Umsatzauswertungen und Buchungslisten auch Chefprotokolle oder eine BWA erstellt und ausgedruckt werden können.

Fazit

Die Lexware Warenwirtschaft Pro bietet neben den nützlichen Funktionen zur Organisation kleiner und mittelständischer Betriebe auch den mobilen Zugriff auf alle Daten und eine standardisierte eShop-Schnittstelle. Die profunde Erfahrung des Software-Anbieters spiegelt sich in den Datenaustauschmöglichkeiten für die Steuerberater- oder FiBu-Software und diverse Zusatzfunktionen, wie z.B. Lexware eRechnung oder die Online-Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummern innerhalb der EU wieder. Die Software lässt sich als Client-/Server-Lösung flexibel an die konkrete Anzahl der Arbeitsplätze anpassen, ist mit geschützten und definierbaren Rechte- und Benutzungsumfängen ausgestattet und verwendet eine leistungsstarke SQL-Datenbank.

Sage GS-Auftrag Comfort

Die Software-Lösung GS-Auftrag Comfort von Sage ist auf zwei Arbeitsplätze ausgelegt und eignet sich somit bevorzugt für kleine Unternehmen. Die SQL-Datenbank ist auch hier die Voraussetzung für ein straffes Stammdatenmanagement, die Auftragsbearbeitung, Fakturierung sowie Vorgangs- und Lagerverwaltung. Selbstverständlich können alle Zahlungen genau erfasst werden, so dass die offenen Posten die Grundlage für ein effektives Mahnwesen darstellen. Alle Geschäftsabläufe lassen sich lückenlos abbilden, da sämtliche Funktionen auf die Datenbank zugreifen. Die Daten aller Programme sind so permanent verfügbar, ohne dass ein Datenimport oder eine Schnittstelle notwendig wären.

Business Cockpit

Über das Business Cockpit können alle Funktionen, Termine oder Kennziffern abgefragt werden, ohne dass der Programmbereich gewechselt werden muss. Ein Programmnavigator zeigt die am häufigsten frequentierten Programmbereiche, so dass die Ansteuerung direkt möglich ist. Die WaWi ist sehr benutzerfreundlich aufgebaut und umfasst neben der kompletten Stammdaten- und Artikelverwaltung auch die Möglichkeit, sämtliche Schriftstücke aus dem Programm heraus zu generieren. Sowohl die Mahnläufe als auch die Berechnung von Gebühren und Zinsen erfolgen automatisch, so dass keine Belege vergessen werden können. Ein weiteres Funktionspaket entlastet den gesamten Einkaufsprozess, so dass Anfragen und Bestellungen direkt auf die Artikelstammdaten zugreifen, Bestellvorschläge und Bestellreservierungen verarbeiten und verwalten können.

Fazit

Die Software-Lösung Sage-GS Auftrag Comfort erleichtert die Warenwirtschaft in kleinen Unternehmen effektiv. Insbesondere mit der eBay-Ausrichtung bietet sie sich für Auktionen und Verkäufe über die Plattform an, da die gesamte Infrastruktur zur automatischen Anlage von Käufern als Debitoren oder auch zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung steht. Sage Software passt sich den Herausforderungen durch neue Betriebssystemumgebungen an, steht aber auch für ältere Versionen zur Verfügung. Da es weitere Produkte der GS-Office-Produktlinie gibt, sind Sie mit dieser Software auf Erweiterungen sehr gut vorbereitet. Die einheitliche Benutzeroberfläche sämtlicher GS-Programme erleichtert dabei die Umstellung erheblich.

Actindo Faktura Power

Diese speziell auf den boomenden E-Commerce ausgerichtete Lösung für eine WaWi besteht aus verschiedenen Modulen, die sich bedarfsgerecht zusammenbauen lassen:

Finanzbuchhaltung

Die leistungsfähige Buchhaltung ist mit einer DATEV-Schnittstelle ausgerüstet, so dass Daten in verschiedene Module übergeben werden können. Herausragend ist die internationale Ausrichtung, die Shop-Bestellungen aus dem Ausland in der jeweiligen Landessprache und Währung verarbeitet und verwaltet. Selbstverständlich können alle Auswertungen sowie die Umsatzsteuervoranmeldung direkt erfolgen. Verschiedene Bausteine liefern Texte, Briefköpfe oder Artikeltexte, können Kostenstellen auswerten oder ein umfangreiches Dokumentenarchiv führen. Die Multi-Währungsfähigkeit punktet durch einen täglichen automatisierten Abgleich der Umrechnungskurse und die mögliche Kontenführung in den verschiedenen Währungen.

Weitere Bausteine

Der modulare Aufbau der Controlling-Systeme lässt sich effektiv für die optimale Organisation in allen Unternehmensbereichen nutzen. Des Weiteren stehen umfassende Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, die insbesondere für Versandhändler wichtig sind. Die Personalverwaltung umfasst neben der Arbeitszeiterfassung und vielen Auswertungsvarianten natürlich auch die Lohnbuchhaltung, die alle Meldungen an ELENA weiterleitet. Das revisionssichere Dokumentenarchiv ist universell, kann per Texterkennung (OCR) auch gescannte Belege verschiedenen Vorgängen in der FiBU und im Kassenbuch zuordnen, so dass eine Volltextsuche schnell die gesamten Buchungen aufzeigen kann. Ein Dateimanager erleichtert dabei die Verwaltung der Unterlagen, so dass sie sich per Suchwort und Verschlagwortung komfortabel wieder finden lassen. Ein weiterer Baustein ist die virtuelle Postfiliale, die den Versand von Rechnungen sowohl per Fax als auch per Post in jeglicher Form ermöglicht. Auch elektronische Dokumente werden so mit Signatur ausgefertigt, dass sie zum einen direkt versandt und zum anderen im Archiv abgelegt werden können. Darüber hinaus bietet Actindo auch ein Modul zum Banking an, das beliebig viele Bank- und PayPal-Konten umfassen und verwalten kann. In dieser kompletten Banking-Zentrale erfolgt der Abgleich mit offenen Rechnungen, um die bestellte Ware sofort freizugeben. Die Datenübergabe an die Fibu ist integriert, Kontoauszüge können importiert werden.

Schnittstellen zu Shopsystemen

Die spezielle Ausrichtung von Actinco Faktura Power lässt sich an den vorhandenen kostenlosen Schnittstellen ablesen: IntelliShop, xt:Commerce, Shopware, Gambio GX und OXID eSales.

Sämtliche Daten, wie zum Beispiel Verkäufe, Änderungen im Bestand oder bei den Artikeln, werden an das zentrale Actindo ERP2-System übergeben, damit jederzeit der aktuellste Datenbestand verfügbar ist. Die Anbindung ist unkompliziert auch für mehrere Shops möglich. Die Warenkommissionierung ist intelligent und effektiv gestaltet, da mit Picklisten und Barcode-Scanner gearbeitet werden kann. Auf der Grundlage dieser Daten werden sofort Rechnungen, Lieferscheine und Versanddokumente erstellt und den Logistik-Dienstleister übergeben.

Warenwirtschaft

Mit einer äußerst komfortablen WaWi unterstützt der Software-Anbieter insbesondere die stark frequentierten Lager von Online-Shops mit einer scannergestützten Technologie. Das System ist mehrlagerfähig, so dass verschiedene Standorte effektiv verwaltet und Warenflüsse angepasst werden können:

  • Stücklisten- und Bundle-Verwaltung
  • Erweiterte Inventuren möglich
  • Druck von EAN-Barcode Etiketten
  • Lagerplatzverwaltung
  • Artikelreservierungen
  • Schnelles Aus- und Einlagern von Artikeln per Drag and Drop oder Barcodescanner
  • Korrekturliste für nicht erfasste Artikel
  • Warenein- und -ausgangslager
  • Seriennummern- und Chargenverwaltung
  • Automatischer Bestellvorgang beim Lieferanten sowie Bestellvorschlagsliste
  • Grafische Darstellung der Liefermengen und des geplanten Zeitraums
  • Lieferantenauswahl nach vorgegebenen Kriterien
  • Wareneingang- und Lieferantenkontrolle

Selbstverständlich ist ein effizientes Retourenmanagement integriert, das ebenfalls auf der Barcodierung aufbaut und sämtliche Daten in den betreffenden Modulen zur Verfügung stellt. Mit einem umfassenden POS-Kassensystem wird das Software-Paket abgerundet.

Fazit

Die vielschichtigen und komplexen Funktionen von Actindo Factura Power sind speziell auf die Anforderungen des E-Commerce zugeschnitten. Hier finden Online-Händler alles, was sie zur erfolgreichen und effizienten Abwicklung von Online-Shops benötigen.

Amicron Faktura

Bei Amicron Faktura 11 handelt es sich um eine bereits bewährte Software-Lösung, die sich insbesondere für kleine und mittlere Betrieb, das Dienstleistungsgewerbe und den Einzel- sowie Großhandelt eignet. Da dieses Programm sowohl als Einzelplatz- als auch als Netzwerklösung angeboten wird, kann es auf den speziellen Bedarf zugeschnitten werden. Grundlage ist auch hier eine leistungsstarke SQL-Datenbank, auf die die verschiedenen Module, wie zum Beispiel Kunden-, Lieferanten- und Artikelverwaltung, Auftragsbearbeitung, zugreifen. Erleichtert wird die Einarbeitung durch eine einheitliche Menüführung und zahlreichen Hilfefunktionen.

5.4.1 Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Artikeln

Amicron bietet zu jedem Kunden sofort den kompletten Überblick, zum Beispiel zum Gesamtumsatz, allen Rechnungen, den Ansprechpartnern, allen Kontakten, Aufgaben, Terminen oder Dokumenten. Anhand einer leicht zu erstellenden Umsatzstatistik können Kunden in verschiedene Gruppen eingeordnet oder verglichen werden. Ähnlich funktioniert die Lieferantenverwaltung, die auch alle offenen Posten anzeigt. Dass die Software sich auch für Online-Shops eignet, zeigt die Artikelverwaltung. Zu jedem lassen sich bis zu fünf Texte eingeben, bei Bedarf auch fremdsprachig. Bei Fakturierung erfolgt eine Aktualisierung des Bestandes, so dass der Nutzer sofort einen Überblick erhält. In neueren Versionen kann der Bestand sowohl pro Artikel als auch pro Lager geführt werden, was durch eine Seriennummer-Verwaltung noch erleichtert wird. Pro Artikel können beliebig viele Preise und Lieferanten definiert werden, wobei die Grundpreisberechnung automatisch erfolgt. Für einen Überblick über den Artikelstamm sorgen die Preis-, Bestands-, Umsatz-, Inventur- und Bestellvorschlagslisten. Der komfortable Assistent erleichtert die Übertragung der Artikel in einen osCommerce- oder xtCommerce-Shop, aber auch einen Artikelimport aus dem Shop.

Komplette Auftragsbearbeitung

Mit Amicron Faktura können Sie sämtliche Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften erstellen, drucken und versenden sowie die Daten zur weiteren Verarbeitung, zum Beispiel zum Auslösen einer Bestellung, nutzen. Selbstverständlich erleichtern zahlreiche Listenansichten und Wiedervorlagefunktionen die Arbeit ungemein. Zu gespeicherten Rechnungen können auf Knopfdruck Lastschriften im DTA-Format angelegt werden, die dann an die Bank übergeben werden können.

Die quartalsweise zu erstellende Meldung kann so innerhalb weniger Minuten elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden. Die Professional-Version beinhaltet eine offene Shop-Schnittstelle, die die Daten aus Ihrem Onlineshop oder sonstigen Systemen importieren kann. Zur automatischen Datenübergabe an Versanddienste enthält Amicron-Faktura eine entsprechende Versandschnittstelle.

Buchhaltung und Mahnwesen

Die Offene-Posten-Verwaltung ermöglicht jederzeit den Überblick über die geleisteten Zahlungen, den noch offenen Betrag und die bereits verschickten Mahnschreiben, deren Intervall sich individuell einstellen lässt. Amicron Faktura stellt sicher, dass bei Zahlungs- und Buchungsvorgängen im Hintergrund automatisch die passenden Fibu-Buchungen erstellt werden. Diese lassen sich entweder per Knopfdruck automatisch an die Euro-Fibu oder die integrierte DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater übertragen oder in jede beliebige andere Finanzbuchhaltung importieren.

Weitere Bausteine der Software

Das Bestellwesen funktioniert ähnlich wie die Auftragsbearbeitung und gibt somit einen kompletten Überblick über Lieferantenbeziehungen, Wareneingänge oder Stornos. Die gespeicherten Bestellungen können direkt in Überweisungen verarbeitet und übermittelt werden. Die integrierte Dokumentenverwaltung ermöglicht eine effektive Ablage aller Dateien nach individuellen Vorgaben.

Fazit

Amicron Faktura bietet umfangreiche Verwaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten sowie Funktionen, die sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, aber in erster Linie für den Handel eignen. Preise und Mengenstaffeln können kundenspezifisch festgelegt und aus der Auftragsbearbeitung heraus gleich Bestellungen ausgelöst werden. Eine Provisionsberechnung kann integriert und wahlweise auf Umsatz oder Ertrag ausgerichtet werden. Die Artikelverwaltung ist effektiv möglich. Der Datenimport und -export funktioniert von/nach ASCII/Text, Access, Excel, HTML, XML, die Schnittstelle zu Buchhaltung sowie Banking erleichtert die Abläufe.

Baumann WWS Business Edition

Auch dieses WaWi-System ist bevorzugt für den Handel ausgelegt - Online-Handel inklusive. Die WWS Business Edition beinhaltet neben einer umfangreichen Stammdatenverwaltung, einem Formularwesen und vielfältigen CRM-Funktionen auch die Unterstützung für einen weltweiten UPS-Versand sowie die Anbindung von Funkscannern zur effektiven Verwaltung.

Modul-Aufbau bringt Übersicht

Die in Modulen aufgebaute Baumann WWS Business Edition umfasst eine kompakte Stammdatenverwaltung, die sowohl die Kunden- als auch die Lieferantendaten mit beliebig vielen Adressen und Ansprechpartnern abrufbereit vorhält. Der Bereich Einkauf wird so effektiv unterstützt, die Software verarbeitet neben Materialbestellung auch vergebene Aufträge, die direkt in der Fakturierung verarbeitet werden können. Selbstverständlich bietet das Programm die sofortige Rechnungsstellung, die Erfassung von Warenrücknahmen und -gutscheinen sowie die Erstellung von Lieferscheinen. Für den Verkauf werden verschiedene Funktionen angeboten, wie zum Beispiel die Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Rechnungslegung, aber auch Mahnungen und Gutschriften können auf der Basis der einmal eingegebenen Daten mit einem eigenen Layout generiert werden. Die Ausrichtung auf den E-Commerce präsentiert sich in einer eBay-Schnittstelle zum Turbo Lister, die die Zusammenstellung von Auktionen in der Software und den direkten Export inklusive aller notwendigen Unterlagen ermöglicht.

Weitere Funktionen

Die gesamten Abläufe im Handelsunternehmen werden durch die Funkscanner-Unterstützung erleichtert. Barcodes können so unkompliziert in die Lagerverwaltung eingelesen, aber auch Arbeitszeiten einfach erfasst werden. Ein spezielles Modul zur Preisüberwachung bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, die aktuelle Einkaufssituation klar zu erfassen sowie Analysen und Prognosen zu erstellen. Das CRM-Modul verarbeitet alle Kundeninformationen, die komplette Terminübersicht sowie viele Funktionen, die zum effektiven Marketing genutzt werden können. Standardmäßig sind Schnittstellen für EDIFACT, ATLAS und die Funkscanner sowie den Daten-Im- und -Export vorgesehen, individuelle Vereinbarungen werden angeboten. Ein eigenes Service-Modul ist für die Organisation von Service- und Reparaturaufträgen zuständig, Reklamationen wiederum werden straff organisiert, um das Qualitätsmanagement zu unterstützen.

Umfangreiches Berichtswesen

Für das Management stehen vielseitige Abfragefunktionen zur Verfügung, die Auswertungen hinsichtlich unterschiedlicher Kennziffern ermöglichen.

Fazit

Die Baumann WWS Business Edition bietet für kleine und mittlere Handelsunternehmen alle notwendigen Funktionen mit vielen kleinen Details, die durchaus nützlich sein können. Mit dem separaten Service- und Reparatur-Modul werden auch Garantie-Vereinbarungen verarbeitet, so dass reibungslose Abläufe unterstützt werden. Der Aufbau in Modulen und eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtern das Implementieren in ein Handelsunternehmen. Insbesondere die Auslegung auf eBay prädestiniert diese Software für Online-Shops, die sich regelmäßig an Auktionen beteiligen.

Collmex Pro

Während die Version Collmex Plus auf einen Arbeitsplatz ausgelegt ist, kann Collmex Pro bei einem größeren Funktionsumfang für mehrere Benutzer gleichzeitig eingerichtet werden. Die Bereiche Buchhaltung, Verkauf, Projekte, Warenwirtschaft, E-Commerce und Allgemein gliedern die Funktionen sehr übersichtlich. Die Buchhaltungssoftware erstellt direkt aus den Kundenaufträgen Lieferungen oder auch Teil-Lieferungen, die direkt für den Warenausgang verarbeitet werden. Der Einkauf wird inklusive Bestellwesen vollständig organisiert und zum Beispiel Lieferantenaufträge erstellt und für den Versand aufbereitet.

Lagerverwaltung

Beim Wareneingang muss lediglich die Lieferantennummer eingegeben werden, um aus der Buchhaltungssoftware die Mengen aus dem Auftrag vorgeschlagen zu bekommen und weiter verarbeitet zu werden. Bei Auslieferungen werden ebenfalls direkt die Informationen in den Warenausgang übernommen, so dass permanent der aktuelle Bestand zu überwachen ist, für den selbstverständlich Sperrgrößen vorgegeben werden können. Wird diese unterschritten, werden automatisch Lieferantenaufträge erstellt. Daraus ergibt sich die Erstellung von Inventurlisten in kürzester Zeit.

Versand

Die Versandkosten lassen sich flexibel festlegen und werden bei Bedarf automatisch generiert. Mit dem automatischen Anlegen von fälligen Lieferungen wird geprüft, ob der Warenbestand überhaupt ausreicht und notfalls eine Bestellung ausgelöst. Die Adressdaten können an Logistik-Dienstleister exportiert werden, und das in mehreren Formaten, so dass eine reibungslose Abwicklung unterstützt wird. Die Chargenverwaltung dient zur effektiven Verfolgung im System, so dass bei Einlagerung einer Charge eine detaillierte Erfassung im Programm notwendig wird. Beim Verkauf wird wiederum aufgenommen, welche Kunden die Produkte erhalten, so dass bei Reklamationen eine reibungslose Rückverfolgung zu Lieferanten und Herstellern erfolgen kann.

Produktion

Die Erfassung von Produktionsaufträgen dient der Verwaltung des Herstellungsprozesses, so dass neben dem herzustellenden Produkt auch Mengen, Termine und die Aufstellung der benötigten Komponenten angelegt werden, um diese direkt aus der Stückliste zu übernehmen.

Verkauf

Der Verkauf wird unterstützt durch die nahtlose Verarbeitung der Kundeninformationen für die Angebotserstellung und Rechnungslegung. Da alle Dokumente im PDF-Format erstellt werden können, ist der Versand auch in elektronischer Form möglich, wozu eine digitale Signatur eingerichtet werden kann. Die internationale Ausrichtung der Software spiegelt sich im Angebot wider, die Dokumente auch in Englisch zu erstellen und die Währung zur Kontoführung auswählen zu können.

Selbstverständlich werden sowohl Kundenauftrag und -bestätigen, Abschlagsrechnungen oder periodische Rechnungen für Abos unterstützt. Es können sowohl Produkt- als auch Preisgruppen angelegt werden. Die Buchhaltung wird erleichtert, indem zum Beispiel Rechnungen im Abrechnungslauf automatisch angelegt oder Sammelrechnungen erstellt werden können. Des Weiteren können Provisionsabrechnungen integriert und anhand der Stammdaten vielfältige Aktionen im Rahmen des CRM durchgeführt werden. Die Kontakte werden umfänglich verwaltet, so dass ohne Probleme die gesamte Historie zur Verfügung steht. Mit einer Outlook-Schnittstelle können Mailings und Newsletter direkt mit den notwendigen Kontaktdaten versehen und verschickt werden.

E-Commerce

Mit nahtlosen Anknüpfungen an eBay und Amazon sind alle Voraussetzungen für die reibungslosen Verkäufe mit Mengenabgleich gegeben. Ein Online-Shop ist ohne Schnittstellen integriert und wird durch zahlreiche Funktionen unterstützt. Zum Beispiel können alle gängigen Zahlarten genutzt werden, das Standard-Template ist bereit suchmaschinenoptimiert und einfacher Bestellprozess erleichter die Nutzung. Sehr beeindruckend ist die Integration von Google AdWords und Analytics, die die Performance des Online-Shops befördern können. Wichtige Schnittstellen, wie zum Beispiel XT-Commerce, OXID, Shopware, modified und Magento, sind selbstverständlich enthalten.

Allgemeine Eckdaten

Darüber hinaus punktet die Software durch einen zuverlässigen Betrieb im Rechenzentrum, der genügend Speicherplatz bietet. Der mobile Zugriff auf das Programm kann per Internet erfolgen, so dass zum Beispiel auch Steuerberater oder Buchhalter spezielle Benutzerrechte eingeräumt bekommen können. Mit DATEV- und CSV-Schnittstellen ist aber auch für einen direkten Daten-Im- und Export gesorgt.

Fazit

Die Software Collmex Pro bietet eine sehr zuverlässige und komplette Lösung für Handelsunternehmen, insbesondere auch im E-Commerce. Darüber hinaus kann aber auch das produzierende Gewerbe mit dieser IT-Lösung hervorragend arbeiten, da die Produktionsbedürfnisse berücksichtigt wurden. Die Auslagerung der Rechnerleistung in ein Rechenzentrum bietet wiederum eine kostengünstige Variante für die Anwender, da große Speicherkapazitäten nicht vorgehalten werden müssen, allerdings ist ein ständiger Internet-Zugriff notwendig.

HDS Software

Als Spezial-Lösung für die Bereiche Kfz-Werkstatt, Autohaus und Autohändler präsentiert sich die HDS Software.

Werkstatt Office Professional

Die modular aufgebaute Softwarelösung erfüllt alle Anforderungen von Kfz-Betrieben aller Größenordnungen, Markenhändlern und unabhängigen Werkstätten, von Betrieben für PKW, Nutzfahrzeuge, Caravan und Zweirädern. Die einfache Handhabung resultiert aus der gut strukturierten Benutzeroberfläche, die die einzelnen Module zusammenfügt. Eine relationale SQL-Datenbank sorgt für Datensicherheit und stellt die Basis einer modernen Client-Server-Lösung dar, so dass alle Kundendaten von den verschiedenen Mitarbeitern, wie zum Beispiel in der Werkstatt, im Verkauf oder im Büro, abgerufen und verarbeitet werden können.

Zukunftsorientierte Lösung

Damit können sowohl die Werkstattauslastung als auch die Kundenzufriedenheit optimiert werden, da die komplexen Geschäftsprozesse schnell und übersichtlich dargestellt werden. Die Vorteile sind insbesondere für kleine und mittlere Kfz-Unternehmen gravierend, denn diese müssen sich ebenso professionell im Umgang mit ihren Kunden zeigen, wie dies von den Markenhändlern erwartet wird.

Mitarbeiter werden unterstützt und entlastet, die Kunden- und Fahrzeugdaten sind übersichtlich verfügbar, da alle Informationen zu Kunden, Fahrzeugen, Teilen, Arbeitswerten sowie die gesamte Historie erfasst und verwaltet werden..

Kundendaten

In der Kundenverwaltung werden alle wichtigen Daten, wie Adresse, Telekommunikation und eventuell spezielle Infos wie Bankdaten, Fahrzeug- bzw. auftragsbezogenen Informationen gesammelt. So können per Tastendruck alle kundenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Rechnungen, Werkstattaufträge, Mahnungen, Briefe oder auch Reifeneinlagerungen abgerufen und eingesehen werden, ohne in ein anderes Modul wechseln zu müssen. Dabei lassen sich zu jedem Kunden beliebig viele Fahrzeuge eingeben.

Fahrzeugverwaltung

Pro Fahrzeug lassen sich Termine, wie zum Beispiel HU-, AU-, SP-, Tacho- und Klima-Wartungen anlegen oder selbst definieren, selektieren und zur Erstellung von Serienbriefen nutzen.

Werkstattauftrag

Kundenaufträge werden terminiert und mit einem Monteur verknüpft und effektiv verwaltet. Verschiedene grafische Ansichten geben Auskunft über die Auslastung der Monteure und damit ein wichtiges Instrument der Kontrolle. Die Aufträge können direkt zur Rechnungsstellung verarbeitet werden.

Rechnungsverwaltung

Die Erstellung und Verwaltung verschiedenster Dokument, wie zum Beispiel, Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften lassen sich unkompliziert bewerkstelligen. Dazu fließen Informationen aus anderen Modulen ein und können wiederum in weitere Dokumente verarbeitet werden. Erleichtert wird die Arbeit durch gespeicherte Artikel der Artikelverwaltung, die aber auch mit freien Artikeln, die einfach direkt eingegeben werden, sowie aus beliebigen freien Beschreibungen zusammengestellt werden können. Für Positionsgruppen können bei Bedarf Zwischensummen gebildet und Titel definiert werden.

Ist ein Vorgang einmal erfasst, können zu jedem beliebigen Zeitpunkt weitere Dokumente, wie zum Beispiel ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, ein Werkstattauftrag oder eine Rechnung erstellt oder mit der Funktion "Vorgang fortführen" ein Kostenvoranschlag oder eine Gutschrift erstellt werden.

Mahnwesen

Die offenen Posten lassen per Mausklick als Liste zusammenstellen und als Basis für ein qualifiziertes Mahnwesen verwenden.

Reifeneinlagerung

Die speziellen Ansprüche der Kfz-Werkstätten und -Händler macht sich in diesem Modul bemerkbar, das zur sicheren Einlagerung von Kundenreifen Etiketten generiert und zum Druck aufbereitet. Dabei werden die Daten direkt in die Kundenverwaltung übernommen und der Einlagerung ein Lagerort zugewiesen, so dass jederzeit der notwendige Überblick kunden- oder fahrzeugabhängig gegeben ist.

Schadensfälle

Versicherungsformulare waren einmal, dieses Modul ermöglicht die Übernahme aller relevanten Kunden- und Fahrzeugdaten in ein neutrales Formular. Notwendige Dokumente, wie zum Beispiel Abtretungserklärungen oder Reparaturkosten-Übernahmebestätigungen werden sofort generiert. Wichtig ist die Übersicht der Schadensfälle pro Kunde.

Dokumentenverwaltung

Um alle Vorgänge explizit dokumentieren zu können, verfügt die Software über eine umfangreiche Dokumentenverwaltung, die neben den internen Dokumenten, wie zum Beispiel Aufträge oder Rechnungen, auch zusätzliche Datensätze aufnehmen kann. Insbesondere für die Schadendokumentation lassen sich so zum Beispiel die Schadensaufnahmen und -bilder effektiv ablegen.

Artikel- und Lagerverwaltung

In einem separaten Modul wird die gesamte Verwaltung der Artikel gewährleistet. Dabei können Preise schnell und unkompliziert geändert, sowie alle Warenab- und -zugänge direkt eingegeben werden, so dass ständig der aktuelle Warenbestand abgefragt werden kann. Darüber hinaus punktet die Software mit folgenden Highlights:

  • Verwaltung von Material
  • Bestandswarnung pro Artikel
  • Lagerführung mit beliebig vielen Lagerorten
  • Zuordnen von mehreren Lieferanten pro Artikel
  • Aktionspreise frei festlegbar nach Zeiträumen pro Artikel
  • Verwaltung von FiBu-Konten pro Artikel
  • Grafische Auswertung jährlicher Verkaufszahlen pro Artikel

Weitere Funktionen

Barumsätze aus direkten Verkäufen werden ebenso wie Ausgaben direkt aus dem elektronischen Kassenbuch übernommen. Damit können tägliche Tagesabschlüsse erstellt werden. Des Weiteren bieten zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten zu jeder Zeit den Überblick über verschiedene Unternehmenskennzahlen, wie zum Beispiel Umsätze für das Unternehmen, nach Artikeln, Monteuren oder Kunden.

Fazit

Diese spezielle Lösung für Kfz-Werkstätten, -händler und Autohäuser ist detailliert auf deren Bedarf zugeschnitten und bietet alle notwendigen Funktionen, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Faktura XP Warenwirtschaft

Das branchenneutrale Warenwirtschaftssystem eignet sich für individuelle Ansprüche und optimiert Arbeitsprozesse durch starke Automatisierungen. Für den E-Commerce wird mit Faktura-XP Shop Edition eine spezielle Version angeboten.

Unterstützung in allen Verwaltungsabläufen

Neben einer detaillierten Kundenerfassung, die die notwendigen Informationen für weitere Bearbeitungen liefert, können sämtliche Artikel inklusive Stücklisten verwaltet werden. Die erstellten Angebote stehen dann wiederum zur Verarbeitung in Lieferscheine und Picklisten zur Verfügung. Sämtliche Rechnungen oder Gutschriften können per Mausklick die vorhandenen Daten übernehmen und als gesetzeskonforme Dokumente ausgegeben werden. Die eingehenden Zahlungen werden direkt verbucht, so dass offene Posten auf einen Blick erkennbar und für ein qualifiziertes Mahnwesen nutzbar sind.

Lagerverwaltung

Die Software unterstützt den gesamten Bereich Einkauf mit einem ausgefeilten Bestellwesen, das die Daten direkt in die Lagerverwaltung weitergibt. Inventuren sind so kurzfristig und unkompliziert zu realisieren.

Buchhaltung

Selbstverständlich funktioniert das Programm auch als elektronisches Kassenbuch. Die Buchungen können direkt in die verschiedenen Sachkonten vorgenommen werden, wobei auch Spesen- und Fuhrpark-Abrechnungen integriert sind und die Arbeitsabläufe enorm erleichtern. Datenexporte in die Finanzbuchhaltung sind für Tax-Pool und DATEV vorgesehen, um die direkte Verarbeitung der Buchungen zu erleichtern.

E-Commerce

Die komplette Bestellabwicklung eines Online-Shops kann über die Software erledigt werden, ebenso wie die Verarbeitung von Bestellung aus eBay/Verkaufsmanager Pro und Seller Central, Amazon /Fulfillment und Seller Central oder eine Bestellweitergabe per XML/OpenTrans an Lieferanten.

Kassensystem

Für stationäre Handelsunternehmen eignet sich das Kassensystem Faktura.Cash als "Point Of Sale" , das optional integriert oder eigenständig verwendet werden und mit einer direkten Anbindung an das WaWi-System versehen werden kann.

Fazit

Faktura-XP besticht durch eine einfache Bedienbarkeit und mit einem durchdachten Konzept, das sich intuitiv erschließt. Schulungen oder Seminare sind somit nicht notwendig. Mit der nahtlosen Verbindung zur Finanzbuchhaltung können Handelsunternehmen, die bereits ein Buchhaltungssystem betreiben, dieses Warenwirtschaftssystem unkompliziert implementieren. Die Ausrichtung auf den stationären Handel sowie den E-Commerce spiegelt sich in den ausgefeilten Lösungen wider. Da es sich um eine Eigenentwicklung handelt, können individuelle Anpassungen entwickelt und integriert werden. Alle Schnittstellen sind bereits integriert, so dass selbst der Wechsel oder die Erweiterung von Shopsystemen keinen zusätzlichen Aufwand verursacht.

TaylorCom Lager 3000

Die ausgesprochene Lagersoftware TaylorCom Lager 3000 konzentriert sich auf eine detaillierte Warenwirtschaft. Die Lagerbestände lassen sich so einfach, kostengünstig und komfortabel verwalten und das vollkommen unabhängig von der Größe und der Anzahl der Lagerstandorte.

Stammdatenverwaltung

Zentraler Punkt ist die Erfassung der wichtigen Daten nach Kunden, Warengruppen, Artikeln, Lagerorten, Preisgruppen, Kostenstellen und Kostenträger. Die Lieferanten- und Artikeldaten können bei Bedarf per Datenimport eingepflegt werden. Da eine durchgängige Barcodeverwaltung vorgesehen ist, können sowohl die Erfassung als auch die Auszeichnung der Ware schnell und effektiv erfolgen.

Lagerverwaltung

Die Software berücksichtigt verschiedene Lagertypen und -standorte, -bereiche und -plätze, protokolliert alle Lagerbewegungen und überwacht so die Bestände. Die integrierte Auftragsbearbeitung ermöglicht die Erstellung von Liefer- und Auftragsscheinen sowie von Etiketten. Der Waren-Ein- und -Ausgang wird per Scanner und Barcode sicher erfasst und sofort in den Beständen verarbeitet.

Weitere Funktionen

Zur Auswertung der Geschäftstätigkeit stehen vielfältige Möglichkeiten, die auch frei definiert werden können, zur Verfügung, wie zum Beispiel Jahresverkehrszahlen und unterschiedliche Kennzahlenberechnungen. Inventuren sind überhaupt kein Problem, da sämtliche Bewegungen mit Scannern erfasst und direkt verarbeitet werden. Daten-Im- und Exporte werden in den gängigen Formaten unterstützt. Die Software ist als Einzelplatz- und als Netzwerk-Lösung verfügbar und kann über Standard-Schnittstellen an Fremdsysteme angeschlossen werden.

Fazit

Dieses reine Lagerverwaltungsprogramm erfüllt seine zwar begrenzten, aber komplex gestalteten Aufgaben sehr genau. Insbesondere die Integration von mobilen Scannern macht die Arbeit effizient. Die übersichtliche Benutzeroberfläche ist intuitiv bedienbar und macht keine Schulung notwendig. Im Zusammenspiel mit anderen Verwaltungsprogrammen, die zum Beispiel die Rechnungsstellung und Buchhaltung gewährleisten, kann TaylorCom Lager 3000 seine Funktionalität voll entfalten. Für stationäre Handelsgeschäfte und den E-Commerce sind weitere Module verfügbar, die zum Beispiel ein Kassensystem beinhalten.

OrgaMAX

Als modular aufgebaute All-in-Lösung eignet sich OrgaMAX sowohl für kleine Unternehmen und Handwerker als auch für Freiberufler und selbständige. Über ein ausgefeiltes Rechnungsprogramm hinaus bietet die IT-Lösung die Kontrolle über das Büromanagement, die Warenwirtschaft sowie den Bereich Finanzen inklusive Online-Banking, Rechnungsstellung und andere Funktionen.

Basis - Stammdatenverwaltung

Ausgangspunkt für alle Verarbeitungen ist die Verwaltung der Kunden- Lieferanten- und Artikeldaten inklusive der Seriennummern, die mit einfachen Masken detailliert erfasst werden können.

Office-Funktionen

orgaMAX bietet umfangreiche Funktionen zur Kalender- und Termin- oder Aufgabenverwaltung an, die bis hin zu konkreten Zeitplänen zusammengestellt werden können. Briefe lassen sich unkompliziert gestalten und über die Online-Poststelle verschicken. Selbstverständlich wird die Sicherheit mit einer digitalen Signatur gewährleistet.

Verwaltungsaufgaben

Die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie Abo-Rechnungen wird umfassend unterstützt und ist per Mausklick möglich. Ebenso einfach lassen sich Preisanfragen stellen und Bestellungen initiieren. Anhand einer ständig aktuellen Offenen-Posten-Liste kann ein qualifiziertes Mahnwesen durchgeführt werden, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern. Automatische Überwachungsfunktionen erleichtern dabei die Arbeit enorm. Zur Auswertung der Geschäftstätigkeit stehen vielfältige Analysen zur Verfügung.

Zusatzmodul Aufträge und Lieferscheine

Mit dieser Erweiterung wird die reibungslose Erstellung von Aufträgen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen Lieferscheinen aus den Angebotsinformationen gewährleistet.

Zusatzmodul Finanzen

Neben einem Banking-Portal, über das die fälligen Überweisungen unkompliziert erledigt werden können, finden sich hier weitere sinnvolle Funktionen, wie zum Beispiel ein Anlagenverzeichnis, das die Abschreibungen selbständig errechnet, Verwaltungsmöglichkeiten für Eingangsrechnungen und Steuerauswertungen sowie eine Buchführung.

Zusatzmodul Marketing

Auf der Grundlage der erfassten Daten können über dieses Modul Serienbriefe, Mailings oder Newsletter entworfen und verschickt werden.

Zusatzmodul Produktion

Die umfassende Planung gesamter Produktionsabläufe inklusive der Überwachung von Fertigungs- und Lieferterminen sowie der Materialbedarfsplanung ist Gegenstand dieses Moduls.

Zusatzmodul Lagerverwaltung

Die Lagerbestände werden ständig überwacht und bei Bedarf automatisch Bestellvorgänge ausgelöst. Die direkte Anknüpfung an die Basis-Version erlaubt eine komplexe Lagerverwaltung, so dass alle Funktionen eines Warenwirtschaftssystems erfüllt werden.

Mit weiteren Modulen, wie zum Beispiel dem Vorlagen-Designer, dem FiBu-Export, Schnittstellen für Online-Shops, eBay und Amazon stellt sich OrgaMAX sehr breit auf.

Fazit

Diese modular aufgebaute Software-Lösung lässt sich individuell an den konkreten Bedarf anpassen und erfüllt alle Funktionen zur effektiven Verwaltung von kleinen Unternehmen, Handwerksbetrieben sowie Selbständigen oder Freiberuflern. Das Programm funktioniert auch auf Mac-Rechnern, so dass der Einsatz in jedem Fall gewährleistet ist.

Azuro Office

Azuro Office ist eine kaufmännische Software-Lösung, die sich insbesondere für Büros und Agenturen eignet, aber leider kein Warenwirtschaftssystem enthält. Die Bedienung ist einfach und übersichtlich aufgebaut, so dass nach einer kurzen Einarbeitungszeit der volle Funktionsumfang genutzt werden kann.

Für Büros und Agenturen

Nach einer detaillierten Kundendatenerfassung, die ausreichend Anknüpfungspunkte für ein intensives Kundenmanagement bieten, stehen alle Informationen zur Fakturierung, der Rechnungsstellung, die als PDF generiert werden können, und ein qualifiziertes Mahnwesen zur Verfügung. Darüber hinaus können Serienbriefe und E-Mails direkt verschickt werden. Eine integrierte Projektverwaltung ermöglicht neben der Erstellung von Aufgabenlisten, der Zeit- und Kostenerfassung eine hohe Transparenz in den Abläufen. Verschiedene Auswertungsfunktionen geben einen schnellen und detaillierten Überblick zu wichtigen Unternehmenskennzahlen. Die Einrichtung zusätzlicher Arbeitsplätze mit definierbaren Benutzerrechten ermöglicht den effektiven Einsatz dieser IT-Lösung in vielfältigen Verwaltungen.

Fazit

Azuro Office bietet viele Funktionen, die im kaufmännischen Bereich verschiedenster Unternehmen erhebliche Arbeitserleichterungen bewirken können. Allerdings fehlt das Warenwirtschaftssystem gänzlich. Mit einem umfangreichen Supportangebot hebt sich der Anbieter allerdings in Fragen Service von vielen Mitbewerbern positiv ab.

RoSoft Faktura

Die IT-Lösung RoSoft Faktura 4.7 eignet sich insbesondere für Selbständige und kleine Handelsunternehmen. Sie ist modular aufgebaut und intuitiv über eine Windows-Oberfläche zu bedienen. Neben einer etwas begrenzten Standard-Version bieten die beiden Profi-Lösungen roSoft Faktura 4.7 Pro und roSoft Faktura 4.7 Enterprise ein ansprechendes Leistungsspektrum, das sich auch bei großen Datenvolumen und im Netzwerk nutzen lässt.

Startcenter als Mittelpunkt

Die wichtigsten Module werden in Form von Programmschaltflächen im Überblick angeboten und per Klick zur Verfügung gestellt. Da ein einheitliches Bedienschema in allen Modulen zu finden ist, wird die Bedienung sehr erleichtert. Das Anlegen der Datensätze, die dann für alle weiteren Verarbeitungen zur Verfügung stehen, ist einfach zu bewerkstelligen. Mit ausgefeilten Suchroutinen können Daten schnell und sicher gefunden werden. Mit Hilfe des integrierten Formular-Assistenten lassen sich Rechnungsformularen und unter Einsatz des DTP-Designers auch Listen und Etiketten unkompliziert erstellen.

Schnittstellen und Sicherheit

Der Datenimport wird zuverlässig organisiert, so dass Kunden-, Artikel- und Lieferantendaten aus anderen Anwendungen eingelesen werden können. Ebenso werden der Import und das Abgleichen von DATANORM-Dateien unterstützt. Auf der anderen Seite können definierbare Datenmengen in andere Programme exportiert werden. Benutzerrechte können individuell definiert und vergeben werden, so dass eine maximale Sicherheit gewährleistet wird. Die integrierte Datensicherung unterstützt ein flexibles Sicherungsmanagement. Programm-Updates werden permanent online ausgeführt.

Verwaltungsaufgaben

Neben der Kundenverwaltung steht eine flexible Artikelverwaltung in einem eigenen Modul zur Verfügung. Dabei wird die Arbeit durch übersichtliche Eingabefelder, spezielle Funktionen zur Preis- und Gewinnermittlung oder schnellen Preisänderung für den gesamten Bestand erleichtert. Die aktuelle Warenbestandsübersicht mit der Direkteingabe von Ab- und Zugängen gehört ebenso zum Leistungsspektrum dieser IT-Lösung. Artikeldatensätze können dabei beliebig in verschiedenen Formaten und Feldzuordnungen im- und exportiert werden. Optional lassen sich die Daten aus DATANORM 4/5 der Lieferanten in die Artikelverwaltung übernehmen. Abgegrenzte Registerkarten bieten Informationsfelder für die Lagerbestandsführung, die Lieferantenzuordnung, Preisgruppen- und Rabattverwaltung sowie Aktionspreise. Dabei können zu jedem Artikel zusätzliche Bemerkungen sowie ein Bild in der Artikelverwaltung gespeichert werden. Die wichtige Stücklistenfunktion übernimmt die Zusammenstellung mehrerer Einzelartikel zu einer Artikelbaugruppe, die in die Rechnungsstellung übernommen werden kann. Die integrierte Seriennummernverwaltung erlaubt ein gezieltes Verfolgen und Zuordnen von speziellen Seriennummernartikeln nach dem Verkauf.

Wichtige Funktionen:

  • Beliebig festlegbare Waren- und Waren-Untergruppen
  • Artikel-Stücklistenfunktion
  • Zuordnung von mehreren Lieferanten pro Artikel
  • Preis- und Rabattgruppen
  • Aktionspreise frei festlegbar nach Zeiträume in der Artikelverwaltung
  • Umfangreiche Im- und Exportfunktion der Artikelverwaltung
  • DATANORM-Import Version 4.0 und 5.0 (optional)
  • automatische Preiserhöhung für bestimmte Artikel- und Warengruppen
  • Lagerbestandübersicht mit Editierfunktion
  • Export von Artikelliste nach Excel bzw. PDF
  • Erstellen von Bestellvorschlagslisten
  • Erstellen von Preislisten mit Preisstaffeln
  • Drucken von Artikeletiketten mit Barcode
  • Drucken eines Artikeldatenblatts mit oder ohne Stücklistenartikel
  • Umfangreiche Auswertungsfunktionen

Fazit

Mit RoSoft Faktura steht insbesondere für kleine Handelsunternehmen und Selbständige ein Warenwirtschaftssystem zur Verfügung, das über wichtige Schnittstellen zu anderen Anwendungen verfügt.

SAP Business One

SAP bietet mit SAP Business One sowohl eine vor Ort installierbare als auch eine On-Demand-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes an. Diese umfangreiche IT-Lösung basiert auf einer zentralen Datenhaltung, so dass alle Unternehmensinformationen jederzeit zur Verfügung stehen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche lässt sich das Programm gut erschließen, so dass der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand überschaubar bleibt. SAP Business One eignet sich zur Vernetzung von Firmenzentrale und Niederlassungen, so dass die Abläufe effizient gestaltet werden können.

Finanzmanagement

Sämtliche Finanz- und Buchhaltungsprozesse sind effektiv zu integrieren, zu automatisieren und zu steuern. Dabei werden Mehrfacherfassungen von Daten vermieden, so dass die Abläufe straff organisiert werden können. Die Erstellung von Abschlüssen ist unkompliziert möglich, da Einkaufs-, Vertriebs- und Buchhaltungsdaten integriert sind.

Lagerverwaltung und Fertigungssteuerung

Alle Bestandbewegungen lassen sich verfolgen, die zentralen Bestände effektiv steuern sowie die Fertigungsaufträge auf der Grundlage der Materialbedarfsplanung verwalten. Die integrierten Werkzeuge ermöglichen straffe und optimierte Prozesse, da sämtliche Lagerbewegungen dokumentiert und somit einen reibungsloser Produktionsablauf gewährleistet wird. Die Bestandskontrolle ist permanent gegeben, so dass die Materialplanung effizient gestaltet werden kann.

Kundenbeziehungsmanagement

Alle Verkaufschancen lassen sich überblicken und somit ein exzellenter Kundenservice gewährleisten, um Rentabilität und Kundenzufriedenheit zu steigern. Dem Vertrieb können sämtliche Kundendaten und Informationen zu den speziellen Bedürfnissen an die Hand gegeben, womit die Grundlage für weitere Gespräche und damit Umsatz geschaffen wird. Die Reaktionszeiten bei Problemen werden so gering gehalten, da permanent verlässliche Echtzeitdaten zur Verfügung stehen.

Einkauf

Die gesamte Einkaufsabwicklung, von der Bestellung bis zur Bezahlung der Lieferantenrechnungen, wird automatisiert. Bestellungen werden angelegt und verschickt, die Daten direkt an das Lager weitergeleitet, um Menge und Lieferzeit bekannt zu geben. Dabei lassen sich Teillieferungen genauso verarbeiten wie die Anlieferung in mehreren Lagern. Die Eingabe der Eingangsrechnungen löst automatisch Journalbuchungen aus und erleichtert damit die Zahlung an die Lieferanten. Sind Gutschriften wegen Rücksendungen notwendig, können die Daten aus der Originalrechnung importiert werden. Mit der Definition von Wareneinstandskosten, wie zum Beispiel für die Fracht, Versicherungen oder Zölle, wird der Nettowarenwert der einzelnen Artikel ermittel und dem tatsächlichen Lagerwert von Waren zugeordnet, so dass der Bestand fortgeschrieben werden kann.

Berichtswesen

Vielfältige Echtzeitberichte bieten umfassende Informationen und fundierte Entscheidungsgrundlagen für alle Managementebenen.

Überblick SAP Business One

Die umfangreiche und sehr komplexe Software SAP Business One ist insbesondere für das verarbeitende Gewerbe in mittleren Unternehmen geeignet. SAP bietet aber mehr als 550 branchenspezifische Lösungen oder Funktionserweiterungen an, die in einer individuellen Beratung zusammengestellt werden können. Die Cloud-basierte Anwendung ermöglicht die Verarbeitung großer Datenmengen, den mobilen Zugriff auf alle Echtzeitdaten über moderne Endgeräte und die Vernetzung innerhalb von größeren Unternehmen. Die Funktionsdichte ist enorm, so dass professionelles und effizientes Arbeiten sowie das Optimieren von Abläufen stark unterstützt werden.

Fazit

Die Möglichkeiten eines intelligenten Warenwirtschaftssystems erleichtern sämtliche Geschäftsabläufe, da auf die einmal eingegebenen Lieferanten- und Artikeldaten auf der einen Seite und die Kundeninformationen auf der anderen Seite aus den verschiedensten Bereichen zugegriffen werden kann. Somit werden Mehrfacheingaben von Daten effektiv vermieden, aus Angeboten können sofort Aufträge oder Rechnungen und Lieferscheine werden. Da die Zu- und Abgänge direkt an die Lagerverwaltung übergeben werden, stehen permanent aktuelle Bestandsdaten zur Verfügung, Bestandsmengen können effektiv überwacht und bei Bedarf Bestellungen ausgelöst werden. Die hochwertigen Warenwirtschaftssysteme unterbreiten in diesem Fall automatisch Bestellvorschläge, so dass die Arbeit enorm verkürzt wird. Die Lösungen für das produzierende Gewerbe gehen darüber noch hinaus und verarbeiten die Materialbedarfsplanung anhand der vorliegenden Aufträge. Nur so können ein reibungsloser Produktionsablauf und die Einhaltung von Fertigstellungs- und Lieferfristen gewährleistet werden.

Schnittstellen zur Buchhaltung

Mit einer intelligenten Verknüpfung des Warenwirtschaftssystems mit der Buchhaltung löst die Rechnungsstellung sofort die offene-Posten-Verwaltung und -Überwachung aus, so dass ein zuverlässiges und straffes Mahnwesen durchgeführt werden kann. Die Übergabe der Buchungen an die FiBu über geeignete Schnittstellen sichert wiederum die reibungslose Weiterverarbeitung und direkte Verwendung der Informationen, die für das erfolgreiche Management von Handels- und Produktionsunternehmen grundlegend sind.

E-Commerce

Mit speziellen Zuschnitten wird dem boomenden E-Commerce seitens der Software-Anbieter Rechnung getragen. Insbesondere die schnelle und effektive Verarbeitung von eingehenden Bestellungen, Zahlungen und Lieferungen steht hier im Vordergrund, da meist nur eine geringe oder keine Lagerhaltung vorgesehen ist. Mit der Integration der gängigen Zahlungsarten, Schnittstellen zu Auktionsplattformen und sogar Suchmaschinenoptimierung bieten die Warenwirtschaftssysteme alle Funktionen, die den E-Commerce unterstützen können.

Branchenlösungen

Selbstverständlich gibt es auch andere Branchenlösungen, wie zum Beispiel für Kfz-Händler oder -Werkstätten, die direkt auf die konkreten Bedürfnisse zugeschnitten und damit für andere nicht verwendbar sind. Dafür zeichnen sich diese Warenwirtschaftssysteme aber durch Liebe zum Detail aus, die ihren Nutzern große Vorteile bringt.

Eigenes Rechenzentrum oder Cloud

Es bleibt bei der Auswahl dem Geschmack des Interessenten überlassen, ob eine eigene Datenbank oder die Auslagerung in ein Rechenzentrum oder eine Cloud bevorzugt wird. Viele der Anbieter stellen netzwerkfähige IT-Lösungen zur Verfügung, so dass sowohl kleine als auch mittelständische Unternehmen bedarfsgerecht bedient werden können. In jedem Fall sollte eine intelligente Warenwirtschafts-Lösung das Herzstück eines Unternehmens sein, da aus dem so gesammelten Datenpool sämtliche Bearbeitungsschritte effektiv generiert, koordiniert und überwacht werden können.

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