Solo-Selbstständige brauchen Buchhaltungssoftware, die zu ihrem Arbeitsablauf passt: Sie sollte Belege erfassen, Bankbewegungen zuordnen und den Gewinn ermitteln. Viele nutzen dafür die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüberstellt.
Wichtig sind die Funktionen und eine Bedienung, die Sie verstehen. Wenn Sie die EÜR selbst erstellen, muss Ihr Tarif die nötigen Funktionen enthalten. Bei der Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei zählen vor allem Belegablage und Datenübergabe. Einen Testsieger für alle gibt es nicht.
Buchhaltungsaufgaben festlegen
Entscheidend ist, wer welche Buchhaltungsaufgaben übernimmt. Erfasst die Steuerkanzlei die Buchungen und erstellt die EÜR, können eine verlässliche Belegablage und ein reibungsloser Export ausreichen. Wer Einnahmen, Ausgaben und Umsatzsteuer selbst bearbeitet, sollte prüfen, ob der Tarif EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung abdeckt. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, kurz UStVA, meldet die Umsatzsteuer eines Unternehmens regelmäßig an das Finanzamt.
Auch die Menge und Art der Belege zählt. Bei wenigen Rechnungen im Monat genügt vielleicht eine schlichte Erfassung per Datei-Upload. Wenn Sie viele Kleinbelege sammeln oder häufig unterwegs arbeiten, helfen Ihnen eine mobile Erfassung, die automatische Übernahme von Daten und der Abgleich mit dem Bankkonto. Prüfen Sie außerdem, wie die Software mit E-Rechnungen umgeht. Seit 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben zum Empfang von E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
Belegerfassung im Alltag testen
Eine verständliche Oberfläche spart Zeit, wenn sie zu Ihren Buchhaltungskenntnissen passt. Achten Sie darauf, ob die Software Buchungskategorien erklärt, Korrekturen nachvollziehbar macht und klar anzeigt, welche Angaben noch fehlen. Anbieter bezeichnen ihre Produkte häufig als einfach zu bedienen. Das ergibt jedoch keinen unabhängigen Vergleich. Entscheidend ist deshalb ein eigener Test.
Erfassen Sie dabei typische Belege aus Ihrem Alltag, darunter eine Eingangsrechnung als PDF und einen Kassenbeleg als Foto. Nehmen Sie auch eine E-Rechnung dazu. Prüfen Sie, ob die Software wichtige Angaben wie Betrag, Datum und Rechnungssteller richtig erkennt und ob Sie die Erkennung leicht kontrollieren und berichtigen können. Auch die Zuordnung zu einer Bankbewegung sollte ohne unnötige Zwischenschritte funktionieren.
Die Anbieter nennen verschiedene Wege, Belege zu erfassen. Lexware Office nennt unter anderem Fotos über die App, PDF-Upload, E-Mail und Importe aus Cloud- oder Kundenportalen. sevdesk führt eine KI-gestützte Belegerfassung im Buchhaltungstarif auf. Papierkram bietet eine Belegmailbox und nennt den Empfang von E-Rechnungen in allen Paketen. Die Angaben beschreiben die angebotenen Funktionen; wie zuverlässig die Erkennung bei Ihren Belegen funktioniert, bleibt damit offen.
EÜR und UStVA im Tarif prüfen
Wenn Sie die EÜR selbst erstellen, prüfen Sie genau, welche Schritte der Tarif unterstützt. Die Software kann Belege sammeln, die EÜR als Bericht aufbereiten oder die EÜR elektronisch übermitteln. Das sind unterschiedliche Funktionen. ELSTER weist grundsätzlich auf die Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Anlage EÜR hin. Klären Sie deshalb, ob die Software nur Werte vorbereitet oder auch eine Übermittlung ermöglicht.
Prüfen Sie außerdem, wie Zahlungseingänge und -ausgänge in die EÜR einfließen und ob die Software Ihre Geschäftsvorgänge erfasst. Dazu können beispielsweise Anlagevermögen oder private Einlagen gehören. Bei sevdesk müssen Belege für die EÜR laut Hilfe als bezahlt markiert und einem Konto oder Verrechnungskonto zugeordnet werden. Ein EÜR-Merkmal allein reicht also nicht aus. Auch die nötigen Arbeitsschritte müssen zu Ihrem Ablauf passen.
EÜR und UStVA sind ebenfalls getrennte Funktionen. Fragen Sie nach, ob der Tarif beide enthält und welche weiteren Steuerfunktionen erforderlich sind. Die individuelle steuerliche Behandlung hängt vom konkreten Betrieb ab. Eine Softwareentscheidung ersetzt daher keine steuerliche Beratung.
Bank und Steuerkanzlei anbinden
Achten Sie bei der Auswahl mindestens darauf, dass Sie Ihr Bankkonto anbinden und Daten mit der Steuerkanzlei austauschen können. Fragen Sie die Kanzlei, ob sie einen DATEV-Export oder einen direkten Datenservice bevorzugt. DATEV ist eine verbreitete Software- und Datenaustauschlösung für Steuerkanzleien. Wenn Sie Zahlungen über einen Anbieter abwickeln oder einen Onlineshop betreiben, prüfen Sie zusätzlich, ob die passende Schnittstelle verfügbar ist und ob dafür weitere Kosten entstehen.
Auch die Tarifgrenzen sind je nach Anbieter unterschiedlich. Papierkram nennt beispielsweise eine Begrenzung der enthaltenen Bankverbindungen im Tarif S; höhere Pakete enthalten mehr. sevdesk dokumentiert Bankanbindung sowie Funktionen für ELSTER und DATEV beziehungsweise ADDISON. Lexware Office weist DATEV-Übertragungsmöglichkeiten aus; eine Programmierschnittstelle ist laut Anbieter dem Tarif XL zugeordnet. Vergleichen Sie deshalb nicht nur, ob eine Schnittstelle existiert, sondern auch, in welchem Tarif sie enthalten ist.
Tarife nach Funktionen vergleichen
Die folgenden Monatspreise stammen von den Anbietern und entsprechen dem Stand vom 30. Oktober 2026. Sie können sich durch Rabatte, Vertragslaufzeiten oder geänderte Tarifgrenzen verändern. Bei Lexware Office sind die genannten Preise zuzüglich Umsatzsteuer ausgewiesen; Papierkram nennt Nettopreise. Bei sevdesk nennt die Preisseite reguläre Preise und daneben abweichende Aktions- oder Laufzeitpreise.
| Anbieter | Genannte Preise pro Monat | Für die Auswahl wichtig |
|---|---|---|
| Lexware Office | 7,90 €, 12,90 €, 21,90 € und 32,90 € zuzüglich Umsatzsteuer | EÜR und Umsatzsteuer sind laut Preisseite im Tarif L ausgewiesen. |
| sevdesk | Regulär 12,90 €, 25,90 € und 34,90 € | EÜR, UStVA und Belegerfassung nennt der Anbieter im Tarif Buchhaltung. |
| Papierkram | Free sowie Tarife ab 12,90 €, 24,90 € und 49,90 € netto | Funktionsumfang sowie Grenzen bei Bankverbindungen und Speicher prüfen. |
Vergleichen Sie die Preise der Tarife, die Ihre Aufgaben abdecken. Wer bei Lexware Office die EÜR selbst erstellen möchte, sollte daher den ausgewiesenen Preis für L heranziehen und nicht den Einstiegspreis. Bei sevdesk sollten Sie den Preis für die gewählte Laufzeit notieren. Bei Papierkram lohnt sich ein genauer Blick auf die Grenzen des jeweiligen Pakets. Vergleichen Sie außerdem monatliche und jährliche Zahlung sowie mögliche Zusatzkosten für Schnittstellen.
Support und Updates vergleichen
Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, kann erreichbare Unterstützung bei der Auswahl stärker zählen als ein niedriger Einstiegspreis. Prüfen Sie, ob der Anbieter Hilfe per Telefon, E-Mail oder Chat anbietet und wann der Support erreichbar ist. Lexware nennt telefonischen und E-Mail-Support an Werktagen von 8 bis 18 Uhr. sevdesk führt persönlichen Support per Chat, Telefon oder E-Mail auf. Papierkram nennt Support als Bestandteil seiner Pakete, macht auf der geprüften Preisseite aber keine vergleichbare Angabe zu Erreichbarkeit oder Reaktionszeit. Deshalb lässt sich die Supportqualität nicht verlässlich vergleichen.
Bei Updates sollten Sie klären, ob neue Funktionen und Anpassungen im Preis enthalten sind und automatisch bereitgestellt werden. Lexware Office gibt an, die Cloud-Version aktuell zu halten und Neuerungen ohne Zusatzkosten bereitzustellen. Papierkram beschreibt automatische, kostenlose Updates. sevdesk nennt allgemein keine vergleichbaren Angaben zu Häufigkeit und Kosten der Updates. Daraus folgt nicht, dass Updates dort kostenpflichtig sind. Fragen Sie bei Unklarheiten direkt nach und prüfen Sie zugleich, wie Sie Ihre Daten exportieren, falls Sie später wechseln.
GoBD und Datenaufbewahrung beachten
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Sie verlangen unter anderem, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig und richtig erfasst werden. Auch wenn der Anbieter die Software als GoBD-konform bezeichnet, bleiben Sie dafür verantwortlich, alle Buchungen vollständig und sachlich richtig zu erfassen.
Prüfen Sie deshalb, ob die Software E-Rechnungen in Ihrem Ablauf empfangen, kontrollieren und aufbewahren kann. Klären Sie außerdem, welche Daten Sie exportieren können und wie die Belege bei einem Anbieterwechsel verfügbar bleiben. Die Software unterstützt Sie bei der Buchführung. Sie bestätigt aber nicht automatisch, dass Ihre Buchhaltung alle Anforderungen erfüllt.
Software vor dem Kauf testen
Testen Sie vor dem Kauf einen typischen Monat mit echten, sensiblen Daten nur dann, wenn die Datenschutzbedingungen das erlauben. Verwenden Sie andernfalls unkritische Beispieldokumente. Erfassen Sie zunächst einen Beleg und ordnen Sie eine Zahlung zu. Gleichen Sie danach einen Bankumsatz ab. Prüfen Sie zum Schluss den EÜR-Bericht oder den Export für die Steuerkanzlei. So sehen Sie, welche Schritte automatisch laufen und wo Sie regelmäßig nacharbeiten müssen.
Übernimmt die Steuerkanzlei den Jahresabschluss, zählen Belegablage und Übergabe. Für selbst erledigte EÜR und UStVA müssen die Funktionen im gewählten Tarif enthalten sein. Bei vielen oder unterschiedlichen Belegen sollten Sie Belegerfassung, Bankabgleich und Korrekturmöglichkeiten besonders gründlich testen.