Wer wenige Artikel verkauft und den Bestand an einem Ort lagert, kommt anfangs oft mit den eingebauten Shop-Funktionen aus. Eine Warenwirtschaft ist eine Software, die Bestände und Aufträge an einer Stelle verwaltet. Je nach Umfang verbindet sie auch Einkauf, Versand und Buchhaltungsdaten.
Sie lohnt sich, wenn manuelle Abläufe regelmäßig Zeit kosten oder Fehler verursachen. Eine feste Bestellzahl gibt es nicht: Entscheidend ist, ob Bestände, Aufträge und Zahlungen zuverlässig zusammenpassen.
Wann der Shop allein reicht
Bei einem kleinen Sortiment, einem Lagerort und überschaubaren Bestellungen lässt sich der Bestand häufig direkt im Shopsystem pflegen. Wer nur über einen Verkaufskanal verkauft, muss Mengen nicht zwischen mehreren Plattformen abgleichen. Auch bei digitalen Produkten oder Dienstleistungen ist eine Lagerverwaltung oft überflüssig.
Wichtig ist, dass die angezeigten Bestände stimmen. Artikel und Varianten müssen korrekt angelegt sein, Wareneingänge und Verkäufe müssen erfasst werden. Prüfen Sie mit einer Testbestellung, ob die Bestandsanzeige stimmt: Sinkt der Bestand nach dem Kauf, und wird er nach einer Stornierung richtig angepasst? Eine Warenwirtschaft behebt keine Fehler in den Produktdaten und erfasst keine Lagerbewegungen, die niemand einträgt.
Anzeichen für den Wechsel zur Warenwirtschaft
Eine Warenwirtschaft lohnt sich, wenn wiederkehrende Probleme den Verkauf oder die Auftragsbearbeitung erschweren. Achten Sie auf diese Probleme:
- Sie pflegen denselben Bestand im Shop, auf Marktplätzen oder in Tabellen.
- Artikel werden verkauft, obwohl sie nicht mehr verfügbar sind.
- Sie übertragen Bestellungen regelmäßig von Hand in Versand- oder Buchhaltungsprogramme.
- Es kostet Zeit herauszufinden, welche Aufträge noch bezahlt, zu verpacken, versandt oder retourniert sind.
- Der Abgleich von Zahlungseingängen und Rechnungen bindet regelmäßig Arbeitszeit.
Schon ein einzelner Punkt heißt nicht, dass Sie sofort ein großes System brauchen. Die Probleme zeigen, wo ein gemeinsamer Datenbestand oder eine Verbindung zwischen den Programmen helfen könnte. Notieren Sie, welche Arbeitsschritte am häufigsten doppelt erledigt werden und wo Fehler auftreten. So lässt sich vor dem Kauf ein konkretes Ziel festlegen, etwa weniger manuelle Übertragungen oder zuverlässigere Bestände über mehrere Verkaufskanäle.
Eine häufig genannte Faustregel setzt den Bedarf bei rund 40 Bestellungen pro Tag an. Sie stammt aus einem Beitrag des Branchenverbands bevh aus dem Jahr 2017, der gemeinsam mit einem Anbieter für Warenwirtschaft erstellt wurde. Die Zahl ist daher eine grobe Orientierung, kein allgemeingültiger Schwellenwert. Ein Händler mit wenigen, aber variantenreichen Artikeln und mehreren Vertriebskanälen kann früher Bedarf haben; ein einfacher Shop mit mehr Bestellungen kann länger mit den vorhandenen Funktionen zurechtkommen.
Was die Warenwirtschaft übernimmt
Lager und Bestände
Die Warenwirtschaft kann Wareneingänge und Lagerbewegungen erfassen und die Bestände mehrerer Verkaufskanäle gemeinsam anzeigen. Verkauft sich ein Artikel im Shop, muss die verfügbare Menge auch auf einem Marktplatz oder im Laden nachvollziehbar aktualisiert werden. Bei mehreren Lagerorten hilft die Software außerdem, den Bestand dem richtigen Standort zuzuordnen.
Das setzt gepflegte Daten voraus. Artikelnummern, Varianten und Anfangsbestände müssen stimmen. Wenn Sie mehrere Kanäle anbinden, testen Sie, wie ein Verkauf auf einem Kanal den Bestand auf den anderen verändert. Prüfen Sie auch, was bei einer Stornierung, Rücksendung oder einem Wareneingang passiert.
Aufträge und Versand
Zentral erfasste Bestellungen erleichtern es, den Auftragsstatus vom Zahlungseingang bis zum Versand nachzuverfolgen. Je nach Software lassen sich Aufträge vorbereiten, indem die Waren zum Zusammenstellen bereitgestellt werden. Die Software kann auch Versandinformationen übergeben und Sendungsnummern an den Shop zurückmelden. Welche Schritte tatsächlich automatisch laufen, hängt vom Anbieter und den angebundenen Versanddiensten ab.
Die Warenwirtschaft versendet die Pakete nicht selbst. Sie kann den Ablauf koordinieren, während Sie weiterhin im eigenen Lager packen und versenden. Ein Fulfillment-Dienstleister übernimmt dagegen Aufgaben wie Lagerung, Kommissionierung, Verpackung und Versand. Die Auslagerung verursacht zusätzliche Kosten und passt nicht zu jedem Sortiment, etwa wenn Produkte besondere Verpackungs- oder Versandanforderungen haben.
Prüfen Sie vor der Auswahl, ob die Software Ihre echten Aufträge abbildet. Dazu gehören zum Beispiel Varianten, Teillieferungen, Vorbestellungen, Stornierungen und Retouren. Ein Testkauf zeigt, ob eine Bestellung an der richtigen Stelle ankommt und die nötigen Daten bis zum Versand mitführt.
Buchhaltung und Zahlungen
Eine Schnittstelle ist eine Verbindung, über die Programme Verkaufs- und Zahlungsdaten an ein Buchhaltungsprogramm übertragen. Das spart wiederholte Eingaben, garantiert aber weder eine fehlerfreie Zuordnung noch einen fertigen Buchhaltungsabschluss. Zahlungsanbieter, Shops und Warenwirtschaften liefern unterschiedliche Daten; außerdem hängt die Übertragung davon ab, welche Schnittstellen die jeweiligen Anbieter eingerichtet haben.
Klären Sie deshalb, woher die Buchhaltungsdaten kommen sollen. Manche Händler übertragen sie aus dem Shop, andere aus der Warenwirtschaft oder direkt vom Zahlungsdienstleister. Fragen Sie konkret, ob Rechnungen, Gebühren, Rückerstattungen und Zahlungseingänge in der benötigten Form übergeben werden. Eine Warenwirtschaft ersetzt keine Buchhaltungssoftware und entscheidet nicht, wie Geschäftsvorfälle steuerlich zu behandeln sind.
Kosten und Auswahl prüfen
Vergleichen Sie nicht nur monatliche Gebühren oder Lizenzkosten. Zur Einführung können Kosten für Einrichtung, Verbindungen zwischen den Programmen und Datenübernahme kommen. Auch laufende Wartung und der Aufwand für Änderungen gehören in die Rechnung. Eine günstige Lösung hilft wenig, wenn sie wichtige Abläufe nicht unterstützt oder Mitarbeitende Bestellungen weiterhin von Hand übertragen müssen.
Schreiben Sie vor der Auswahl die wichtigsten Abläufe auf: Wie kommt eine Bestellung herein? Wann wird Bestand abgezogen? Wer bearbeitet Rücksendungen? Welche Daten braucht die Buchhaltung? Daraus entsteht ein Anforderungskatalog, mit dem sich Anbieter gezielter vergleichen lassen. Eine Liste möglichst vieler Funktionen ist weniger hilfreich als eine klare Beschreibung der tatsächlich benötigten Arbeitsschritte.
Fragen Sie bei jeder Schnittstelle nach, welche Daten sie in welche Richtung überträgt und was bei Fehlern geschieht. Eine angegebene Anbindung bedeutet nicht automatisch, dass alle benötigten Informationen vollständig und korrekt fließen. Testen Sie deshalb typische Fälle wie eine Teilretoure oder einen Storno, bevor Sie den laufenden Betrieb umstellen.
Die Einführung vorbereiten
Legen Sie fest, welche Stamm- und Bewegungsdaten übernommen werden sollen. Stammdaten beschreiben etwa Artikel und Varianten; Bewegungsdaten bilden Vorgänge wie Bestellungen und Lageränderungen ab. Eine unvollständige Übernahme erschwert den Abgleich und kann dazu führen, dass Bestände oder Auftragsstände nach dem Wechsel nicht stimmen.
Testen Sie die neue Warenwirtschaft zunächst mit typischen Abläufen. Prüfen Sie, ob eine Bestellung korrekt eingeht, der Lagerbestand sinkt und Versand- sowie Zahlungsdaten dort ankommen, wo sie benötigt werden. Stimmen Daten zwischen Shop und Warenwirtschaft nicht überein, klären Sie vor dem Start, welches System für den jeweiligen Wert gilt. So vermeiden Sie, dass zwei Systeme unterschiedliche Bestände als richtig anzeigen.