Wenn die Einnahmen die laufenden Kosten nicht mehr decken, prüfen Selbstständige zuerst, ob sie fällige Rechnungen noch bezahlen können. Können sie das nicht, sind sie zahlungsunfähig. Eine schlechte Auftragslage allein bedeutet noch nicht, dass sie insolvent sind. Danach entscheiden sie, ob sie den Betrieb sanieren oder schließen.
Stellen Sie wichtige Unterlagen zusammen und prüfen Sie früh, welche Unterstützungsleistungen Sie beantragen können. Welche Stellen Sie informieren müssen, hängt davon ab, ob Sie ein Gewerbe oder einen freien Beruf ausüben und welche Rechtsform Ihr Unternehmen hat. Droht Zahlungsunfähigkeit, holen Sie sich schnell fachlichen Rat.
Prüfen Sie Einnahmen und Verpflichtungen
Listen Sie Einnahmen, Ausgaben und offene Zahlungen übersichtlich auf. Prüfen Sie Ihre Kontostände, unbezahlte Kundenrechnungen und erwartete Zahlungseingänge. Notieren Sie auch fällige Rechnungen, Steuern, Sozialabgaben, Löhne und laufende Kosten wie Miete, Leasing oder Kredite. So sehen Sie, was Sie bezahlen müssen und wie lange Ihr Geld reicht.
Öffnen Sie Ihre Post und sortieren Sie Mahnungen, Bescheide und Schreiben mit Fristen. Wenden Sie sich an Ihre Gläubiger, bevor Fristen verstreichen, und erklären Sie sachlich Ihre Lage. Versprechen Sie nichts, was Sie voraussichtlich nicht einhalten können. Mit einem klaren Überblick können Sie mit einer Steuerberatung oder einer Beratung für Insolvenzrecht gezielt die nächsten Schritte besprechen.
Prüfen Sie, ob Insolvenzpflichten gelten
Eine Geschäftsaufgabe und ein Insolvenzverfahren sind zwei verschiedene Dinge. Wenn Sie fällige Rechnungen nicht mehr bezahlen können, lassen Sie sofort prüfen, ob ein Grund für ein Insolvenzverfahren vorliegt. Bei bestimmten Gesellschaften, etwa einer GmbH oder UG, haben die für die Gesellschaft verantwortlichen Personen besondere Pflichten. Nach § 15a der Insolvenzordnung müssen sie den Antrag bei Zahlungsunfähigkeit grundsätzlich ohne schuldhaftes Zögern stellen, spätestens innerhalb von drei Wochen. Bei Überschuldung beträgt die äußerste Frist sechs Wochen. Diese Fristen sind keine allgemeine Wartezeit.
Für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer gilt die Antragspflicht aus § 15a nicht wie für die dort genannten Gesellschaften und die für sie verantwortlichen Personen. Fachliche Beratung ist trotzdem wichtig: Auch eine Privatperson kann ein Insolvenzverfahren durchlaufen. Bei ehemals Selbstständigen hängt es unter anderem von der Zahl der Gläubiger und möglichen Forderungen aus Arbeitsverhältnissen ab, welches Verfahren infrage kommt. Für überschaubare Vermögensverhältnisse müssen unter anderem weniger als 20 Gläubiger vorhanden sein. Außerdem dürfen keine Forderungen aus Arbeitsverhältnissen bestehen.
Warten Sie bei Zahlungsproblemen nicht erst, bis Sie Ihr Gewerbe abgemeldet haben. Die Abmeldung klärt nicht, ob ein Insolvenzgrund vorliegt, und ersetzt keine gesetzlichen Pflichten. Wenn Sie eine Gesellschaft führen, besprechen Sie die nötigen rechtlichen Schritte mit einer fachkundigen Beratung.
Prüfen Sie Arbeitslosengeld und Grundsicherung
Wenn Sie Ihre Selbstständigkeit beenden, bekommen Sie nicht automatisch Arbeitslosengeld I. Dafür müssen unter anderem Ihre Versicherungszeiten ausreichen. Sie müssen sich arbeitslos melden und für eine Arbeit zur Verfügung stehen. In der Regel müssen Sie innerhalb der letzten 30 Monate mindestens zwölf Monate pflichtversichert oder freiwillig arbeitslosenversichert gewesen sein. Zeiten mit freiwilliger Arbeitslosenversicherung können mitzählen.
Für Arbeitslosengeld I müssen Sie weniger als 15 Stunden pro Woche arbeiten, für eine Arbeit zur Verfügung stehen und eine versicherungspflichtige Stelle suchen. Melden Sie sich spätestens am ersten Tag Ihrer Arbeitslosigkeit arbeitslos. Wenn Sie sich später melden, wird die Leistung möglicherweise erst ab dem Tag Ihrer Meldung gezahlt. Wer während der Selbstständigkeit nicht arbeitslosenversichert war, erhält allein durch die Geschäftsaufgabe keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld I.
Wenn Ihre Versicherungszeiten nicht ausreichen oder Ihr Arbeitslosengeld I nicht für den Lebensunterhalt reicht, fragen Sie beim Jobcenter nach, ob Sie Grundsicherungsgeld bekommen können. Seit dem 1. Juli 2026 heißt die frühere Grundsicherung für Arbeitsuchende beziehungsweise das Bürgergeld Grundsicherungsgeld. Ob Sie Anspruch haben, hängt von Ihrer persönlichen finanziellen Lage ab. Geben Sie beim Antrag Einkommen aus der Abwicklung und Verkaufserlöse an. Das Jobcenter prüft im Einzelfall, wie es diese Beträge berücksichtigt.
Mit der freiwilligen Arbeitslosenversicherung können Selbstständige vorsorgen. Sie müssen sie grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Beginn der Selbstständigkeit beantragen. Wenn Sie bereits mit der Schließung begonnen haben, können Sie die Versicherung nicht rückwirkend beantragen. Fragen Sie Ihre Krankenkasse, wie Ihr Versicherungsschutz weiterläuft und welche Einkommensnachweise sie für die Beiträge braucht. Wenn Sie privat krankenversichert sind, klären Sie die Folgen direkt mit Ihrem Versicherer.
Melden Sie die Betriebsaufgabe
Wenn Sie ein stehendes Gewerbe ganz aufgeben, müssen Sie das dem zuständigen Gewerbeamt melden. Freiberuflerinnen und Freiberufler müssen ihr Gewerbe nicht abmelden, aber das Finanzamt über die Aufgabe informieren. Das Gewerbeamt leitet die Abmeldung manchmal an weitere Stellen weiter. Verlassen Sie sich nicht darauf. Fragen Sie beim Gewerbeamt und Finanzamt nach, welche Meldungen Sie noch machen müssen. Ein Bundesportal nennt für die Mitteilung an das Finanzamt in der Regel eine Frist von einem Monat. Da die Zuständigkeiten und Abläufe regional verschieden sein können, lassen Sie sich die Frist von Ihrem Finanzamt bestätigen.
Informieren Sie auch Ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, wenn Sie Ihre Tätigkeit beenden. Ob Sie die Deutsche Rentenversicherung informieren müssen, hängt von Ihrem Beruf und Ihrer Tätigkeit ab. Einige Selbstständige müssen in die Rentenversicherung einzahlen, darunter bestimmte Handwerkerinnen und Handwerker, Lehrende sowie Künstlerinnen und Künstler. Fragen Sie direkt bei der Rentenversicherung nach, was für Sie gilt.
Kündigen Sie Verträge geordnet
Wenn Sie Ihr Gewerbe abmelden, enden laufende Verträge nicht automatisch. Prüfen Sie die Kündigungsfristen für Geschäftsräume, Leasing, Lieferungen, Dienstleistungen, Energie, Telekommunikation und Bankverbindungen. Klären Sie offene Kundenaufträge und Forderungen. Notieren Sie auch, welche Schlussabrechnungen noch fehlen. Sie müssen weiterhin Steuererklärungen abgeben und Geschäftsunterlagen aufbewahren. Wenn Sie Betriebsvermögen verkaufen oder privat übernehmen, kann das steuerliche Folgen haben.
Wenn Sie Beschäftigte haben, müssen Sie weitere Pflichten erfüllen. Welche Kündigungsfristen gelten, welche Meldungen Sie zur Sozialversicherung machen müssen und welche Schutzrechte zu beachten sind, hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich dazu rechtlich oder von einer fachkundigen Stelle beraten. Eine allgemeine Abmeldeliste deckt nicht unbedingt alle nötigen Schritte ab. Bei einer eingetragenen Gesellschaft müssen Sie möglicherweise auch das Registergericht oder ein Notariat einbeziehen.