Bei gewöhnlichen Umsätzen in Deutschland nennen Kleinunternehmer auf der Rechnung den Gesamtbetrag, ohne die Umsatzsteuer getrennt auszuweisen. Die Rechnung muss auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hinweisen. Dafür schreibt § 34a UStDV bestimmte Mindestangaben vor.
Bei grenzüberschreitenden Leistungen, bestimmten Lieferungen und Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren), gelten zusätzliche Regeln.
Diese Angaben gehören auf die Rechnung
§ 34a UStDV verlangt für eine gewöhnliche Kleinunternehmerrechnung sechs Mindestangaben:
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie der vollständige Name und die Anschrift Ihres Kunden
- Ihre Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Beschreibung und Umfang Ihrer Leistung oder Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren
- Gesamtbetrag des Entgelts mit einem Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung
- Das Wort „Gutschrift“, falls Ihr Kunde die Rechnung aufgrund einer vorherigen Vereinbarung in Ihrem Namen ausstellt
Als Befreiungshinweis eignet sich zum Beispiel: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Diese besondere Mindestliste verlangt weder eine Rechnungsnummer noch das Leistungsdatum. Eine eindeutige Rechnungsnummer ist trotzdem praktisch: Sie erleichtert die Ablage und hilft, eine Zahlung der passenden Rechnung zuzuordnen. Nennen Sie auch das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum, wenn diese Angaben vom Rechnungsdatum abweichen oder Ihrem Kunden helfen, die Rechnung zuzuordnen.
Muster für eine Kleinunternehmerrechnung
Ein einfaches Muster für eine gewöhnliche Rechnung sieht so aus:
Rechnung
[Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift]
[Vollständiger Name und Anschrift des Kunden]Rechnungsnummer: [Ihre eindeutige Nummer]
Ausstellungsdatum: [Datum]
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: [falls abweichend oder hilfreich]Leistung: [Beschreibung und Umfang der Leistung]
Gesamtbetrag: [vereinbartes Entgelt]
Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Ihre Bankverbindung, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer können Sie ergänzen. Sie gehören jedoch nicht zu den sechs Mindestangaben nach § 34a UStDV.
Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen
Führen Sie auf der Rechnung keine Umsatzsteuer mit Steuersatz oder Steuerbetrag auf. Nennen Sie den vereinbarten Gesamtbetrag und den Befreiungshinweis. Wenn Sie Umsatzsteuer zu Unrecht oder falsch ausweisen, müssen Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG möglicherweise trotzdem zahlen.
Als Kleinunternehmer können Sie die Umsatzsteuer, die andere Unternehmen für Ihre betrieblichen Einkäufe berechnen (Vorsteuer), nicht abziehen. Diese Umsatzsteuer bleibt daher grundsätzlich Teil Ihrer Kosten.
Rechnungsnummer und E-Rechnung
Für Rechnungen, die Sie ausstellen, dürfen Sie weiterhin Papier oder eine einfache elektronische Rechnung, etwa als PDF, verwenden. Kleinunternehmer müssen für ihre eigenen Umsätze keine strukturierte E-Rechnung ausstellen. Eine solche Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem festgelegten, maschinenlesbaren Format. Eine PDF-Datei erfüllt diese Vorgabe nicht.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer.
Wann Sie eine Rechnung ausstellen müssen
Bei Leistungen an andere Unternehmen für deren Geschäft müssen Sie grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Eine Rechnungspflicht gilt auch für bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, selbst wenn Ihr Kunde eine Privatperson ist. Diese Grundstücksregel betrifft auch Kleinunternehmer.
Bei gewöhnlichen Leistungen an Privatpersonen müssen Sie nicht grundsätzlich eine Rechnung ausstellen. Vertragliche Vereinbarungen und besondere Vorschriften können dennoch eine Rechnung verlangen.
Bei bestimmten Rechnungen über höchstens 250 Euro müssen Sie nach § 33 UStDV weniger Angaben machen. Die Regelung betrifft nicht jede Umsatzart. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Leistung darunter fällt, verwenden Sie die vollständigen Angaben nach § 34a UStDV.
Prüfen Sie Ihre Kleinunternehmerregelung
Nach § 19 UStG gilt die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn Sie die dort festgelegten Umsatzgrenzen einhalten. Prüfen Sie die aktuellen Umsatzgrenzen, bevor Sie die Regelung anwenden.
Im Gründungsjahr reicht ein einfacher Vergleich mit dem Vorjahr nicht immer aus, um zu prüfen, ob die Regel gilt. Prüfen Sie, ob die Regel für Ihren Startzeitpunkt gilt, bevor Sie Ihre erste Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben. Bei internationalen Geschäften oder einer Änderung Ihrer steuerlichen Situation sollten Sie ebenfalls prüfen, welche Regeln für den jeweiligen Umsatz gelten.