Als Selbstständige müssen Ihre Preise die Geschäftskosten decken und genug einbringen, damit Sie davon leben und vorsorgen können. Entscheidend ist, wie viele Stunden Sie tatsächlich abrechnen können. Akquise und Verwaltung sowie Urlaub und Krankheit bleiben unbezahlt, zählen aber zu Ihrem Arbeitsjahr.
Ihre Kalkulation muss die nötigen Einnahmen sichern, und Ihre Zielgruppe muss den Preis zahlen wollen. Auf dieser Grundlage berechnen Sie Ihren Stundensatz, Ihre Projektpreise und die Preise für wiederkehrende Leistungen.
Den Stundensatz berechnen
Als Ausgangspunkt dient diese Formel:
Benötigter Jahresbetrag ÷ abrechenbare Stunden pro Jahr = kalkulierter Nettostundensatz
Zum benötigten Jahresbetrag zählen die betrieblichen Kosten, etwa Software, Versicherungen, Büro, Marketing, Finanzierung und Fremdleistungen. Hinzu kommt der Betrag, den Sie für Ihren privaten Lebensunterhalt und Ihre Absicherung benötigen. Planen Sie dabei auch eine Rücklage für die Einkommensteuer ein. Wie hoch sie ausfällt, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab.
Bei Einzelunternehmen sind private Ausgaben steuerlich keine Betriebsausgaben. Für die Preisplanung sind sie trotzdem wichtig: Ihre Selbstständigkeit muss genügend Geld erwirtschaften, damit Sie davon leben und vorsorgen können. Halten Sie private Ausgaben in Ihrer Kalkulation getrennt von den betrieblichen Kosten.
Wenn Ihre Einnahmen nur die Kosten decken, bleibt nichts für Rücklagen, Investitionen oder schwächere Monate. Legen Sie deshalb zusätzlich fest, wie viel Sie für Gewinn und Weiterentwicklung erwirtschaften möchten. Prüfen Sie, dass Sie diesen Betrag nicht schon an anderer Stelle in Ihrer Kalkulation mitgerechnet haben.
Nur abrechenbare Stunden zählen
Nicht jede Arbeitsstunde lässt sich einem Kunden in Rechnung stellen. Von Ihrer verfügbaren Zeit gehen unter anderem Urlaub, Krankheit, Akquise, Buchhaltung, Verwaltung und interne Vorbereitung ab. Auch Fahrten, Besprechungen, Nacharbeiten und Leerlauf können unbezahlt bleiben, wenn Sie sie nicht gesondert abrechnen.
Schätzen Sie deshalb zunächst die Stunden, die Sie realistisch pro Jahr abrechnen können. Nutzen Sie dafür Ihre bisherigen Zeiterfassungen, sofern vorhanden. Wenn Sie gerade erst starten, schätzen Sie Ihre Arbeitszeit zunächst pro Woche oder Monat und ziehen Sie die nicht abrechenbaren Tätigkeiten ausdrücklich ab. Die in einer staatlichen Kalkulationshilfe genannten 85 Prozent sind ein Beispiel für eine gute Auftragslage, keine allgemeine Auslastungsvorgabe.
Ein Rechenbeispiel der Gründerplattform zeigt: Je höher der monatliche Finanzierungsbedarf und je geringer die Zahl abrechenbarer Stunden, desto höher fällt der erforderliche Nettostundensatz aus. Ein zusätzlicher Aufschlag erhöht den Satz entsprechend. Solche Beispielwerte sind keine allgemeine Preisempfehlung.
Steuern getrennt einplanen
Die Umsatzsteuer gehört nicht automatisch zu Ihrem Einkommen. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, weisen Sie sie zusätzlich zum Nettopreis aus und führen sie nach den geltenden Regeln ab. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent; für bestimmte Leistungen gelten andere Sätze oder Steuerbefreiungen. Kalkulieren Sie daher zunächst mit Nettopreisen und schlagen Sie die Umsatzsteuer anschließend dort auf, wo sie anfällt.
Für Kleinunternehmer gelten besondere Regeln. Die Kleinunternehmerregelung ist an Umsatzgrenzen für das vorangegangene und laufende Kalenderjahr gebunden. Kleinunternehmer weisen in den betreffenden Fällen keine Umsatzsteuer aus. Dafür können sie grundsätzlich auch keine Vorsteuer aus betrieblichen Einkäufen geltend machen. Ob sich die Regelung für Sie lohnt, hängt deshalb auch von Ihren Ausgaben und Ihrer Kundschaft ab.
Die Einkommensteuer richtet sich bei selbstständiger Arbeit und Gewerbebetrieb nach dem Gewinn. Ein pauschaler Steuersatz für alle Selbstständigen wäre irreführend. Planen Sie eine Rücklage anhand Ihrer eigenen steuerlichen Situation und behandeln Sie sie getrennt von der Umsatzsteuer.
Projektpreise aus dem Aufwand ableiten
Beim Projektpreis zahlen Kundinnen und Kunden einen festen Preis für ein vereinbartes Ergebnis. Damit der Preis trägt, müssen Sie den gesamten Aufwand erfassen, nicht nur die sichtbare Ausführung. Teilen Sie das Projekt in konkrete Arbeitsschritte auf. Schätzen Sie die benötigte Zeit und multiplizieren Sie die Stunden mit Ihrem kalkulierten Stundensatz.
So kalkulieren Sie den Projektpreis:
- Beschreiben Sie das Ergebnis, den Umfang und den Liefertermin.
- Teilen Sie das Projekt in Arbeitspakete auf, etwa Analyse, Umsetzung, Abstimmung, Korrekturen und Übergabe.
- Schätzen Sie den Zeitbedarf anhand vergleichbarer Aufträge und eigener Erfahrungswerte.
- Multiplizieren Sie die geschätzten Stunden mit Ihrem Kalkulationssatz.
- Ergänzen Sie direkte Kosten wie Reisen, Material, externe Leistungen oder projektspezifische Lizenzen.
- Prüfen Sie, ob Umfang, Unsicherheit und Gewinnziel im Preis berücksichtigt sind.
Bei offenen oder schwer vorhersehbaren Aufgaben kann eine Abrechnung nach Zeit sinnvoll sein. Sie macht den tatsächlichen Aufwand sichtbar, setzt aber eine saubere Zeiterfassung und klare Absprachen voraus. Ein Festpreis gibt dem Kunden mehr Kostensicherheit. Dafür tragen Sie das Risiko, dass die Arbeit länger dauert als geplant. Je unklarer die Anforderungen, desto wichtiger sind ein begrenzter Leistungsumfang und eine Vereinbarung dazu, wie zusätzliche Wünsche berechnet werden.
Eine Mischform verbindet beide Modelle: Sie bieten einen klar abgegrenzten Kern zum Festpreis an und rechnen Änderungswünsche nach Zeit oder zu einem vereinbarten Zusatzpreis ab. Halten Sie Leistungen, Nebenkosten und Regeln für Änderungen schriftlich fest. So lässt sich bei Abweichungen besser klären, was zum ursprünglichen Auftrag gehört.
Paketangebote klar abgrenzen
Paketangebote eignen sich besonders für Leistungen, die sich regelmäßig wiederholen oder weitgehend standardisieren lassen. Der Preis sollte aus den enthaltenen Ergebnissen und dem erwarteten Aufwand entstehen. Ein Paket mit mehr Abstimmung, größerem Umfang oder zusätzlichen Liefergegenständen braucht eine entsprechend andere Kalkulation.
Beschreiben Sie genau, was enthalten ist: etwa die Zahl der Termine, Varianten oder Korrekturrunden und welche Unterlagen der Kunde bereitstellen muss. Nennen Sie auch, was nicht enthalten ist und wie Sie Zusatzwünsche, verspätete Zuarbeit sowie Reise- oder Fremdkosten behandeln. Ohne diese Grenzen wird ein Paket schnell zum offenen Festpreis.
Wiederkehrende Aufträge können weniger Akquise- und Verwaltungszeit erfordern. Das kann eine abweichende Kalkulation begründen, solange der Auftrag weiterhin wirtschaftlich bleibt. Ein Rabatt sollte daher auf einer konkreten Zeitersparnis oder einem anderen nachvollziehbaren Vorteil beruhen, nicht allein auf der Hoffnung auf Folgeaufträge.
Kalkulierten Preis mit dem Markt vergleichen
Der Preis, den Sie zur Deckung Ihrer Kosten und Ihres Finanzierungsbedarfs brauchen, ist Ihre wirtschaftliche Untergrenze. Er sagt jedoch nicht automatisch, ob Ihre Zielgruppe ihn akzeptiert. Vergleichen Sie Ihr Angebot deshalb mit den Alternativen Ihrer Kunden. Prüfen Sie auch, welchen Nutzen Ihre Leistung bietet.
Wenn der notwendige Preis deutlich über dem liegt, was Kunden zahlen, sollten Sie die Ursachen untersuchen. Vielleicht lässt sich der Leistungsumfang ändern, eine andere Zielgruppe ansprechen oder der Aufwand senken. Ein dauerhaft zu niedriger Preis löst das Problem nicht, wenn er Ihre Kosten und Ihren privaten Bedarf nicht deckt.
Unterscheiden Sie außerdem zwischen Aufschlag und Marge. Den Aufschlag berechnen Sie auf die Kosten. Bei der Marge setzen Sie den Gewinn ins Verhältnis zum Verkaufspreis. Wenn Sie eine bestimmte Marge anstreben, reicht es also nicht, denselben Prozentsatz einfach auf die Kosten aufzuschlagen.
Fehler bei der Preiskalkulation vermeiden
Ein häufiger Fehler ist, alle Jahresarbeitsstunden als abrechenbar anzusetzen. Dadurch sinkt der errechnete Stundensatz künstlich, weil unbezahlte Aufgaben und Ausfälle fehlen. Prüfen Sie Ihre Annahmen regelmäßig anhand der tatsächlich erfassten Kundenstunden.
Auch ein Preis, der nur die betrieblichen Fixkosten deckt, greift zu kurz. Berücksichtigen Sie Ihren privaten Finanzierungsbedarf und Ihre Absicherung in der Planung, ohne private Ausgaben als Betriebskosten zu behandeln. Legen Sie außerdem fest, welcher Betrag für Rücklagen und Weiterentwicklung vorgesehen ist.
Bei Projekten unterschätzen Selbstständige leicht Vorbereitung, Abstimmung, Korrekturen und Übergabe. Ein Festpreis ohne klare Leistungsgrenzen verschärft das Problem: Jede zusätzliche Anforderung kann den Aufwand erhöhen, ohne dass sich der Preis ändert. Vereinbaren Sie deshalb schriftlich, welche Leistungen enthalten sind und wie Änderungen vergütet werden.
Verwechseln Sie schließlich weder Umsatzsteuer mit Einkommen noch beispielhafte Zuschläge mit verbindlichen Richtwerten. Es gibt keinen allgemein passenden Stundensatz, keine feste Auslastungsquote und keinen Gewinnaufschlag, der für alle Branchen funktioniert. Entscheidend sind Ihre eigenen Kosten, realistisch abrechenbaren Stunden, das Gewinnziel und die Zahlungsbereitschaft Ihrer Zielgruppe.